Zo organiseer je een schoolwandeltocht
Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; pas daarna kun je de bezetting en communicatie goed plannen. Verken de route vooraf lopend en controleer kruisingen, smalle stukken en plekken waar kinderen kunnen afdwalen. Regel vergunningen of meldingen op tijd en leg vast wie verkeersbegeleiding en routeposten verzorgen. Verzamel vervolgens aanmeldingen, toestemmingsformulieren en oudercontactgegevens, zodat groepen veilig kunnen worden ingedeeld. Plan ten slotte een aparte controle van materialen en het weerplan in de laatste week.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Route vooraf verkennen
3 personen
- 3
Routeveiligheid controleren
3 personen
- 4
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
- 5
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
- 6
Verkeersbegeleiders werven
2 personen
- 7
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
- 12
Deelnemerslijsten maken
2 personen
- 13
Groepen en begeleiders indelen
3 personen
- 14
Oudercontactgegevens controleren
2 personen
- 15
Routekaart ontwerpen
- 16
Routekaarten afdrukken
2 personen
- 17
Informatiebrief versturen
2 personen
- 18
Weersverwachting controleren
- 19
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
- 20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Materialen verzamelen
3 personen
- 23
Materialen labelen
2 personen
- 24
Startpakketten samenstellen
3 personen
- 25
Postbezetting bevestigen
- 26
EHBO-materialen controleren
Event
- 27
Startgebied afzetten
4 personen
- 28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 29
Partytenten opbouwen
4 personen
- 30
Informatieborden plaatsen
3 personen
- 31
Routepijlen plaatsen
6 personen
- 32
Verkeersposten inrichten
6 personen
- 33
Waterpunten klaarzetten
4 personen
- 34
Dranken koud zetten
2 personen
- 35
Uitgiftepunt inrichten
3 personen
- 36
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 37
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 38
Begeleiders instrueren
3 personen
- 39
Verkeersbegeleiders instrueren
3 personen
- 40
Deelnemers registreren
4 personen
- 41
Startnummers uitdelen
3 personen
- 42
Groepen verzamelen
6 personen
- 43
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
- 44
Wandelgroepen laten starten
6 personen
- 45
Routepost bemannen
12 personen
- 46
Achterblijvers begeleiden
4 personen
- 47
Waterpunten bemannen
6 personen
- 48
EHBO-punt bemannen
2 personen
- 49
Deelnemers afvinken bij finish
4 personen
- 50
Medaille of aandenken uitdelen
3 personen
- 51
Hapjes serveren
4 personen
- 52
Dranken serveren
3 personen
- 53
Dranken bijvullen
2 personen
- 54
Afvalbakken legen
2 personen
- 55
Laatste deelnemers binnenhalen
3 personen
Nazorg
- 56
Routepijlen verwijderen
6 personen
- 57
Verkeersposten afbouwen
6 personen
- 58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 59
Partytenten afbreken
4 personen
- 60
Overgebleven eten verpakken
2 personen
- 61
Servies en materialen afwassen
3 personen
- 62
Start- en finishgebied schoonmaken
4 personen
- 63
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 64
Materialen terugbrengen
3 personen
- 65
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 66
Vermiste spullen verzamelen
2 personen
- 67
Deelnemerslijst archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Inklaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 20
- Tafelkledenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Megafoonaantal 2
- Portofoonsaantal 12
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 80
- Afzetlintaantal 10
- Verkeerskegelsaantal 30
- Startnummersaantal 220
- Polsbandjesaantal 220
- Medaillelintenaantal 220
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 30
- Stappentellersaantal 20
- Paraplu'saantal 6
Verlichting
- Zaklampenaantal 12
- Batterijenaantal 24
Veiligheid
- Reflecterende hesjesaantal 30
- EHBO-koffersaantal 2
- Nooddekensaantal 6
- Handgelaantal 8
Communicatie
- Routekaartenaantal 250
- Informatiebordenaantal 8
- Whiteboardsaantal 4
- Markeerstiftenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Bordenaantal 250
- Besteksetsaantal 250
- Thermoskannenaantal 8
Keuken
- Waterkannenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerlepelsaantal 8
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Afwasbakkenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verken de volledige route minimaal één keer vooraf en noteer per kruising wie toezicht houdt. Controleer ook waar routepijlen, afzetlint en verkeerskegels nodig zijn.
- Maak groepen pas nadat toestemmingsformulieren, dieetwensen en oudercontactgegevens zijn gecontroleerd. Leg per groep één begeleider en een bereikbaar contact vast.
- Bevestig de bezetting van alle posten uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef verkeersbegeleiders en postvrijwilligers een routekaart, een telefoonnummer en duidelijke wisselmomenten.
- Stel startpakketten minimaal 2 dagen vooraf samen en label ze per groep of starttijd. Leg routekaarten, startnummers, polsbandjes en schrijfmateriaal per pakket klaar.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en activeer zo nodig het alternatieve weerplan. Zet paraplu's, zaklampen, batterijen en extra beschutting niet pas op de ochtend zelf klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een schoolwandeltocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en locatie. Regel vergunningen of meldingen zodra de route vaststaat en plan de laatste veiligheidscontrole in de week voor de tocht.
- Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een schoolwandeltocht?
- Dat hangt af van de groepsgrootte en het beleid van de school, maar plan naast groepsbegeleiders ook bezetting voor iedere kruising en routepost. Maak de definitieve indeling uiterlijk 7 dagen vooraf en houd enkele reservevrijwilligers achter de hand.
- Wanneer moet je de route van een schoolwandeltocht controleren?
- Verken de route minimaal 2 tot 3 weken vooraf en controleer haar opnieuw in de laatste week. Kijk dan specifiek naar wegwerkzaamheden, tijdelijke afsluitingen, gladde stukken en ontbrekende routeaanduiding.
- Wat regel je bij slecht weer voor een schoolwandeltocht?
- Neem 48 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting en leg een alternatief klaar. Bepaal vooraf of je inkort, uitstelt of afgelast en informeer ouders en begeleiders uiterlijk de avond ervoor.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!