Organiser une marche du Nouvel An sans rien laisser au hasard

Une marche du Nouvel An se prépare d’abord sur le terrain, pas autour de la table d’accueil. Commence par définir un itinéraire principal, ses points de repos et un départ-arrivée faciles à trouver. Prévois ensuite une version courte pour les participants fatigués, les enfants ou une météo difficile. Les derniers jours servent surtout à confirmer les inscriptions, l’accès, le stationnement, la météo et le balisage. Le jour même, l’accueil doit être prêt avant l’arrivée du premier groupe, avec une boisson chaude et les consignes de sécurité.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'itinéraire de randonnée
2 personnes
2
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
3
Déterminer les points de repos
2 personnes
4
Définir le point de départ et d’arrivée
2 personnes
5
Créer un itinéraire court alternatif
2 personnes
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier les coordonnées des participants
10
Envoyer les indications d'accès
11
Suivre les prévisions météo
12
Vérifier les possibilités de stationnement
13
Vérifier les informations sur les transports en commun
14
Imprimer la carte d'itinéraire
15
Créer les flèches et les panneaux de direction
2 personnes
16
Imprimer la liste des participants
17
Collecter les numéros de téléphone d'urgence
18
Vérifier définitivement les prévisions météo
19
Vérifier le parcours pour les obstacles
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Préparer une boisson chaude
2 personnes
22
Rassembler le matériel
2 personnes
23
Étiqueter le matériel
24
Recharger les téléphones portables
2 personnes
25
Vérifier la trousse de premiers secours
26
Remplir les thermos
2 personnes
27
Emballer les amuse-bouches
2 personnes
28
Nettoyer le lieu de départ
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
3 personnes
30
Installer les tentes de fête
4 personnes
31
Installer l'éclairage
2 personnes
32
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Installer le buffet de snacks
2 personnes
36
Installer les poubelles

Événement

37
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
38
Accueillir les participants
3 personnes
39
Enregistrer la présence
2 personnes
40
Distribuer les étiquettes nominatives
41
Distribuer des gilets réfléchissants
2 personnes
42
Donner les consignes de départ
43
Encadrer la promenade
3 personnes
44
Encadrer les retardataires
2 personnes
45
Vérifier le balisage de l’itinéraire
2 personnes
46
Aménager un espace de repos
2 personnes
47
Servir des boissons chaudes
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
50
Rassembler les déchets
2 personnes
51
Compter les participants au point de repos
52
Communiquer les changements d’itinéraire
53
Préparer l’arrivée
3 personnes
54
Accueillir les participants au point d’arrivée
3 personnes
55
Servir des boissons chaudes à l'arrivée
2 personnes
56
Servir des snacks à l’arrivée
2 personnes
57
Passer de la musique
58
Réapprovisionner les boissons
59
Assurer la surveillance au point d’arrivée
2 personnes
60
Annoncer le compte à rebours
61
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

62
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
63
Vider les poubelles
2 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
66
Éteindre l’éclairage
2 personnes
67
Emballer les restes
2 personnes
68
Faire la vaisselle
2 personnes
69
Nettoyer le lieu de départ et d’arrivée
3 personnes
70
Vérifier l’itinéraire pour les déchets laissés sur place
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Ranger le matériel restant
2 personnes
73
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 6
Chaise plianteqté 40
Table hauteqté 4
Nappesqté 8

Vaisselle

Gobelet réutilisableqté 100
Tasseqté 80
Assietteqté 80
Set de couvertsqté 80
Plateau de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 8
Bouilloireqté 3
Machine à caféqté 2
Carafeqté 6
Glacièreqté 4
Planche à découperqté 4
Couteau à painqté 3
Couteau de cuisineqté 3
Pince de serviceqté 6
Tasse à mesurerqté 3

Parcours et sécurité

Carte d’itinéraireqté 60
Flèche de parcoursqté 30
Panneau d’orientationqté 12
Gilet réfléchissantqté 20
Lampe de pocheqté 12
Lampe frontaleqté 8
Cône de signalisationqté 12
Ruban de balisageqté 4
Trousse de premiers secoursqté 2
Couverture de survieqté 6
Sifflet de secoursqté 6
Batterie externeqté 6
Téléphone mobileqté 4
Étiquette nominativeqté 100
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Liste des participantsqté 6

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 8
Lanterne LEDqté 12
Lampe à batterieqté 8

Équipement

Enceinte portableqté 2
Microphone
Rallongeqté 6
Multipriseqté 4
Câble de chargementqté 8
Chariot à mainqté 2

Nettoyage

Poubelleqté 8
Pince à déchetsqté 4
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Seauqté 4
Serpillièreqté 4

Catering

Courses

Conseils

Teste l’itinéraire au moins 7 jours avant la marche et note la durée, les passages difficiles et les endroits où installer les pauses. Prépare aussi le parcours court alternatif avant d’envoyer les invitations.
Fixe une date limite d’inscription 3 à 5 jours avant l’événement. À ce moment-là, vérifie les coordonnées, les besoins alimentaires et les numéros de téléphone à contacter en cas d’urgence.
Envoie les indications d’accès au plus tard 48 heures avant le départ, avec le point précis, les possibilités de stationnement et les transports en commun. Un lieu de rendez-vous difficile à identifier retarde rapidement tout le groupe.
Prépare le balisage et imprime la carte d’itinéraire la veille. Le matin même, vérifie le parcours pour repérer les obstacles apparus depuis la dernière reconnaissance et place les flèches, panneaux ou cônes nécessaires.
Suis les prévisions météo une semaine avant, puis fais une vérification définitive la veille. Recharge les téléphones, contrôle la trousse de premiers secours et installe suffisamment de thermos ou de tasses pour servir la boisson chaude sans créer de file d’attente.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une marche du Nouvel An ?: Commence la préparation 3 à 4 semaines avant la date prévue. Garde les 7 derniers jours pour tester l’itinéraire, suivre la météo et confirmer les inscriptions, puis réserve la veille au matériel et au balisage.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une marche du Nouvel An ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la marche, avec le lieu de départ, la distance et la date limite d’inscription. Relance les personnes inscrites 48 heures avant avec les indications d’accès et les horaires.
Que prévoir si la météo se dégrade le jour de la marche ?: Décide au plus tard la veille si le parcours principal reste praticable et garde un itinéraire court déjà défini. Vérifie le terrain le matin même et informe les participants avant le départ si la durée ou le trajet changent.
Combien de points de repos faut-il prévoir ?: Pour une marche de 2 à 3 heures, prévois au moins deux points de repos, dont un facilement accessible depuis le départ ou l’arrivée. Ajoute une pause supplémentaire si le parcours comporte une montée longue, des enfants ou un groupe peu habitué à marcher.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.