Organiser une marche de quatre jours, étape par étape

Une marche de quatre jours se prépare d’abord comme un itinéraire sécurisé, puis comme un accueil de participants. Commence par fixer les dates, les parcours et les points de traversée avant de lancer les inscriptions. Les autorisations, l’assurance, les sanitaires et les bénévoles doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, prépare les inscriptions, le balisage, les dossards et le matériel de départ pour pouvoir gérer chaque journée sans improvisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les itinéraires
3 personnes
2
Demander une autorisation
3
Souscrire une assurance
4
Finaliser les cartes de parcours
2 personnes
5
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
6
Définir les points de traversée
3 personnes
7
Demander des mesures de circulation
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Réserver le lieu de départ
14
Réserver les sanitaires
15
Organiser l’enlèvement des déchets
16
Commander du matériel de premiers secours
17
Concevoir les dossards
18
Concevoir les panneaux d’orientation
19
Faire imprimer les dossards
20
Vérifier le stock de médailles
2 personnes
21
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
22
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
23
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Rassembler le matériel
4 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Trier les panneaux d’itinéraire
3 personnes
28
Préparer les dossards
3 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes

Événement

31
Monter l’aire de départ
6 personnes
32
Installer le comptoir d'information
3 personnes
33
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
34
Installer des points d’eau
4 personnes
35
Tenir les postes de circulation
8 personnes
36
Enregistrer les participants
5 personnes
37
Distribuer les dossards
3 personnes
38
Faire le briefing de départ
2 personnes
39
Lancer les participants
6 personnes
40
Approvisionner le point d’eau
3 personnes
41
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
42
Remettre la médaille
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Informer les participants
2 personnes
45
Fournir les premiers secours
2 personnes
46
Vérifier l’itinéraire de la journée
3 personnes
47
Ranger partiellement le site
5 personnes
48
Installer le comptoir de départ et d’arrivée
5 personnes
49
Baliser l’itinéraire de la journée
6 personnes
50
Réapprovisionner les points d'eau
4 personnes
51
Inscrire les participants
4 personnes
52
Lancer les participants
5 personnes
53
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
54
Remettre la médaille
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Fournir les premiers secours
2 personnes
57
Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
58
Installer le comptoir de départ et d’arrivée
5 personnes
59
Baliser l’itinéraire de la journée
6 personnes
60
Enregistrer les participants
4 personnes
61
Tenir les postes d’eau
4 personnes
62
Lancer les participants
5 personnes
63
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
64
Remettre la médaille
3 personnes
65
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
66
Fournir les premiers secours
2 personnes
67
Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
68
Marquer l’itinéraire final
6 personnes
69
Reconstruire la zone de départ
6 personnes
70
Enregistrer les participants
4 personnes
71
Donner le briefing final de départ
2 personnes
72
Lancer les participants
5 personnes
73
Tenir les postes d’eau
4 personnes
74
Enregistrer l'arrivée
5 personnes
75
Remettre les médailles d’arrivée
4 personnes
76
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
77
Fournir les premiers secours
2 personnes
78
Remercier les participants
2 personnes

Suivi

79
Retirer tous les panneaux d’itinéraire
6 personnes
80
Démanteler la zone de départ
6 personnes
81
Rassembler les déchets
4 personnes
82
Faire la vaisselle
3 personnes
83
Nettoyer le matériel
4 personnes
84
Inventorier le matériel
2 personnes
85
Retourner les matériels de location
3 personnes
86
Remettre le lieu propre
4 personnes
87
Traiter les résultats des participants
2 personnes
88
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 30
Barrières de sécuritéqté 20
Tables de maquillageqté 4

Matériel de sport

Panneaux de directionqté 80
Panneaux indicateursqté 60
Numéros de départqté 500
Bracelets de dossardqté 500
Médailles de finisherqté 450
Rubans pour médaillesqté 450
Marqueursqté 12
Cônesqté 30
Gilets réfléchissantsqté 25
Compteurs manuelsqté 6
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 8
Supports de cartes de parcoursqté 12
Parapluiesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 4
Téléphones portablesqté 8
Batteries externesqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphoneqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Glacièresqté 8
Réservoirs d’eauqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150

Cuisine

Carafes d’eauqté 12
Thermosqté 6
Gobelets de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Bacs de rangementqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence par vérifier chaque étape du parcours à pied, puis note les traversées nécessitant une mesure de circulation. Fais ce contrôle avant de finaliser les cartes et de publier le formulaire d’inscription.
Lance les autorisations et l’assurance avant les invitations : prévois au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les validations et ajuster un itinéraire si nécessaire.
Pour quatre jours, répartis les bénévoles par poste et par journée. Envoie leurs consignes au moins 7 jours avant le départ, avec les horaires, les points de rendez-vous et les moyens de communication.
Ne limite pas la préparation aux dossards et aux panneaux : vérifie aussi les sanitaires, l’enlèvement des déchets, les réserves d’eau et les batteries externes avant le premier jour.
Traite les besoins alimentaires dès l’inscription et consulte les prévisions météo 48 heures avant le départ. Prévois ensuite une dernière vérification du parcours et du matériel la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marche de quatre jours ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois. Les autorisations, l’assurance, les mesures de circulation et la réservation des lieux peuvent demander 6 à 8 semaines ou davantage.
Quand ouvrir les inscriptions pour une marche de quatre jours ?: Ouvre-les lorsque les dates, les itinéraires principaux, les conditions d’accueil et les règles de sécurité sont confirmés. Un délai de 6 à 10 semaines laisse généralement le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir chaque jour ?: Le nombre dépend des traversées, des points d’accueil et de la taille du groupe, mais chaque poste doit avoir un titulaire et un remplaçant. Finalise la répartition au moins 7 jours avant l’événement.
Quand faut-il vérifier le parcours et la météo ?: Effectue un contrôle complet du parcours quelques jours avant la marche, puis une dernière vérification la veille. Consulte les prévisions 48 heures avant et adapte les consignes si les conditions changent.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.