Organiser une marche caritative sans rien laisser au hasard

Une marche caritative se prépare d’abord sur le parcours, pas au point de départ. Commencez par arrêter définitivement l’itinéraire, vérifier les autorisations et réserver les lieux de départ et d’arrivée. Ensuite, ouvrez les inscriptions, mobilisez les bénévoles et repérez chaque point de repos et de circulation sur place. Les derniers jours servent surtout à confirmer la météo, le matériel, les effectifs et les informations envoyées aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Arrêter définitivement l’itinéraire
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Demander des mesures de circulation
5
Créer le formulaire d’inscription en ligne
6
Publier les informations sur l’itinéraire
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Approcher les sponsors
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Inscrire les bénévoles
12
Explorer le parcours sur place
3 personnes
13
Déterminer les points de repos
2 personnes
14
Marquer les points de circulation
2 personnes
15
Établir la répartition des bénévoles
16
Commander les dossards
17
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
18
Imprimer la liste des participants
19
Trier les bracelets et les dossards
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Envoyer les dernières informations aux participants
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
25
Vérifier le matériel de premiers secours
26
Recharger les talkies-walkies
27
Rendre le lieu de départ propre
2 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
3 personnes
30
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
31
Aménager le comptoir d’arrivée
2 personnes
32
Installer les points de repos
4 personnes
33
Installer la signalisation du parcours
4 personnes
34
Tenir les postes de circulation
4 personnes
35
Préparer les dossards
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Remplir les points d'eau
3 personnes
38
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

39
Vérifier l'inscription
4 personnes
40
Accueillir les participants
4 personnes
41
Distribuer les dossards
3 personnes
42
Expliquer l’itinéraire
2 personnes
43
Faire partir les marcheurs
3 personnes
44
Tenir les postes de circulation
4 personnes
45
Tenir les points de repos
6 personnes
46
Servir de l’eau et des fruits
4 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
49
Dégager le parcours
2 personnes
50
Enregistrer les arrivants
3 personnes
51
Remettre la médaille ou le souvenir
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Accompagner les derniers marcheurs
2 personnes
55
Enregistrer les objets trouvés

Suivi

56
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
57
Démonter les zones de repos
4 personnes
58
Démonter les tentes de fête
4 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
60
Rassembler les déchets
4 personnes
61
Faire la vaisselle
2 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Retourner les matériels de location
2 personnes
65
Ranger les courses restantes
2 personnes
66
Gérer les objets trouvés
67
Envoyer un message de remerciement aux participants
68
Annoncer le montant récolté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 20
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 35
Panneaux de directionqté 20
Ruban de balisageqté 6
Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Rubans de médailleqté 150
Tapis pour les zones de reposqté 4

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Téléphone mobileqté 2
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Brassards réfléchissantsqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 200
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Ciseauxqté 4
Pinces de serviceqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6

Inscription

Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Caisse
Panneaux QR codeqté 4
Cartes d'itinéraireqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 150
Panneaux d'informationqté 6

Catering

Courses

Conseils

Finalisez le parcours avant de publier le formulaire d’inscription : indiquez la distance, les points de repos, les accès et les éventuelles difficultés. Une modification tardive oblige souvent à refaire les cartes, les panneaux et les consignes.
Lancez les démarches administratives plusieurs semaines avant la marche. Les autorisations, les déclarations et les mesures de circulation peuvent conditionner le parcours et le nombre de bénévoles nécessaires.
Répartissez les bénévoles par zones, avec un responsable identifié pour chaque point de circulation et de repos. Prévoyez un moyen de communication et une batterie externe pour les responsables qui resteront longtemps sur le terrain.
Préparez les dossards, bracelets, cartes et listes de participants par lots avant le jour J. Gardez une marge pour les inscriptions tardives et séparez clairement le retrait des dossards de l’accueil général.
La veille, contrôlez les prévisions météo, les trousses de premiers secours, le balisage, les gilets de sécurité et les moyens d’éclairage. Refroidissez les boissons à l’avance et envoyez les dernières informations au moins 24 heures avant le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marche caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de valider l’itinéraire, obtenir les autorisations, réserver les lieux, recruter les bénévoles et gérer les inscriptions.
Quand faut-il demander les autorisations pour une marche caritative ?: Déposez les demandes dès que l’itinéraire est fixé, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Attendre l’ouverture des inscriptions peut vous obliger à modifier le parcours après communication au public.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une marche ?: Comptez au minimum une personne par point de circulation ou de repos, plus une équipe d’accueil, une personne pour les inscriptions et un responsable opérationnel. Faites le calcul après la reconnaissance du parcours, pas uniquement selon le nombre de participants.
Quand envoyer les dernières informations aux participants ?: Envoyez-les 24 à 48 heures avant le départ. Rappelez l’heure d’accueil, le lieu exact, le parcours, les points de repos, les consignes de sécurité et ce qui est prévu en cas de météo défavorable.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.