Organiser une marche scolaire sans rien laisser au hasard

Une marche scolaire se prépare d’abord comme un déplacement encadré, puis comme une activité pour les élèves. Commencez par fixer la date, repérer l’itinéraire et sécuriser chaque traversée avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, centralisez les autorisations parentales, les besoins alimentaires et les coordonnées, puis affectez chaque adulte à un poste précis. Les derniers jours servent à vérifier la météo, le matériel, les listes et le plan de repli.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Repérer l’itinéraire à l’avance
3 personnes
3
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
4
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
5
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
6
Recruter des signaleurs routiers
2 personnes
7
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
12
Créer les listes de participants
2 personnes
13
Répartir les groupes et les accompagnateurs
3 personnes
14
Vérifier les coordonnées des parents
2 personnes
15
Concevoir la carte d'itinéraire
16
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
17
Envoyer la lettre d'information
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Préparer un plan météo de secours
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Étiqueter le matériel
2 personnes
24
Composer les kits de démarrage
3 personnes
25
Confirmer le personnel aux postes
26
Vérifier le matériel de premiers secours

Événement

27
Balisage de la zone de départ
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Placer les panneaux d’information
3 personnes
31
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
32
Aménager les postes de circulation
6 personnes
33
Installer les points d'eau
4 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Aménager le point de distribution
3 personnes
36
Préparer les en-cas
4 personnes
37
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
38
Informer les accompagnateurs
3 personnes
39
Briefer les agents de circulation
3 personnes
40
Enregistrer les participants
4 personnes
41
Distribuer les dossards
3 personnes
42
Rassembler les groupes
6 personnes
43
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
44
Faire partir les groupes de marche
6 personnes
45
Tenir le poste de route
12 personnes
46
Encadrer les retardataires
4 personnes
47
Tenir les points d’eau
6 personnes
48
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
49
Cocher les participants à l’arrivée
4 personnes
50
Distribuer la médaille ou le souvenir
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
4 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Faire entrer les derniers participants
3 personnes

Suivi

56
Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
57
Démonter les postes de circulation
6 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
60
Emballer les restes
2 personnes
61
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
62
Nettoyer la zone de départ et d'arrivée
4 personnes
63
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
64
Rapporter le matériel
3 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Rassembler les objets perdus
2 personnes
67
Archiver la liste des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 20
Nappesqté 8
Poubellesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Mégaphoneqté 2
Talkies-walkiesqté 12

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Ruban de balisageqté 10
Cônes de signalisationqté 30
Numéros de départqté 220
Braceletsqté 220
Rubans de médailleqté 220
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Podomètresqté 20
Parapluiesqté 6

Éclairage

Lampes de pocheqté 12
Pilesqté 24

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 30
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 8

Communication

Cartes d'itinéraireqté 250
Panneaux d'informationqté 8
Tableaux blancsqté 4
Marqueursqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Thermosqté 8

Cuisine

Carafes d’eauqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Repérez l’itinéraire à l’avance et notez chaque carrefour, passage étroit et point d’eau. Prévoyez des signaleurs et des gilets réfléchissants aux endroits où le groupe doit traverser.
Lancez les inscriptions seulement après avoir défini les lieux de départ et d’arrivée. Fixez une date limite pour les formulaires d’autorisation afin de finaliser les listes et les groupes plusieurs jours avant la marche.
Préparez un dossier pour chaque poste : horaire, rôle, liste de contacts et consignes. Confirmez le personnel au moins 48 heures avant, car les absences de dernière minute désorganisent rapidement l’encadrement.
Faites imprimer les cartes d’itinéraire avant le jour J et indiquez le départ, l’arrivée, les points de regroupement et les numéros utiles. Les flèches, cônes et rubans de balisage doivent être répartis par zone, pas rangés dans une seule caisse.
Décidez à l’avance quoi faire en cas de pluie ou de forte chaleur. Vérifiez les prévisions 72 heures puis 24 heures avant, et gardez les parapluies, les trousses de premiers secours, les couvertures de survie et les lampes accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une marche scolaire ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les déclarations, le recrutement des signaleurs et le repérage de l’itinéraire prennent souvent plus de temps que prévu.
Quand faut-il envoyer les autorisations parentales ?: Envoyez-les avec les invitations et fixez une date de retour au moins 10 jours avant la marche. Vous aurez ainsi le temps de relancer les familles et de vérifier les coordonnées avant de répartir les groupes.
Combien d’accompagnateurs prévoir pour une marche scolaire ?: Déterminez le nombre selon l’âge des élèves, la longueur du parcours et les règles de votre établissement. Répartissez les adultes entre les groupes, l’avant, l’arrière, les traversées et les postes fixes au plus tard 48 heures avant le départ.
Quand vérifier la météo pour une marche scolaire ?: Consultez les prévisions 72 heures avant, puis de nouveau la veille et le matin même. Le plan de secours doit déjà être décidé avant la première vérification, avec les personnes chargées de l’appliquer.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.