Organiser une journée de jeux en plein air sans rien oublier

Pour organiser une journée de jeux en plein air, commencez par bloquer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations et l’assurance avant de réserver du matériel. Préparez ensuite le programme, les inscriptions et les équipes d’animation. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, suivre la météo, vérifier les jeux et répartir les bénévoles. Le jour J, prévoyez un accueil identifiable, des activités encadrées et une solution rapide en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Vérifier l’assurance
4
Établir le programme de spectacle
2 personnes
5
Recruter des animateurs de jeux
2 personnes
6
Contacter les fournisseurs et les loueurs
7
Faire les réservations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
12
Suivre les prévisions météo
13
Mettre à jour la liste des participants
14
Partager le programme en route
15
Rédiger le règlement
2 personnes
16
Briefer les bénévoles
2 personnes
17
Vérifier le matériel
2 personnes
18
Trier le matériel de jeu
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
20
Faire les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Créer des badges nominatifs
2 personnes
24
Réapprovisionner la trousse de premiers secours
25
Imprimer les numéros de téléphone
26
Préparer le plan météo
27
Organiser le transport vers le lieu
2 personnes
28
Inspecter le lieu
2 personnes
29
Balisage du site
3 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer les postes de jeu
4 personnes
33
Vérifier le château gonflable
2 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Installer le système de sonorisation
2 personnes
36
Sécuriser l’alimentation et les câbles
2 personnes
37
Installer la table traiteur
3 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
40
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
41
Faire le briefing des animateurs de jeu
2 personnes
42
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
45
Animer le tour de jeu
8 personnes
46
Encadrer le château gonflable
2 personnes
47
Encadrer l’activité de bricolage
3 personnes
48
Animer les jeux d'eau
3 personnes
49
Fournir la musique
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Accompagner les enfants aux objets trouvés
56
Fournir les premiers secours
2 personnes
57
Assurer la remise des prix
2 personnes
58
Encadrer le programme du soir
4 personnes
59
Allumer les lumières
60
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

61
Rassembler le matériel de jeu
4 personnes
62
Ranger le service traiteur
3 personnes
63
Trier les déchets
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter la sono
2 personnes
67
Nettoyer le lieu
5 personnes
68
Stocker les matériaux en toute sécurité
3 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Conserver les restes de nourriture
2 personnes
71
Nettoyer les glacières
2 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Conserver les objets trouvés
75
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Plaids de pique-niqueqté 12
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 3
Balles de tennisqté 24
Balles souplesqté 12
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
Cônesqté 30
Témoins de relaisqté 12
Cônesqté 12
Bacs à eauqté 6
Balles épongeqté 30
Château gonflable
Craie de trottoirqté 24
Machine à bullesqté 12
Sacs de course en sacqté 12
Cordon de traction
Pistolets à eauqté 20
Tables de loisirs créatifsqté 3
Bacs de bricolageqté 6
Crayons de couleurqté 24
Feutresqté 24
Ciseauxqté 12
Bâtons de colleqté 24
Pompe à ballonsqté 2
Piles de rechange

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Papier aluminiumqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Enrouleursqté 2
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 8
Panneaux de flèchesqté 12
Marqueursqté 12
Étiquettes nominativesqté 100
Étiquettes de prixqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Balais à mainqté 3
Bacs à jeterqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Plots de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 4
Passe-câblesqté 8
Distributeurs de crème solaireqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Vérifiez dès ce moment les autorisations, les déclarations nécessaires et les conditions d’assurance, avant de contacter les loueurs.
Construisez le programme autour de créneaux de 30 à 45 minutes. Prévoyez des animateurs pour les sports collectifs, les jeux d’eau, le château gonflable et l’atelier créatif afin d’éviter les zones sans surveillance.
Fermez les inscriptions 7 jours avant l’événement. Utilisez la liste finale pour confirmer les besoins alimentaires, préparer les badges nominatifs et ajuster le planning des bénévoles.
Suivez les prévisions météo chaque jour pendant la dernière semaine, puis matin et soir à partir de J-2. Les tentes, les plaids et les tables doivent être organisés avant l’arrivée du public, pas pendant l’installation.
La veille, contrôlez chaque catégorie de matériel et préparez les boissons, les encas, la trousse de premiers secours et les numéros de téléphone imprimés. Gardez les petits accessoires de jeu dans des bacs séparés pour réduire les pertes et les retards.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de jeux en plein air ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour une journée avec réservations, animateurs et inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats et le contrôle du matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée de jeux ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée à J-7. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et de préparer les badges.
Combien d’animateurs prévoir pour les jeux en plein air ?: Prévoyez au minimum 1 animateur par activité ouverte au même moment, et 1 adulte supplémentaire pour l’accueil ou les déplacements. Pour un groupe d’enfants, évitez de confier plusieurs ateliers actifs à une seule personne.
Que faire si la météo devient mauvaise le jour de l’événement ?: Décidez au plus tard à J-2 quelles activités peuvent être déplacées sous tente ou remplacées. Informez les participants dès que la décision est prise et gardez une personne chargée de suivre les conditions météo le matin même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.