Organiser une Journée du cancer de la prostate

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de contacter les intervenants. Pour cette journée d’information, les inscriptions, les questions des visiteurs et les besoins alimentaires doivent être suivis séparément. Prévoyez ensuite les tables d’information, le matériel audiovisuel, les dossiers et l’accueil. Les oublis les plus fréquents concernent les présentations des experts, les tests techniques et les informations pratiques sur l’accès au site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver les intervenants et les experts
2 personnes
4
Attribuer les tables d'information
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recueillir les questions des visiteurs
12
Publier le programme et l’itinéraire
13
Demander les présentations et le matériel
2 personnes
14
Commander du matériel d'information
15
Commander le catering
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Partager les infos parking et trajet
18
Confirmer les inscriptions
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Tester les présentations
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Composer les dossiers d'information
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Vérifier le lieu
2 personnes
25
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
26
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
29
Installer les tables d’information
4 personnes
30
Installer la signalétique
2 personnes
31
Suspendre la décoration
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Préparer les en-cas
2 personnes
34
Aménager des salles de conversation privées
2 personnes
35
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

36
Accueillir les intervenants
2 personnes
37
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
38
Distribuer le programme
2 personnes
39
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
40
Assurer l’ouverture
41
Animer les conférences
2 personnes
42
Passer le micro
43
Recueillir les questions
44
Tenir les tables d'information
8 personnes
45
Encadrer les entretiens individuels
4 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Rassembler les déchets
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
51
Assister la technique
52
Annoncer les pauses
53
Encadrer le programme du soir
2 personnes
54
Prononcer les remerciements
55
Reconduire les visiteurs
2 personnes
56
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
57
Rassembler les objets trouvés

Suivi

58
Rassembler la vaisselle
3 personnes
59
Nettoyer l’équipement à café
2 personnes
60
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
61
Éteindre la technique
2 personnes
62
Emballer le matériel
3 personnes
63
Évacuer les déchets
2 personnes
64
Nettoyer la salle
3 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Remettre le lieu en état
2 personnes
67
Réfrigérer les restes
2 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Mettre les matériaux de retour de côté
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
72
Partager les présentations numériquement
73
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 130
Table d'inscription
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verres à boireqté 140
Assiettesqté 140
Fourchettesqté 140
Couteauxqté 140
Cuillèresqté 140
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2
Pinces de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Bannièresqté 4
Compositions floralesqté 6
Porte-nomsqté 20
Pâte adhésiveqté 4
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Distributeurs d'eauqté 2
Caisses de boissonsqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 4
Plateaux de snacksqté 12
Porte-serviettesqté 8
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4
Courses

Informations

Dossiers d'informationqté 130
Brochures du programmeqté 150
Présentoirs à brochuresqté 16
Brochures d’informationqté 500
Blocs-notesqté 130
Stylos à billeqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 150
Cartes d’évaluationqté 150
Chemises de présentationqté 12
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 24
Presse-papiersqté 10
Panneaux indicateursqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secours
Lampes de pocheqté 2
Gantsqté 2

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez les horaires des interventions, les temps de questions et les pauses afin que les experts sachent exactement ce qui est attendu.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que la date et le lieu sont confirmés. Demandez au même moment les besoins alimentaires et recueillez les questions que les visiteurs souhaitent poser.
Demandez les présentations et le matériel des intervenants au moins 7 jours avant la journée. Testez chaque présentation avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones.
Préparez l’accueil la veille : badges nominatifs, dossiers d’information, liste des inscrits et signalétique vers les tables. Gardez une table d’inscription distincte des espaces d’information pour fluidifier l’arrivée.
Confirmez les inscriptions et envoyez le programme, l’itinéraire et les informations de stationnement 2 à 3 jours avant. Le jour même, vérifiez la salle, refroidissez les boissons et installez les rallonges avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour une Journée du cancer de la prostate ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Laissez ensuite le formulaire d’inscription ouvert jusqu’à 3 jours avant l’événement afin de finaliser le catering et les badges.
Combien de temps avant faut-il réserver les intervenants ?: Contactez les intervenants et les experts au moins 6 semaines à l’avance. Demandez leur confirmation, leur titre d’intervention et leurs besoins techniques au plus tard 7 jours avant la journée.
Quand faut-il tester les présentations et le matériel ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant, dès réception des fichiers. Effectuez un second test dans la salle la veille, avec le projecteur, l’écran, les microphones, les câbles et les multiprises réellement utilisés.
Quand confirmer les inscriptions et l’itinéraire aux visiteurs ?: Envoyez la confirmation 2 à 3 jours avant l’événement. Ajoutez le programme, l’itinéraire, les informations de stationnement et l’heure d’ouverture de l’accueil pour limiter les questions le jour même.

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