Zo organiseer je een sportdag zonder gedoe
Begin een sportdag niet met het uitzoeken van spellen, maar met de doelgroep, datum, locatie en verwachte groepsgrootte. Kies daarna een beperkt aantal sportonderdelen en bouw daar de teamindeling, materialen en het wedstrijdschema omheen. Regel reserveringen en geleend of gehuurd materiaal op tijd; vooral partytenten, een volleybalnet en extra sportmateriaal zijn lastig op het laatste moment te vinden. Werk ten slotte met een duidelijk draaiboek voor opbouw, begeleiding, pauzes en een alternatief bij slecht weer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Sportonderdelen vaststellen
2 personen
- 3
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen openen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Teamindeling maken
2 personen
- 9
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
- 10
Reserveringen maken
- 11
Materiaal lenen of huren
2 personen
- 12
Weersverwachting controleren
- 13
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
- 14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 15
Boodschappen doen
2 personen
- 16
Dranken koelen
2 personen
- 17
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 18
Teamhesjes sorteren
2 personen
- 19
Scoreformulieren printen
- 20
Deelnemerslijst printen
- 21
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 22
Materiaal per onderdeel bundelen
3 personen
Event
- 23
Locatie openen
2 personen
- 24
Terrein controleren
3 personen
- 25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 26
Partytenten opbouwen
4 personen
- 27
Sportvelden uitzetten
4 personen
- 28
Sportmateriaal klaarleggen
4 personen
- 29
Registratietafel inrichten
2 personen
- 30
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 31
EHBO-materialen klaarleggen
- 32
Geluid en microfoon testen
2 personen
- 33
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 34
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 35
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 36
Teams en hesjes uitdelen
3 personen
- 37
Programma en regels uitleggen
2 personen
- 38
Gezamenlijke warming-up begeleiden
2 personen
- 39
Voetbalwedstrijd begeleiden
2 personen
- 40
Estafette begeleiden
3 personen
- 41
Trefbal begeleiden
2 personen
- 42
Behendigheidsparcours begeleiden
3 personen
- 43
Dranken bijvullen
2 personen
- 44
Fruit en snacks serveren
3 personen
- 45
Scoreformulieren verzamelen
2 personen
- 46
Pauze begeleiden
3 personen
- 47
Volleybalwedstrijd begeleiden
2 personen
- 48
Touwtrekken begeleiden
3 personen
- 49
Kubbwedstrijd begeleiden
2 personen
- 50
Finales begeleiden
3 personen
- 51
Barbecue voorbereiden
4 personen
- 52
Barbecue serveren
4 personen
- 53
Vegetarische maaltijden uitserveren
2 personen
- 54
Prijzen klaarzetten
2 personen
- 55
Winnaars bekendmaken
2 personen
- 56
Muziek verzorgen
- 57
Laatste ronde serveren
2 personen
- 58
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 59
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
- 60
Afval sorteren
3 personen
- 61
Catering opruimen
3 personen
- 62
Servies afwassen
3 personen
- 63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 64
Partytenten afbreken
4 personen
- 65
Terrein schoonmaken
4 personen
- 66
Locatie opleveren
2 personen
- 67
Geleend materiaal retourneren
2 personen
- 68
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
- 69
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 70
- Biertafelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 6
- Volleybalaantal 4
- Trefballenaantal 6
- Kubbsetsaantal 2
- Springtouwenaantal 10
- Estafettestokkenaantal 8
- Pionnenaantal 40
- Markeerschijvenaantal 40
- Laddersaantal 2
- Hoepelsaantal 12
- Hordenaantal 10
- Touwtrektouw
- Mini-doelenaantal 4
- Volleybalnet
- Pompaantal 2
- Reserveballenaantal 4
- Fluitjesaantal 8
- Stopwatchesaantal 4
- Meetlintenaantal 2
- Scorebordenaantal 4
- Teamhesjes blauwaantal 12
- Teamhesjes roodaantal 12
- Teamhesjes geelaantal 12
- Teamhesjes groenaantal 12
- Lijnkalkaantal 2
- Sporttassenaantal 4
Apparatuur
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Draadloze microfoon
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
Keuken
- Barbecueaantal 2
- Gasflessenaantal 2
- Tangenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 70
- Herbruikbare kommenaantal 70
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbladenaantal 6
Decoratie
- Start- en finishlintaantal 2
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Teamtafelaanduidingenaantal 6
- Routebordenaantal 12
- Prijzendisplay
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 3
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 6
- Handvegersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan per sportonderdeel een vaste tijd en reken daarnaast minimaal 10 minuten per wissel. Zo voorkom je dat een vertraging bij voetbal meteen het hele schema opschuift.
- Bundel al het materiaal per onderdeel, bijvoorbeeld pionnen, markeerschijven, ballen, fluitje en stopwatch in één bak of tas. Leg ook reserveballen en een pomp klaar voordat de deelnemers arriveren.
- Maak de teamindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Print de deelnemerslijst en scoreformulieren uiterlijk de avond ervoor; op de dag zelf wil je niet meer zoeken naar ontbrekende namen.
- Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en zet een binnenprogramma klaar. Partytenten beschermen tegen zon en lichte regen, maar lossen een volledig verregend buitenterrein niet op.
- Zet opbouw en ontvangst uit elkaar: controleer eerst het terrein, plaats daarna tafels en stoelen en leg routeborden neer. Houd ten minste 30 minuten vóór de start vrij voor onverwachte problemen met materiaal of locatie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een sportdag organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, onderdelen en doelgroep. Open de aanmeldingen daarna zo snel mogelijk, zodat je ongeveer 2 weken voor de sportdag teams en wedstrijdschema kunt maken.
- Hoeveel sportonderdelen plan je op een sportdag?
- Plan voor een dagdeel meestal 3 tot 5 onderdelen; voor een hele dag zijn 5 tot 7 onderdelen werkbaar. Reserveer per onderdeel 15 tot 30 minuten en tel minstens 10 minuten wisseltijd mee.
- Wanneer maak je de teamindeling voor een sportdag?
- Maak de teamindeling 7 tot 10 dagen vooraf, nadat de meeste aanmeldingen binnen zijn. Print een definitieve deelnemerslijst en de teamhesjes uiterlijk de avond voor de sportdag.
- Wat doe je bij slecht weer tijdens een sportdag?
- Neem 48 uur vooraf een besluit over het buitenterrein en controleer op de ochtend zelf opnieuw de omstandigheden. Zorg voor een binnenprogramma dat minstens 2 uur kan vullen en informeer deelnemers direct als de locatie of planning verandert.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!