Organiser une journée de mise en forme pour le travail

Commencez par fixer une date, un programme réaliste et un lieu adapté aux ateliers. Réservez ensuite les animateurs, envoyez les invitations et suivez les inscriptions, notamment les besoins alimentaires. La préparation matérielle se joue surtout dans l’espace de mouvement, la technique et le matériel prévu pour chaque activité. Le jour venu, prévoyez une équipe pour l’accueil, l’installation, les boissons et les transitions entre les séances.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver les ateliers et les animateurs
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Partager le programme en route
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Créer des badges nominatifs
2 personnes
10
Imprimer les feuilles de travail
11
Faire les courses
2 personnes
12
Refroidir les boissons
13
Préparer le service traiteur
3 personnes
14
Ouvrir le lieu
2 personnes
15
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
17
Libérer l’espace de mouvement
2 personnes
18
Brancher la technique
2 personnes
19
Tester les présentations
20
Préparer le matériel pour chaque atelier
3 personnes
21
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

22
Accueillir les participants
3 personnes
23
Présenter le programme
24
Animer l’énergizer
2 personnes
25
Animer l'atelier sur la posture au travail
2 personnes
26
Servir les boissons de pause
2 personnes
27
Animer l’atelier stress et énergie
2 personnes
28
Animer l’atelier de mouvement
2 personnes
29
Installer le buffet du dîner
3 personnes
30
Servir le buffet du dîner
3 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Rassembler la vaisselle
2 personnes
33
Animer l’activité de réseautage
2 personnes
34
Créer des plans d’action personnels
2 personnes
35
Assurer la clôture
36
Répondre aux dernières questions
2 personnes

Suivi

37
Rassembler le matériel
3 personnes
38
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
39
Faire la vaisselle
2 personnes
40
Ranger la salle
4 personnes
41
Nettoyer la salle
2 personnes
42
Éteindre l’équipement
43
Fermer le lieu
2 personnes
44
Retourner le matériel restant
2 personnes
45
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 55
Bols réutilisablesqté 55
Verres réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 55
Couverts de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 4
Louchesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 25
Bandes de résistanceqté 25
balles souplesqté 10
Cônesqté 12
Chronomètreqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 50
Nappesqté 8
Affiches du programmeqté 8
Panneaux de directionqté 10

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez les horaires, la durée de chaque atelier et les temps de pause. Gardez une marge d’au moins 10 minutes entre deux séquences pour éviter les retards en cascade.
Réservez les animateurs et le lieu plusieurs semaines à l’avance, surtout si la journée comprend un atelier de posture et un énergizer. Vérifiez que la salle permet de libérer un espace de mouvement en plus des tables et des chaises.
Demandez les besoins alimentaires dès l’invitation et arrêtez la liste des participants quelques jours avant l’événement. Préparez ensuite les badges nominatifs, les feuilles de travail et le programme à distribuer à l’accueil.
Testez la veille le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, l’enceinte et le microphone. Prévoyez les rallonges et multiprises nécessaires : une présentation qui fonctionne à domicile peut échouer dès qu’il manque une prise dans la salle.
Installez la salle avant l’arrivée du groupe : tables de buffet, boissons refroidies, matériel de chaque atelier et tapis de yoga à portée de main. Gardez les balles souples, bandes de résistance, cônes et chronomètre regroupés par activité pour réduire les changements entre les séances.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée de mise en forme au travail ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les animateurs, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer les besoins alimentaires.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée de mise en forme ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement afin de finaliser les badges, les feuilles de travail et le service traiteur.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Comptez 60 à 90 minutes avant l’accueil si vous devez déplacer les tables, installer les chaises, libérer l’espace de mouvement et préparer plusieurs ateliers. Ajoutez 15 minutes pour tester la technique sur place.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée de mise en forme au travail ?: Vérifiez le programme, la liste des participants, les besoins alimentaires, les réservations et tout le matériel. Testez aussi les présentations et le son, puis mettez les boissons au frais au moins 12 heures avant le début.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.