Organiser une marche sponsorisée, étape par étape

Une marche sponsorisée se prépare d’abord sur le parcours, puis autour des inscriptions et de la sécurité. Commencez par définir le lieu de départ, faites valider l’itinéraire et vérifiez chaque portion avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à répartir les bénévoles, préparer les supports de dons et composer les kits de départ. Le jour J, l’accueil, le balisage, les boissons et le briefing doivent être prêts avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'itinéraire et le lieu de départ
2 personnes
2
Demander l’autorisation pour l’itinéraire
3
Réserver le lieu de départ
4
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
5
Créer le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Imprimer les formulaires de sponsor
11
Imprimer les cartes d’itinéraire
12
Préparer les flèches de direction
2 personnes
13
Configurer les paiements de dons
14
Faire les courses
2 personnes
15
Rassembler le matériel
2 personnes
16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
17
Composer les kits de démarrage
3 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Tracer l’itinéraire
4 personnes
20
Rendre le lieu propre et accessible
3 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
24
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes

Événement

25
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
26
Enregistrer les participants
4 personnes
27
Distribuer les kits de départ
3 personnes
28
Prononcer le mot de bienvenue
29
Encadrer la promenade
4 personnes
30
Tenir le poste de route
3 personnes
31
Tenir le point d'arrivée
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Servir les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
34
Recevoir les dons et les formulaires
2 personnes
35
Remercier les participants
2 personnes

Suivi

36
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
37
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
38
Démonter les tentes de fête
4 personnes
39
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
40
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
41
Nettoyer le lieu
3 personnes
42
Retourner les matériels
2 personnes
43
Traiter les formulaires de sponsoring
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 30
Tables hautesqté 3
Nappesqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Téléphone mobileqté 4
Batteries externesqté 4
Mégaphone

Éclairage

Lanternes LEDqté 6

Matériel de sport

Flèches de directionqté 30
Ruban de balisageqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12
Sacs à eauqté 4
Parapluiesqté 6

Décoration

Ballonsqté 50
Ruban à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Petits bolsqté 10
Pincesqté 6
Éléments de glacièreqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire au moins 4 à 6 semaines avant la marche. Prévoyez un point de départ accessible, un parcours clairement tracé et une solution de repli si une autorisation est refusée.
Ouvrez les inscriptions dès que le parcours est confirmé et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Relancez les inscrits 7 jours avant l’événement avec l’heure de rendez-vous et les consignes utiles.
Répartissez les bénévoles par zones plutôt que par tâches générales : inscription, départ, intersections, ravitaillement et arrivée. Organisez un briefing de 15 à 20 minutes avant l’accueil du public.
Préparez les flèches, le ruban de balisage et les gilets réfléchissants la veille. Faites le parcours à pied une dernière fois pour vérifier les intersections, la visibilité des panneaux et les endroits où les participants peuvent se tromper.
Installez le bureau d’inscription, les tables, les tentes et le buffet avant le début annoncé. Gardez les boissons au frais, chargez les téléphones et les batteries externes, puis vérifiez la météo 24 heures avant le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marche sponsorisée ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de faire valider l’itinéraire, réserver le lieu de départ, ouvrir les inscriptions et organiser les bénévoles.
Quand faut-il demander l’autorisation du parcours ?: Faites la demande dès que l’itinéraire est défini, au moins 4 à 6 semaines avant la marche. N’imprimez pas les cartes et les panneaux définitifs avant d’avoir reçu la confirmation.
Quand préparer les kits de départ et les documents de sponsoring ?: Imprimez les formulaires et préparez les kits 2 à 3 jours avant l’événement. Comptez ensuite une dernière vérification le matin même pour éviter les dossiers incomplets ou les cartes manquantes.
Combien de temps avant le départ faut-il installer l’accueil ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’heure de départ. Le bureau d’inscription, le balisage proche du départ, les boissons et le briefing des bénévoles doivent être terminés avant l’arrivée des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.