Zo organiseer je een oudejaarswandeling
Begin niet met hapjes of uitnodigingen, maar met de route. Bepaal eerst afstand, toegankelijkheid, rustpunten en een korte variant voor deelnemers die minder ver kunnen lopen. Leg daarna start- en eindpunt vast en regel pas vervolgens aanmeldingen, route-informatie en catering. Controleer in de laatste week het weer en de route opnieuw: donkere paden, obstakels en gladheid worden rond oud en nieuw snel onderschat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wandelroute vaststellen
2 personen
- 2
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
- 3
Rustpunten bepalen
2 personen
- 4
Start- en eindpunt vastleggen
2 personen
- 5
Alternatieve korte route maken
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Contactgegevens deelnemers controleren
- 10
Routebeschrijving versturen
- 11
Weersverwachting volgen
- 12
Parkeermogelijkheden controleren
- 13
Openbaarvervoerinformatie controleren
- 14
Routekaart afdrukken
- 15
Pijlen en routeborden maken
2 personen
- 16
Deelnemerslijst afdrukken
- 17
Telefoonnummers voor noodgevallen verzamelen
- 18
Weerbericht definitief controleren
- 19
Route op obstakels controleren
2 personen
- 20
Boodschappen doen
2 personen
- 21
Warme drank voorbereiden
2 personen
- 22
Materialen verzamelen
2 personen
- 23
Materialen labelen
- 24
Mobiele telefoons opladen
2 personen
- 25
EHBO-set controleren
- 26
Thermosflessen vullen
2 personen
- 27
Hapjes verpakken
2 personen
- 28
Startlocatie schoonmaken
2 personen
- 29
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
- 30
Partytenten opzetten
4 personen
- 31
Verlichting ophangen
2 personen
- 32
Routepijlen plaatsen
3 personen
- 33
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 34
Dranken koud zetten
2 personen
- 35
Hapjestafel inrichten
2 personen
- 36
Afvalbakken plaatsen
Event
- 37
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
- 38
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 39
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 40
Naamstickers uitdelen
- 41
Reflectiehesjes uitdelen
2 personen
- 42
Startuitleg geven
- 43
Wandeling begeleiden
3 personen
- 44
Achterblijvers begeleiden
2 personen
- 45
Routeaanduiding controleren
2 personen
- 46
Rustpunt inrichten
2 personen
- 47
Warme dranken serveren
2 personen
- 48
Hapjes serveren
2 personen
- 49
Dranken bijvullen
- 50
Afval verzamelen
2 personen
- 51
Deelnemers tellen bij rustpunt
- 52
Routewijzigingen communiceren
- 53
Eindpunt voorbereiden
3 personen
- 54
Deelnemers bij eindpunt ontvangen
3 personen
- 55
Warme dranken bij eindpunt serveren
2 personen
- 56
Snacks bij eindpunt serveren
2 personen
- 57
Muziek afspelen
- 58
Dranken bijvullen
- 59
Toezicht houden bij eindpunt
2 personen
- 60
Aftelmoment aankondigen
- 61
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 62
Routepijlen verwijderen
3 personen
- 63
Afvalbakken legen
2 personen
- 64
Partytenten afbreken
4 personen
- 65
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 66
Verlichting uitschakelen
2 personen
- 67
Overgebleven eten verpakken
2 personen
- 68
Servies afwassen
2 personen
- 69
Start- en eindlocatie schoonmaken
3 personen
- 70
Route op achtergebleven afval controleren
2 personen
- 71
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 72
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
- 73
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Klaptafelaantal 6
- Klapstoelaantal 40
- Statafelaantal 4
- Tafellinnenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekeraantal 100
- Mokaantal 80
- Bordaantal 80
- Besteksetaantal 80
- Serveerbladaantal 8
Keuken
- Thermoskanaantal 8
- Waterkokeraantal 3
- Koffiezetapparaataantal 2
- Schenkkanaantal 6
- Koelboxaantal 4
- Snijplankaantal 4
- Broodmesaantal 3
- Keukenmesaantal 3
- Serveertangaantal 6
- Maatbekeraantal 3
Route en veiligheid
- Routekaartaantal 60
- Routepijlaantal 30
- Routebordaantal 12
- Reflectiehesjeaantal 20
- Zaklampaantal 12
- Hoofdlampaantal 8
- Verkeerskegelaantal 12
- Afzetlintaantal 4
- EHBO-setaantal 2
- Reddingsdekenaantal 6
- Noodfluitaantal 6
- Powerbankaantal 6
- Mobiele telefoonaantal 4
- Naamstickeraantal 100
- Pennenaantal 20
- Klembordaantal 4
- Deelnemerslijstaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoeraantal 8
- LED-lantaarnaantal 12
- Batterijlampaantal 8
Apparatuur
- Draagbare speakeraantal 2
- Microfoon
- Verlengsnoeraantal 6
- Stekkerdoosaantal 4
- Oplaadkabelaantal 8
- Handkaraantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakaantal 8
- Afvalgrijperaantal 4
- Bezemaantal 4
- Blik en vegeraantal 4
- Emmeraantal 4
- Dweilaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de hoofdroute op een afstand die de langzaamste deelnemer aankan en maak meteen een kortere alternatieve route. Controleer beide routes uiterlijk enkele dagen vooraf op obstakels, verlichting en bereikbaarheid.
- Verstuur de routebeschrijving na de aanmelding en nogmaals kort voor vertrek. Voeg een routekaart, starttijd, parkeermogelijkheden en openbaarvervoerinformatie toe; deelnemers zoeken die gegevens vaak pas op de dag zelf.
- Maak de veiligheidsinformatie concreet: verzamel telefoonnummers voor noodgevallen, laad mobiele telefoons volledig op en neem per begeleider een zaklamp of hoofdlamp mee. Gebruik routepijlen, routeborden en reflectiehesjes vooral op donkere of onoverzichtelijke stukken.
- Plan het rustpunt vóór je de warme drank voorbereidt. Reken op een vaste plek voor de thermoskannen en bekers, en zet partytent, klaptafel of statafel alleen neer als de ondergrond en ruimte dat toelaten.
- Volg het weerbericht vanaf een week vooraf en neem 24 uur voor vertrek de definitieve beslissing over de route. Controleer dan ook de EHBO-set, reddingsdeken, afzetmaterialen en eventuele verkeerskegels; ontbrekende spullen zijn op oudejaarsdag lastig te vervangen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang moet een oudejaarswandeling duren?
- Plan voor de hoofdroute ongeveer 1,5 tot 2,5 uur, inclusief minstens één rustpunt. Voeg een korte route van ongeveer 45 tot 60 minuten toe voor jonge kinderen, ouderen of deelnemers die minder goed ter been zijn.
- Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een oudejaarswandeling?
- Stuur de uitnodiging idealiter 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 5 dagen voor vertrek. Zo heb je tijd om dieetwensen, telefoonnummers en de definitieve deelnemerslijst te verwerken.
- Wanneer controleer ik het weer voor een oudejaarswandeling?
- Volg de verwachting vanaf 7 dagen vooraf en doe de laatste controle 24 uur voor de wandeling. Kijk niet alleen naar temperatuur, maar ook naar wind, regen, gladheid en zichtbaarheid op donkere delen van de route.
- Hoeveel warme drank heb ik nodig voor een oudejaarswandeling?
- Reken op 250 tot 300 milliliter per deelnemer bij één rustpunt. Voor 20 deelnemers heb je dus ongeveer 5 tot 6 liter warme drank nodig, plus extra bekers of mokken en een kleine reserve.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!