Organiser une journée sportive sans rien laisser au hasard

Une journée sportive se prépare dans un ordre précis : définir les épreuves, connaître le nombre de participants, puis construire les équipes et le programme. Les inscriptions servent aussi à recueillir les besoins alimentaires et à prévoir le matériel réellement nécessaire. Prévoyez une solution intérieure avant de vérifier la météo la veille. Le jour J, regroupez le matériel par épreuve et gardez une personne chargée des scores, du chronométrage et des changements de programme.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Définir les épreuves sportives
2 personnes
3
Définir le public cible des participants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir les inscriptions
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir la répartition des équipes
2 personnes
9
Établir le programme de la compétition
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Emprunter ou louer du matériel
2 personnes
12
Vérifier les prévisions météo
13
Prévoir un programme intérieur de rechange
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Trier les chasubles d'équipe
2 personnes
19
Imprimer les feuilles de score
20
Imprimer la liste des participants
21
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
22
Regrouper le matériel par partie
3 personnes

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Contrôler le site
3 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
28
Préparer le matériel de sport
4 personnes
29
Installer la table d'inscription
2 personnes
30
Installer la table traiteur
3 personnes
31
Préparer le matériel de premiers secours
32
Tester le son et le micro
2 personnes
33
Installer la signalisation
2 personnes
34
Briefer les bénévoles
3 personnes
35
Accueillir les participants
3 personnes
36
Distribuer les équipes et les chasubles
3 personnes
37
Expliquer le programme et les règles
2 personnes
38
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
39
Animer le match de football
2 personnes
40
Encadrer le relais
3 personnes
41
Encadrer le ballon prisonnier
2 personnes
42
Animer le parcours d’agilité
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
45
Rassembler les feuilles de score
2 personnes
46
Encadrer la pause
3 personnes
47
Encadrer le match de volley-ball
2 personnes
48
Encadrer le tir à la corde
3 personnes
49
Animer la compétition de Kubb
2 personnes
50
Encadrer les finales
3 personnes
51
Préparer le barbecue
4 personnes
52
Servir le barbecue
4 personnes
53
Servir les repas végétariens
2 personnes
54
Préparer les prix
2 personnes
55
Annonce des gagnants
2 personnes
56
Fournir la musique
57
Servir le dernier tour
2 personnes
58
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

59
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
60
Trier les déchets
3 personnes
61
Ranger le service traiteur
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Nettoyer le site
4 personnes
66
Remettre le lieu en état
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Retourner le matériel loué
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de bièreqté 4
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Volley-ballqté 4
Balles de balle au prisonnierqté 6
Sets de Kubbqté 2
Cordes à sauterqté 10
Témoins de relaisqté 8
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 40
Échellesqté 2
Cerceauxqté 12
Haiesqté 10
Corde de tir à la corde
Objectifs intermédiairesqté 4
Filet de volley-ball
Pompeqté 2
Ballons de rechangeqté 4
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 4
Mètres rubansqté 2
Panneaux de scoreqté 4
Gilets d’équipe bleusqté 12
Gilets d’équipe rougesqté 12
Gilets d’équipe jaunesqté 12
Gilets d’équipe vertsqté 12
Chaux de traçageqté 2
Sacs de sportqté 4

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4

Cuisine

Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Pincesqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Louchesqté 6
Thermosqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Signalétiques des tables d'équipeqté 6
Panneaux de directionqté 12
Présentoir des prix

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Épongesqté 6
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la date, le lieu et le public visé, puis ouvrez les inscriptions avec une date limite claire. Sans ce délai, vous risquez de répartir les équipes et de commander le matériel trop tard.
Construisez le programme après la clôture des inscriptions. Prévoyez des créneaux de 15 à 20 minutes par épreuve et ajoutez au moins 10 minutes entre deux activités pour les déplacements et les explications.
Préparez quatre couleurs de chasubles si vous formez quatre équipes, puis imprimez la liste des participants et les feuilles de score séparément. Une feuille par épreuve évite de perdre les résultats pendant les rotations.
Regroupez les cônes, disques de marquage, sifflets, chronomètres et ballons avec le matériel de chaque épreuve. Contrôlez les quantités la veille et prévoyez des ballons de rechange ainsi qu’une pompe.
Ne vous contentez pas de consulter la météo le matin même : vérifiez-la la veille et préparez un programme intérieur de rechange. Installez aussi les tables, les chaises, les poubelles et les panneaux de direction avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, d’ouvrir les inscriptions, de réserver ou louer le matériel, puis de finaliser les équipes et le programme.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une journée sportive ?: Ouvrez-les environ 3 semaines avant l’événement et fixez une clôture 7 à 10 jours avant. Vous pourrez ainsi traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et répartir les équipes avec des chiffres fiables.
Combien d’épreuves prévoir pour une journée sportive ?: Prévoyez généralement 4 à 6 épreuves pour une journée complète, selon l’âge et le nombre de participants. Comptez 15 à 20 minutes par épreuve, avec 10 minutes de transition entre deux activités.
Que prévoir en cas de pluie pour une journée sportive ?: Décidez d’un programme intérieur au moins 24 heures à l’avance, après avoir vérifié les prévisions. Remplacez les activités nécessitant un grand terrain par des relais, des jeux de précision ou des épreuves utilisant moins d’espace.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.