Cómo organizar un día de voluntariado sin perder el control
Un día de voluntariado necesita más coordinación que una actividad social normal: hay que recibir a las personas, repartir tareas y tener los materiales listos antes de empezar. Empieza fijando la fecha, el programa y el lugar; después confirma el catering, las inscripciones y las preferencias alimentarias. La víspera, prepara las órdenes de trabajo, el plan de trabajo y las identificaciones. El día del evento, monta primero la recepción y las zonas de trabajo, y deja el buffet y las bebidas para el final.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Reservar el catering
- 4
Organizar la música y el equipo
- 5
Elaborar la lista de voluntarios
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Enviar recordatorio
- 10
Imprimir el programa
- 11
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 12
Imprimir las órdenes de trabajo
2 personas
- 13
Asignar voluntarios
2 personas
- 14
Imprimir el plan de trabajo
- 15
Hacer la compra
3 personas
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Preparar aperitivos
4 personas
- 18
Preparar los regalos
2 personas
- 19
Comprobar el lugar
2 personas
- 20
Montar mesas
4 personas
- 21
Colocar sillas
4 personas
- 22
Montar carpas
6 personas
- 23
Preparar los materiales de trabajo
4 personas
- 24
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 25
Montar el buffet
4 personas
- 26
Montar el punto de café
2 personas
- 27
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 28
Colgar la decoración
3 personas
- 29
Colocar los paneles informativos
2 personas
- 30
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
- 31
Marcar las zonas de trabajo
3 personas
- 32
Preparar el material de seguridad
2 personas
Evento
- 33
Atender el mostrador de check-in
2 personas
- 34
Dar la bienvenida a los voluntarios
3 personas
- 35
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 36
Presentar el programa
- 37
Instruir a los equipos de trabajo
6 personas
- 38
Repartir materiales de trabajo
4 personas
- 39
Coordinar las actividades laborales
8 personas
- 40
Repartir agua
2 personas
- 41
Reponer materiales de trabajo
2 personas
- 42
Hacer una foto de grupo
2 personas
- 43
Presentar los resultados del trabajo
2 personas
- 44
Servir aperitivos
4 personas
- 45
Rellenar las bebidas
3 personas
- 46
Reponer el bufé
4 personas
- 47
Servir la cena
6 personas
- 48
Servir comidas especiales
2 personas
- 49
Recoger la vajilla
3 personas
- 50
Servir café y té
3 personas
- 51
Agradecer a los voluntarios
2 personas
- 52
Repartir los regalos
2 personas
- 53
Dar el discurso de despedida
- 54
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Seguimiento
- 55
Apagar el sistema de sonido
2 personas
- 56
Retirar la decoración
3 personas
- 57
Desmontar las carpas
6 personas
- 58
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 59
Limpiar la cocina
4 personas
- 60
Lavar la vajilla
4 personas
- 61
Llevar la basura
3 personas
- 62
Dejar el recinto limpio
4 personas
- 63
Clasificar los materiales
3 personas
- 64
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 65
Guardar las compras sobrantes
2 personas
- 66
Enviar un mensaje de agradecimiento
- 67
Compartir fotos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de recepción
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 80
- Cuencos reutilizablescant. 70
- Vasos reutilizablescant. 100
- Copas de vinocant. 70
- Tazas de cafécant. 70
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
- Cucharonescant. 12
- Bandejas para servircant. 12
- Bandejas de servircant. 10
Cocina
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarrascant. 8
- Termoscant. 6
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Placas de induccióncant. 2
- Papel de aluminiocant. 4
- Recipientes herméticoscant. 12
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Faroles LEDcant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Portanombrescant. 8
- Tarjetas de valoracióncant. 70
Material deportivo
- Guantes de trabajocant. 70
- Gafas de seguridadcant. 30
- Pinzas para residuoscant. 12
- Rastrilloscant. 8
- Tijeras de podarcant. 8
- Palascant. 6
- Carretillascant. 3
- Cuboscant. 8
- Abrigos de trabajocant. 20
Limpieza
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cubos de limpiezacant. 4
- Escobas de manocant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Paños de microfibracant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de desinfectante de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa al menos 3 semanas antes y envíalo junto con la invitación. Así los voluntarios saben a qué hora deben llegar y puedes detectar con tiempo los huecos de personal.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, idealmente 7 días antes. Reserva algunas raciones adicionales para cambios de última hora, pero no cocines ni compres sin una cifra aproximada de asistentes.
- Prepara una orden de trabajo por grupo y asigna a cada voluntario una función antes del montaje. Imprime también un plan general y colócalo en la recepción para que nadie tenga que buscar instrucciones durante la actividad.
- Monta la recepción antes de colocar el buffet: necesitarás la lista de voluntarios, tarjetas con nombres y copias del programa en un único punto. Comprueba que haya una mesa, sillas y una papelera accesibles desde la entrada.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y separa los materiales de trabajo de la vajilla y la comida. Las carpas, mesas y sillas deben revisarse al llegar al lugar, antes de que empiecen las tareas, porque moverlas después suele retrasar todo el programa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de voluntariado?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Reserva el lugar y el catering al principio, abre las inscripciones después y cierra el número de asistentes y las preferencias dietéticas aproximadamente 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que asignar las tareas a los voluntarios?
- Haz las asignaciones entre 3 y 5 días antes del evento y entrega las órdenes de trabajo impresas al llegar. Deja una o dos personas disponibles para cubrir ausencias o cambios de última hora.
- ¿Qué se prepara el día anterior?
- El día anterior conviene imprimir el programa, las tarjetas con nombres, las órdenes de trabajo y el plan de trabajo. También puedes preparar los regalos, organizar los recipientes herméticos y comprobar que no falten materiales de trabajo ni vajilla.
- ¿A qué hora hay que llegar para montar el evento?
- Llega al menos 2 horas antes de la llegada de los voluntarios. Reserva la primera hora para carpas, mesas, sillas y recepción; después coloca los materiales, enfría o repone las bebidas y termina de montar el buffet.
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