Organiser une journée des bénévoles sans rien laisser au dernier moment

Une journée des bénévoles se prépare d’abord comme une journée de travail, puis comme un moment convivial. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de solliciter les participants. Les inscriptions servent ensuite à répartir les équipes, recueillir les besoins alimentaires et prévoir les quantités. Gardez les deux derniers jours pour les achats, le refroidissement des boissons et les vérifications sur place : ce sont les étapes le plus souvent repoussées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver le catering
4
Gérer la musique et le matériel
5
Établir la liste des bénévoles
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer un rappel
10
Imprimer le programme
11
Créer des badges nominatifs
2 personnes
12
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Imprimer le déroulé
15
Faire les courses
3 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les en-cas
4 personnes
18
Préparer les cadeaux
2 personnes
19
Vérifier le lieu
2 personnes
20
Installer les tables
4 personnes
21
Installer les chaises
4 personnes
22
Installer les tentes de fête
6 personnes
23
Préparer le matériel de travail
4 personnes
24
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
25
Monter le buffet
4 personnes
26
Mettre en place le point café
2 personnes
27
Tester le système de sonorisation
2 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Placer les panneaux d’information
2 personnes
30
Trier les badges nominatifs
2 personnes
31
Délimiter les zones de travail
3 personnes
32
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes

Événement

33
Tenir le comptoir d’enregistrement
2 personnes
34
Accueillir les bénévoles
3 personnes
35
Distribuer les badges
2 personnes
36
Présenter le programme
37
Informer les équipes de travail
6 personnes
38
Distribuer le matériel de travail
4 personnes
39
Encadrer les activités de travail
8 personnes
40
Distribuer de l'eau
2 personnes
41
Réapprovisionner le matériel de travail
2 personnes
42
Prendre une photo de groupe
2 personnes
43
Présenter les résultats du travail
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
4 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
46
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
47
Servir le dîner
6 personnes
48
Servir les repas diététiques
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle
3 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Remercier les bénévoles
2 personnes
52
Distribuer les cadeaux
2 personnes
53
Préparer le mot de départ
54
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes

Suivi

55
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
56
Retirer la décoration
3 personnes
57
Démonter les tentes de fête
6 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
59
Nettoyer la cuisine
4 personnes
60
Faire la vaisselle
4 personnes
61
Évacuer les déchets
3 personnes
62
Remettre le lieu propre
4 personnes
63
Trier les matériaux
3 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Ranger les courses restantes
2 personnes
66
Envoyer un message de remerciement
67
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 70
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Carafesqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Plaques à inductionqté 2
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Porte-nomsqté 8
Cartes d’évaluationqté 70

Matériel de sport

Gants de travailqté 70
Lunettes de sécuritéqté 30
Pinces à déchetsqté 12
Râteauxqté 8
Sécateursqté 8
Pellesqté 6
Brouettesqté 3
Seauxqté 8
Vestes de travailqté 20

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez des horaires pour l’accueil, les activités, le repas et la clôture. Imprimez ensuite un déroulé suffisamment tôt pour que chaque responsable sache quand intervenir.
Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant la journée et demandez dès ce moment les allergies, régimes particuliers et disponibilités. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la date.
Répartissez les bénévoles par équipes avant l’installation, avec un responsable identifié pour chacune. Préparez les badges nominatifs et les feuilles de travail la veille, plutôt que pendant l’accueil.
Pour le repas, vérifiez le nombre de participants inscrit 5 à 7 jours avant et adaptez les achats en conséquence. Prévoyez séparément les boissons, les plats à maintenir au chaud, le café et les encas afin de ne pas tout gérer au même moment.
Bloquez au moins 2 heures avant l’arrivée du groupe pour vérifier le lieu, installer les tables et les chaises, monter les tentes si nécessaire et préparer l’accueil. Refroidissez les boissons la veille et regroupez le matériel de travail par activité.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée des bénévoles ?: Commencez environ 4 semaines avant la date. Réservez le lieu et le traiteur en premier, puis envoyez les invitations dès que le programme et les horaires sont suffisamment précis.
Quand envoyer les invitations aux bénévoles ?: Envoyez-les au moins 3 semaines à l’avance, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer une journée des bénévoles ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée des participants. Ajoutez 30 minutes si vous devez monter des tentes, installer un buffet complet ou préparer plusieurs postes de travail.
Quand acheter et préparer les boissons et les encas ?: Faites les achats 1 à 2 jours avant, puis mettez les boissons au frais la veille. Préparez les encas le jour même ou la veille selon leur conservation, et gardez les produits sensibles au froid jusqu’au service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.