Zo organiseer je een familiedag zonder losse eindjes
Begin een familiedag niet met boodschappen doen, maar met datum, programma en locatie. Daarna verzamel je aanmeldingen en dieetwensen, zodat je weet voor hoeveel mensen je activiteiten, eten, drinken en zitplaatsen regelt. Werk vervolgens van buiten naar binnen: controleer het terrein, maak een plattegrond en leg activiteiten en begeleiding vast. In de laatste week bevestig je reserveringen, controleer je het weer en werk je de boodschappen uit. Zo blijven op de dag zelf vooral uitvoering en ontvangst over.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en terrein controleren
2 personen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen openen
- 5
Activiteitenprogramma uitwerken
3 personen
- 6
Spelbegeleiders benaderen
2 personen
- 7
Muziekprogramma samenstellen
- 8
Eetvoorkeuren inventariseren
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
- 12
Reserveringen bevestigen
- 13
Weersverwachting controleren
- 14
Plattegrond van terrein maken
2 personen
- 15
Activiteitenmaterialen controleren
2 personen
- 16
Prijzen voor spellen inkopen
- 17
Boodschappenlijst finaliseren
2 personen
- 18
Boodschappen doen
3 personen
- 19
Dranken koelen
2 personen
- 20
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 21
Groenten en fruit snijden
2 personen
- 22
Salades voorbereiden
2 personen
- 23
Vlees en vegetarisch eten marineren
2 personen
- 24
Naamkaartjes schrijven
2 personen
- 25
Routebordjes maken
2 personen
- 26
Spelregels uitprinten
- 27
Muziek en afspeellijst testen
- 28
Kassa en betaalmiddelen klaarleggen
- 29
EHBO-materiaal controleren
- 30
Weersalternatief klaarzetten
2 personen
- 31
Terrein afzetten
3 personen
- 32
Tenten opbouwen
4 personen
- 33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 34
Buffet opbouwen
3 personen
- 35
Spelstations inrichten
4 personen
- 36
Versiering ophangen
3 personen
- 37
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 38
Licht en stroom controleren
2 personen
- 39
Eten gekoeld klaarzetten
3 personen
- 40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 41
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 42
Toiletten aanvullen
- 43
Terrein en tafels nalopen
3 personen
Event
- 44
Gasten ontvangen
3 personen
- 45
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 46
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 47
Spelrondes begeleiden
6 personen
- 48
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
- 49
Koffie en thee serveren
2 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Hapjes rondbrengen
3 personen
- 52
Barbecue voorbereiden
3 personen
- 53
Dinerbuffet openen
4 personen
- 54
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
- 55
Dessert serveren
3 personen
- 56
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
- 57
Muziek verzorgen
- 58
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
- 59
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 60
Afval verzamelen
4 personen
- 61
Servies verzamelen
3 personen
- 62
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
- 63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 64
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
- 65
Servies afwassen
3 personen
- 66
Terrein schoonmaken
4 personen
- 67
Materialen retourneren
2 personen
- 68
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
- 69
Overgebleven eten verdelen
2 personen
- 70
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 71
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 72
Sleutels en toegangsmiddelen terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 70
- Biertafelsaantal 4
- Biertafelbankenaantal 8
- Buffettafelsaantal 4
- Informatietafel
- Kapstokkenaantal 2
- Tafelkleedhoudersaantal 12
- Koelboxenaantal 6
Servies
- Bordenaantal 80
- Dessertbordenaantal 80
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Messenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 20
- Serveerschalenaantal 12
- Schenkkanenaantal 8
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Feestvlaggenaantal 8
- Tafelkledenaantal 14
- Bloemstukkenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 70
- Routebordjesaantal 12
- Menukaartenaantal 8
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Barbecueaantal 2
- Gasflessenaantal 2
- Megafon
- Koelelementenaantal 24
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 4
- Pionnenaantal 30
- Springtouwenaantal 8
- Hoepelsaantal 8
- Waterballonnenaantal 200
- Veldmarkeerlijnenaantal 2
- Ringwerpsetsaantal 3
- Touwtrektouwenaantal 2
- Zakloopzakkenaantal 10
- Prijzenaantal 20
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Barbecuetangenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het programma voordat je materialen of prijzen voor spellen koopt. Reserveer per activiteit een begeleider en houd minstens 15 minuten speling tussen onderdelen, zodat uitloop niet meteen het eetmoment verschuift.
- Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de familiedag. Gebruik de definitieve bezoekerslijst daarna voor dieetwensen, naamkaartjes, servies, stoelen en de hoeveelheid eten en drinken.
- Maak bij een buitenterrein één plattegrond met partytenten, tafels, buffettafels, activiteiten en routebordjes. Controleer minimaal 48 uur vooraf de weersverwachting en bepaal waar eten en gasten bij regen terechtkunnen.
- Bereid het buffet in tijdvakken voor: snijd groenten en fruit en maak salades de dag ervoor, marineer vlees en vegetarisch eten tijdig en koel dranken enkele uren vóór ontvangst.
- Wijs één persoon aan voor ontvangst en praktische vragen. Zet de informatietafel, naamkaartjes, routebordjes, microfoon en Bluetoothspeakers vóór de eerste gasten klaar; de organisator hoeft dan niet tegelijk op vijf plekken nodig te zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een familiedag organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur uitnodigingen vervolgens 6 tot 8 weken voor de dag en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf.
- Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een familiedag?
- Maak de hoeveelheden pas definitief na de aanmeldingen, inclusief dieetwensen. Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de geplande duur en het weer.
- Wanneer maak je de plattegrond voor een familiedag?
- Maak een eerste plattegrond zodra locatie en activiteiten vaststaan, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Controleer die 48 uur voor de familiedag opnieuw aan de hand van het weer en de definitieve bezoekerslijst.
- Wat regel je de dag voor een familiedag?
- Bereid salades, gesneden groenten en fruit en naamkaartjes de dag ervoor voor. Controleer ook activiteitenmaterialen, boodschappen en reserveringen; koel dranken pas enkele uren vóór de ontvangst om koeling niet onnodig lang te belasten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!