Organiser une journée portes ouvertes de déchèterie

Une journée portes ouvertes de déchèterie se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme un événement d’accueil. Commencez par fixer les horaires, le programme et le nombre de visiteurs attendu avant de communiquer. Les points qui posent le plus souvent problème sont la circulation sur le site, les visites guidées, la sécurité et l’accueil des personnes inscrites. Prévoyez aussi les boissons, les équipements et le briefing des guides assez tôt pour éviter les installations de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Établir le programme pour les visiteurs
2 personnes
3
Planifier les visites guidées
2 personnes
4
Concevoir les invitations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la journée portes ouvertes en ligne
7
Rédiger les informations pour les visiteurs
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Élaborer le plan de circulation pour les visiteurs
2 personnes
11
Définir les itinéraires de stationnement et de circulation à pied
2 personnes
12
Vérifier la sécurité du lieu
2 personnes
13
Briefer les guides
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Réserver les livraisons et les courses
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Rassembler le matériel
3 personnes
19
Vérifier les panneaux d'information
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
21
Préparer le service traiteur
3 personnes
22
Contrôler le site
3 personnes
23
Monter les tentes de réception
4 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
26
Installer les tables d’information
3 personnes
27
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
28
Installer le jeu de tri des déchets
2 personnes
29
Brancher la technique
2 personnes
30
Installer les équipements de sécurité
2 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
33
Donner le briefing aux collaborateurs
3 personnes
34
Effectuer la dernière inspection du site
2 personnes

Événement

35
Accueillir les visiteurs
3 personnes
36
Présenter le programme
2 personnes
37
Accompagner les visites guidées
3 personnes
38
Donner des informations sur les flux de déchets
3 personnes
39
Encadrer le jeu de tri des déchets
2 personnes
40
Encadrer les enfants pendant les activités
2 personnes
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
2 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Vider les poubelles
2 personnes
45
Vérifier les toilettes
46
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
47
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

48
Ranger le service traiteur
3 personnes
49
Démonter le mobilier
4 personnes
50
Démonter les tentes de fête
4 personnes
51
Enlever la décoration et les assiettes
2 personnes
52
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
53
Faire la vaisselle
2 personnes
54
Nettoyer le site
3 personnes
55
Inventorier le matériel
2 personnes
56
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
57
Ranger le catering restant
2 personnes
58
Gérer les inscriptions et les questions
59
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Accueil
Tables hautesqté 4
Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 20

Décoration

Bannière de bienvenue
Bannières d’informationqté 6
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 30
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Équipement

Mégaphone
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Chargeurs mobilesqté 5
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Microphone à main
Appareil photo

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 6
Bacs alimentairesqté 8
Pains de glaceqté 20
Presse-papiersqté 10
Marqueursqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaisqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 15
Gants de travailqté 20
Lampes de pocheqté 4
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires et les créneaux de visite au moins 4 semaines à l’avance. Indiquez clairement la durée d’une visite, le point de rendez-vous et le nombre maximal de participants par groupe.
Dessinez le parcours avant d’envoyer les invitations. Séparez les voitures, les piétons et les zones de travail avec des barrières et des cônes, puis vérifiez que chaque itinéraire reste praticable pendant les horaires d’ouverture.
Préparez les informations visiteurs au moment des inscriptions : accès, stationnement, chaussures ou vêtements conseillés, accessibilité et besoins alimentaires. Relancez les inscrits 3 à 5 jours avant l’événement.
Briefez les guides et répartissez les bénévoles au plus tard la veille. Donnez à chacun un rôle précis : accueil, orientation, accompagnement d’un groupe, service des boissons ou surveillance d’une zone.
Installez l’accueil, les panneaux, les tables et les tentes avant l’arrivée du public. Testez les rallonges, multiprises, microphone et mégaphone, et gardez les chargeurs ainsi que les câbles fixés ou protégés pour éviter les chutes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes de déchèterie ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour une organisation confortable. Ce délai permet de fixer les horaires, préparer les invitations, traiter les inscriptions, organiser les visites guidées et vérifier la sécurité du site.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date, puis publiez les informations en ligne dès que les horaires et le programme sont confirmés. Faites un rappel 3 à 5 jours avant avec les consignes d’accès et de stationnement.
Combien de personnes prévoir par visite guidée de déchèterie ?: Limitez chaque groupe au nombre que le guide peut garder sous contrôle tout au long du parcours, souvent 10 à 15 personnes. Ajoutez un guide ou scindez le groupe si la circulation ou la visibilité devient difficile.
Quand préparer le matériel et les boissons ?: Rassemblez le matériel 2 à 3 jours avant et contrôlez les panneaux, badges, câbles et équipements la veille. Achetez les boissons et refroidissez-les le jour précédent, puis installez le service d’accueil avant l’ouverture.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.