Organiser une journée en famille, étape par étape

Une journée en famille réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et le programme, puis les inscriptions, les activités et les repas. Commencez par fixer la date et vérifiez le terrain avant d’envoyer les invitations. Les réponses déterminent le nombre de tables, de chaises, de portions et de badges nominatifs. La dernière semaine sert surtout à confirmer les réservations, surveiller la météo et répartir les préparatifs pour éviter une course contre la montre.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier le lieu et le terrain
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir les inscriptions
5
Élaborer le programme d’activités
3 personnes
6
Contacter les animateurs de jeu
2 personnes
7
Établir le programme musical
8
Recenser les préférences alimentaires
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Établir la liste définitive des visiteurs
2 personnes
12
Confirmer les réservations
13
Vérifier les prévisions météo
14
Créer le plan du site
2 personnes
15
Vérifier le matériel d’activité
2 personnes
16
Acheter les prix pour les jeux
17
Finaliser la liste de courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Couper les fruits et légumes
2 personnes
22
Préparer les salades
2 personnes
23
Mariner la viande et les plats végétariens
2 personnes
24
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
25
Créer des panneaux de direction
2 personnes
26
Imprimer les règles du jeu
27
Tester la musique et la playlist
28
Préparer la caisse et les moyens de paiement
29
Vérifier le matériel de premiers secours
30
Prévoir une alternative en cas de météo défavorable
2 personnes
31
Balisage du site
3 personnes
32
Monter les tentes
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Monter le buffet
3 personnes
35
Installer les stations de jeu
4 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Raccorder le matériel audio
2 personnes
38
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
39
Préparer les plats au frais
3 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Aménager la table d'accueil
2 personnes
42
Réapprovisionner les toilettes
43
Inspecter le site et les tables
3 personnes

Événement

44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Distribuer les badges
2 personnes
46
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
47
Animer les manches du jeu
6 personnes
48
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Distribuer les amuse-bouches
3 personnes
52
Préparer le barbecue
3 personnes
53
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
54
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
55
Servir le dessert
3 personnes
56
Assurer la remise des prix
2 personnes
57
Fournir la musique
58
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
59
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

60
Rassembler les déchets
4 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
63
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
64
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Retourner les matériels
2 personnes
68
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
69
Distribuer les restes
2 personnes
70
Rassembler les objets trouvés
71
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
72
Rapporter les clés et les badges d'accès

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 70
Tables de bièreqté 4
Bancs de table de bièreqté 8
Tables de buffetqté 4
Table d'information
Porte-manteauxqté 2
Pinces de nappeqté 12
Glacièresqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Fanions de fêteqté 8
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 70
Panneaux d’orientationqté 12
Cartes de menuqté 8

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Mégaphone
Pains de glaceqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 8
Cerceauxqté 8
Balles d'eauqté 200
Lignes de marquage du terrainqté 2
Jeux de lancer d'anneauxqté 3
Cordes de tir à la cordeqté 2
Sacs de course en sacqté 10
Prixqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de barbecueqté 4
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant les invitations. Prévoyez un déroulé avec des horaires pour l’accueil, les jeux, le repas et les temps libres, afin que les animateurs et les familles sachent quand intervenir.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite claire, idéalement 10 à 14 jours avant la journée. Demandez le nombre d’adultes et d’enfants ainsi que les allergies, régimes et besoins alimentaires particuliers.
Ne dimensionnez pas le matériel au hasard : partez de la liste définitive des visiteurs pour prévoir tables, chaises, vaisselle, glacières et espace sous les tentes. Gardez une table d’information près de l’entrée pour les badges et les indications.
Préparez les aliments qui supportent l’avance la veille : refroidissez les boissons, coupez les fruits et légumes, préparez les salades et faites mariner la viande ou les plats végétariens. Réservez le jour même aux finitions et au maintien au frais.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Installez le plan du site, les panneaux d’orientation et les équipements audio assez tôt pour tester le microphone et les haut-parleurs avant l’arrivée des familles.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée en famille ?: Commencez 4 à 6 semaines avant pour réserver le lieu, fixer le programme et contacter les animateurs. Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant afin de confirmer les quantités et le matériel.
Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date, avec une échéance de réponse précise. Une relance 7 jours avant la clôture permet de récupérer les réponses manquantes.
Que préparer la veille d’une journée en famille ?: La veille, refroidissez les boissons, préparez les salades, coupez les fruits et légumes et faites mariner les plats prévus. Écrivez aussi les badges et regroupez la signalétique pour gagner du temps le matin.
Comment prévoir les repas pour le nombre de participants ?: Attendez la liste définitive des visiteurs avant de finaliser les courses. Ajoutez une marge d’environ 10 % pour les portions et prévoyez des options séparées dès que des allergies ou besoins alimentaires ont été signalés.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.