Zo organiseer je een afvalbrengstation open dag
Een open dag op een afvalbrengstation vraagt om meer dan een programma en wat koffie. Bezoekers bewegen tussen voertuigen, containers en installaties, dus veiligheid, routing en duidelijke uitleg bepalen de dag. Begin met datum en openingstijden, werk daarna het bezoekersprogramma en de rondleidingen uit. Regel vervolgens communicatie, aanmeldingen, vrijwilligers en terreinindeling. In de laatste week controleer je informatieborden, materialen, catering en alle looproutes.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
- 2
Programma voor bezoekers opstellen
2 personen
- 3
Rondleidingen plannen
2 personen
- 4
Uitnodigingen ontwerpen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Open dag online publiceren
- 7
Informatie voor bezoekers schrijven
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Verkeersplan voor bezoekers maken
2 personen
- 11
Parkeer- en looproutes bepalen
2 personen
- 12
Locatie op veiligheid controleren
2 personen
- 13
Rondleiders instrueren
2 personen
- 14
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 15
Leveringen en boodschappen reserveren
- 16
Boodschappen doen
2 personen
- 17
Dranken koelen
2 personen
- 18
Materialen verzamelen
3 personen
- 19
Informatieborden controleren
2 personen
- 20
Naamkaartjes voorbereiden
- 21
Catering voorbereiden
3 personen
- 22
Terrein controleren
3 personen
- 23
Partytenten opbouwen
4 personen
- 24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 25
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 26
Informatietafels inrichten
3 personen
- 27
Routeborden plaatsen
3 personen
- 28
Afvalscheidingsspel klaarzetten
2 personen
- 29
Techniek aansluiten
2 personen
- 30
Veiligheidsmiddelen plaatsen
2 personen
- 31
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 32
Hapjes op schalen leggen
2 personen
- 33
Briefing voor medewerkers geven
3 personen
- 34
Laatste terreincontrole uitvoeren
2 personen
Event
- 35
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 36
Programma toelichten
2 personen
- 37
Rondleidingen begeleiden
3 personen
- 38
Informatie over afvalstromen geven
3 personen
- 39
Afvalscheidingsspel begeleiden
2 personen
- 40
Kinderen bij activiteiten begeleiden
2 personen
- 41
Koffie en thee serveren
2 personen
- 42
Hapjes serveren
2 personen
- 43
Dranken bijvullen
2 personen
- 44
Afvalbakken legen
2 personen
- 45
Toiletten controleren
- 46
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
- 47
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 48
Catering opruimen
3 personen
- 49
Meubilair afbreken
4 personen
- 50
Partytenten afbreken
4 personen
- 51
Decoratie en borden verwijderen
2 personen
- 52
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 53
Servies afwassen
2 personen
- 54
Terrein schoonmaken
3 personen
- 55
Materialen inventariseren
2 personen
- 56
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 57
Overgebleven catering opbergen
2 personen
- 58
Aanmeldingen en vragen afhandelen
- 59
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Ontvangstbalie
- Statafelsaantal 4
- Afzethekkenaantal 12
- Pionnenaantal 20
Decoratie
- Welkomstbanner
- Informatiebannersaantal 6
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 30
- Pennenaantal 30
- Plakbandaantal 6
- Tie-wrapsaantal 100
Apparatuur
- Megafoon
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 3
- Mobiele opladersaantal 5
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 8
- Handmicrofoon
- Fotocamera
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Glazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 10
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Tangenaantal 6
- Voedselbakkenaantal 8
- Koelelementenaantal 20
- Klembordenaantal 10
- Stiftenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 3
- Bezemsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Handvegersaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 15
- Werkhandschoenenaantal 20
- Zaklampenaantal 4
- Brandblussersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het verkeersplan vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Bepaal waar bezoekers parkeren, lopen en wachten en gebruik afzethekken en pionnen om routes fysiek herkenbaar te maken.
- Plan rondleidingen in vaste tijdsblokken en houd rekening met de capaciteit van je rondleiders. Geef iedere rondleider vooraf een korte instructie over de route, veiligheidsregels en veelgestelde bezoekersvragen.
- Richt de ontvangstbalie in als eerste informatiepunt. Leg naamkaartjes, pennen en bezoekersinformatie klaar en test laptops of tablets, opladers, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk één dag vooraf.
- Controleer het terrein opnieuw op de ochtend zelf, ook als de locatie al eerder is geïnspecteerd. Zet kabels onder kabelmatten, controleer partytenten en plaats informatiebanners op ooghoogte bij entree, wachtrij en rondleidingsstart.
- Regel catering en dranken op basis van het verwachte aantal bezoekers en het programma. Koel dranken vooraf, zet koffiezetapparaten tijdig klaar en controleer of kopjes, glazen, borden, bestek en opscheplepels op de juiste plek staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een open dag bij een afvalbrengstation organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, openingstijden, programma en verkeersplan. Verstuur uitnodigingen en publiceer de open dag uiterlijk 3 weken van tevoren, zodat bezoekers tijd hebben om zich aan te melden.
- Hoe plan je rondleidingen tijdens een open dag?
- Werk met vaste starttijden, bijvoorbeeld elke 30 minuten, en bepaal vooraf hoeveel bezoekers één rondleider veilig kan begeleiden. Plan de laatste rondleiding minimaal 30 minuten voor het einde van de open dag, zodat de groep rustig kan terugkeren.
- Wat moet je op de dag zelf controleren bij een afvalbrengstation open dag?
- Controleer vóór opening het terrein, de parkeer- en looproutes, afzethekken, pionnen, informatieborden en ontvangstbalie. Test ook alle apparatuur en zorg dat vrijwilligers en rondleiders minstens 60 minuten voor de start aanwezig zijn.
- Hoe voorkom je dat bezoekers verkeerd lopen op het afvalbrengstation?
- Maak één duidelijke bezoekersroute vanaf parkeren naar ontvangst, rondleiding en uitgang. Plaats bij elke kruising een banner, bord, pion of vrijwilliger en controleer de route nogmaals nadat partytenten, tafels en stoelen zijn geplaatst.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!