Eine Sponsorenspaziergang sicher und reibungslos organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Startort und Genehmigung. Prüfe die Strecke nicht nur auf dem Papier, sondern gehe sie vollständig ab und markiere Engstellen, Querungen und unübersichtliche Stellen.
• Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin organisatorisch ab. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Starterpakete, Getränke und das Catering nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden müssen.
• Teile die Freiwilligen mindestens eine Woche vorher konkreten Aufgaben zu. Für Anmeldung, Streckenposten, Verpflegung und Abbau sollte jeweils eine verantwortliche Person benannt sein; ein 10-minütiges Briefing vor dem Start reicht dann meist aus.
• Bereite Starterpakete, Sponsorenformulare, Routenkarten und Wegweiser spätestens am Vortag vor. Stelle zusätzlich Powerbanks, ein Mobiltelefon und ein Megafon bereit, weil Rückfragen und kurzfristige Änderungen unterwegs sonst schwer zu koordinieren sind.
• Plane den Aufbau mit mindestens 2 bis 3 Stunden Vorlauf. Stelle zuerst Zelte, Tische und den Anmeldebereich auf, kühle Getränke rechtzeitig und prüfe kurz vor Beginn Wetter, Zugänglichkeit, Beschilderung und die sichere Führung der Route.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Sponsorenspaziergang anmelden?

Plane die organisatorische Vorbereitung etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Die Genehmigung für die Route solltest du möglichst zu Beginn beantragen, da Rückfragen oder Auflagen den Ablauf verlängern können.

Wie viele Helfer braucht man für eine Sponsorenspaziergang?

Für eine kleine Veranstaltung solltest du mindestens 1 Person für die Anmeldung, 1 für die Verpflegung und mehrere Personen für Strecke und Sicherheit einteilen. Plane zusätzlich 1 verantwortliche Person für die Koordination und den Aufbau ein.

Wann soll man die Getränke für eine Sponsorenspaziergang kalt stellen?

Kühle die Getränke am Vorabend oder mindestens 4 Stunden vor dem Start. Verteile Wasser und andere Getränke auf mehrere Kühlboxen, damit der Anmeldebereich und die Strecke unabhängig voneinander versorgt werden können.

Was muss am Tag der Sponsorenspaziergang zuerst aufgebaut werden?

Beginne 2 bis 3 Stunden vor dem Start mit Zelten, Tischen und dem Anmeldebereich. Danach folgen Beschilderung, Starterpakete, Catering und die Sicherheitskontrolle der Route; das Helferbriefing sollte vor der Öffnung der Anmeldung stattfinden.

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