Organiser une journée sportive, étape par étape

Une journée sportive se prépare d’abord sur le papier : date, lieu, disciplines, budget et nombre de participants. Ensuite, verrouillez les inscriptions, les équipes et les bénévoles avant de réserver le matériel. Le jour venu, une table d’inscription, une table des scores et des feuilles imprimées évitent les blocages. Prévoyez aussi l’eau, les repas signalés à l’avance et une solution claire en cas de mauvais temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer le lieu sportif
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Définir le budget et le nombre de participants
2 personnes
5
Choisir les disciplines sportives
3 personnes
6
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
7
Contacter les bénévoles
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
12
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
13
Réserver le matériel sportif
14
Réserver des tables et des chaises
15
Prévoir le système de refroidissement
16
Suivre les prévisions météo
17
Vérifier le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
18
Établir la liste définitive des participants
19
Communiquer les équipes et les horaires
20
Récupérer les prix et les médailles
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Récupérer le matériel de sport
2 personnes
24
Trier les matériaux
2 personnes
25
Imprimer les cartes d'équipe et les feuilles de score
26
Vérifier l'itinéraire vers le lieu
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Préparer les fruits et le pain
3 personnes
29
Vérifier la trousse de premiers secours
30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Vérifier la sécurité du site
3 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer les tentes de fête
4 personnes
34
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
35
Préparer le matériel de sport
3 personnes
36
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
37
Installer la table traiteur
3 personnes
38
Tester la musique et le micro
2 personnes
39
Installer la table des scores
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

41
Accueillir les participants
3 personnes
42
Enregistrer les équipes
2 personnes
43
Expliquer le programme et les règles
2 personnes
44
Animer l'échauffement
2 personnes
45
Encadrer le relais
4 personnes
46
Encadrer les matchs de football
4 personnes
47
Encadrer les matchs de korfball
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
50
Saisir les scores
2 personnes
51
Soigner les blessures
2 personnes
52
Encadrer le tir à la corde
3 personnes
53
Servir la pause et le déjeuner
4 personnes
54
Échanger le matériel de jeu
3 personnes
55
Encadrer les finales
4 personnes
56
Vérifier les scores
2 personnes
57
Assurer la remise des prix
3 personnes
58
Encadrer le programme du soir
3 personnes
59
Clôturer le catering
2 personnes
60
Ramasser les déchets lors du dernier tour
2 personnes
61
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

62
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
63
Démonter les terrains de sport
4 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
67
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
70
Fermer le lieu
2 personnes
71
Rapporter le matériel emprunté
2 personnes
72
Distribuer les restes
2 personnes
73
Nettoyer les glacières
2 personnes
74
Ranger la décoration et la signalétique
2 personnes
75
Partager les photos avec les participants
76
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Table d'inscription
Table des scores
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de korfballqté 4
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 3
Balles de tennisqté 30
Cônesqté 40
Giletsqté 60
Témoins de relaisqté 12
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Corde de tir à la corde
Filets de sportqté 2
Petits butsqté 4
Poteaux de korfbalqté 2
Panneau de basket
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 4
Mètre ruban
Pompeqté 2
Ballons de rechangeqté 4
Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
Gobelets d’eau pour les joueursqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Carafesqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Ouvre-bouteillesqté 3

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Drapeaux d’équipeqté 12
Panneaux de signalisationqté 8
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Prixqté 12
Médaillesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant la date : confirmez le lieu sportif, vérifiez les autorisations et fixez le programme avant d’envoyer les invitations.
Limitez le nombre de disciplines au temps et au matériel disponibles. Pour chaque épreuve, désignez un responsable, un chronométreur et une personne chargée des scores.
Arrêtez les inscriptions 7 jours avant la journée sportive. Vous pourrez alors répartir les équipes, tenir compte des besoins alimentaires et communiquer les horaires définitifs.
Préparez le matériel par discipline dans des caisses séparées : ballons, cônes, gilets, sifflets, chronomètres et matériel de rechange. Vérifiez la pompe et les filets la veille.
Suivez la météo dès 5 jours avant et confirmez le plan de repli au plus tard 48 heures avant. Les tentes, tables et chaises doivent être disponibles avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour une journée avec plusieurs disciplines, des bénévoles et du matériel à réserver. Gardez les 7 derniers jours pour les équipes, les horaires et les derniers achats.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une journée sportive ?: Fermez-les environ 7 jours avant l’événement. Ce délai permet d’établir la liste définitive, de répartir les équipes et de préparer les cartes et feuilles de score.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée sportive ?: Comptez au minimum 1 bénévole par atelier ou terrain, plus 2 personnes à l’accueil et aux scores. Pour 4 disciplines simultanées, prévoyez donc au moins 6 personnes par rotation.
Quand préparer un plan en cas de mauvais temps ?: Décidez du plan de repli au plus tard 48 heures avant, puis vérifiez la météo à 5 jours et à 24 heures. Communiquez la décision aux participants dès qu’elle est prise.

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