Cómo organizar un Día de trabajo y forma física
Un Día de trabajo y forma física combina talleres, movimiento y trabajo en grupo, así que la coordinación empieza mucho antes de preparar la sala. Primero fija la fecha, el programa y el lugar; después confirma monitores, inscripciones y necesidades dietéticas. La última semana sirve para cerrar participantes, materiales y catering. El mismo día, reserva tiempo para probar la técnica, despejar la zona de movimiento y preparar la recepción antes de que llegue el primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Reservar talleres y monitores
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Compartir el programa y la ruta
- 8
Actualizar la lista de participantes
- 9
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 10
Imprimir hojas de trabajo
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Enfriar bebidas
- 13
Preparar el catering
3 personas
- 14
Abrir la ubicación
2 personas
- 15
Marcar la distribución de la sala
3 personas
- 16
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 17
Despejar el espacio para moverse
2 personas
- 18
Conectar la técnica
2 personas
- 19
Probar presentaciones
- 20
Preparar los materiales por taller
3 personas
- 21
Montar la mesa de recepción
2 personas
Evento
- 22
Recepción de participantes
3 personas
- 23
Presentar el programa
- 24
Dirigir el energizer
2 personas
- 25
Coordinar el taller de postura laboral
2 personas
- 26
Servir bebidas del descanso
2 personas
- 27
Guiar el taller de estrés y energía
2 personas
- 28
Dirigir el taller de ejercicio
2 personas
- 29
Montar el bufé de cena
3 personas
- 30
Servir el bufé de cena
3 personas
- 31
Rellenar las bebidas
2 personas
- 32
Recoger la vajilla
2 personas
- 33
Coordinar la actividad de networking
2 personas
- 34
Crear planes de acción personales
2 personas
- 35
Gestionar el cierre
- 36
Responder las últimas preguntas
2 personas
Seguimiento
- 37
Reunir los materiales
3 personas
- 38
Clasificar y retirar residuos
2 personas
- 39
Lavar la vajilla
2 personas
- 40
Recoger la sala
4 personas
- 41
Limpiar la sala
2 personas
- 42
Apagar el equipo
- 43
Cerrar el recinto
2 personas
- 44
Devolver los materiales sobrantes
2 personas
- 45
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 55
- Cuencos reutilizablescant. 55
- Vasos reutilizablescant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Cubiertoscant. 55
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Jarrascant. 6
- Termoscant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 10
- Bandejas de servir con tapacant. 4
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Altavoz portátil
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Material deportivo
- Esterillas de yogacant. 25
- Bandas de resistenciacant. 25
- pelotas blandascant. 10
- Conoscant. 12
- Cronómetrocant. 2
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Mantelescant. 8
- Pósteres del programacant. 8
- Carteles de flechascant. 10
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y la ruta antes de enviar las invitaciones. Indica la duración de cada taller y pide las inscripciones con varios días de margen para poder actualizar la lista y preparar las tarjetas con nombres.
- Confirma los monitores y los materiales de cada taller al menos una semana antes. Para el taller de postura laboral, comprueba que haya espacio libre y que las esterillas, bandas, pelotas y conos estén agrupados por actividad.
- Separa la sala en tres zonas: recepción, trabajo y movimiento. Marca la distribución antes de colocar mesas y sillas, y deja los cables fuera de los recorridos para evitar tropiezos.
- Haz la prueba técnica antes de abrir la ubicación, no durante la recepción. Conecta portátil, proyector, pantalla, altavoz y micrófono, y prueba cada presentación con los cables alargadores y las regletas que vas a utilizar.
- Calcula el catering a partir de la lista final de participantes y sus preferencias dietéticas. Enfría las bebidas con antelación y deja preparados los utensilios de servicio, jarras, termos y vajilla antes de comenzar el programa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de trabajo y forma física?
- Empieza a fijar fecha, lugar y programa entre 4 y 6 semanas antes. Reserva los talleres y monitores en ese momento, y deja la última semana para cerrar inscripciones, dietas, materiales y técnica.
- ¿Cuándo debo pedir las inscripciones y las preferencias dietéticas?
- Pide ambas cosas al enviar las invitaciones, idealmente 3 semanas antes del evento. Cierra los datos entre 5 y 7 días antes para actualizar participantes, tarjetas, hojas de trabajo y catering.
- ¿Cuánto tiempo necesito para preparar la sala?
- Reserva al menos 2 horas antes de la llegada de los participantes. Ese margen permite marcar la distribución, colocar mesas y sillas, despejar el espacio para moverse, montar la recepción y probar la técnica.
- ¿Cómo preparo la sala para un taller de postura laboral?
- Deja una zona despejada de al menos 2 metros por participante para los ejercicios y evita colocar sillas o cables en ese recorrido. Reúne el material del taller antes de la recepción y prueba el energizer y las instrucciones con el monitor.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!