Zo organiseer je een buitenspeeldag
Begin een buitenspeeldag niet met het verzamelen van ballen, maar met datum, locatie en verantwoordelijkheden. Controleer eerst vergunningen, meldingen en verzekering en bouw daarna een programma dat past bij de ruimte en leeftijd van de kinderen. Regel spelbegeleiders, inschrijvingen en materiaal ruim vooraf. In de laatste week draait alles om het vrijwilligersrooster, spelregels, weersverwachting en een controle van de EHBO-set, boodschappen en telefoonnummers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen en meldingen controleren
- 3
Verzekering controleren
- 4
Speelprogramma samenstellen
2 personen
- 5
Spelbegeleiders werven
2 personen
- 6
Leveranciers en verhuurders benaderen
- 7
Reserveringen maken
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
- 12
Weersverwachting volgen
- 13
Deelnemerslijst bijwerken
- 14
Programma en route delen
- 15
Spelregels uitschrijven
2 personen
- 16
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 17
Materialen controleren
2 personen
- 18
Spelmateriaal sorteren
2 personen
- 19
Boodschappenlijst controleren
- 20
Boodschappen doen
2 personen
- 21
Dranken koelen
2 personen
- 22
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 23
Naamkaartjes maken
2 personen
- 24
EHBO-set aanvullen
- 25
Telefoonnummers printen
- 26
Weerplan klaarleggen
- 27
Transport naar locatie regelen
2 personen
- 28
Locatie inspecteren
2 personen
- 29
Terrein afzetten
3 personen
- 30
Partytenten opbouwen
4 personen
- 31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 32
Spelstations uitzetten
4 personen
- 33
Springkussen controleren
2 personen
- 34
Versiering ophangen
3 personen
- 35
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
- 36
Stroom en kabels beveiligen
2 personen
- 37
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 38
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
- 39
Hapjes uitstallen
2 personen
- 40
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 41
Briefing spelbegeleiders geven
2 personen
- 42
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Event
- 43
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 44
Aanmeldingen registreren
2 personen
- 45
Spelronde begeleiden
8 personen
- 46
Springkussen begeleiden
2 personen
- 47
Knutselactiviteit begeleiden
3 personen
- 48
Waterspellen begeleiden
3 personen
- 49
Muziek verzorgen
- 50
Dranken serveren
3 personen
- 51
Hapjes serveren
3 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Afvalbakken legen
2 personen
- 54
Toiletten controleren
- 55
Kinderen naar gevonden voorwerpen begeleiden
- 56
Eerste hulp verlenen
2 personen
- 57
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
- 58
Avondprogramma begeleiden
4 personen
- 59
Licht inschakelen
- 60
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 61
Spelmateriaal verzamelen
4 personen
- 62
Catering opruimen
3 personen
- 63
Afval sorteren
3 personen
- 64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 65
Versiering verwijderen
3 personen
- 66
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
- 67
Locatie schoonmaken
5 personen
- 68
Materialen veilig opslaan
3 personen
- 69
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 70
Overgebleven eten bewaren
2 personen
- 71
Koelboxen reinigen
2 personen
- 72
Servies afwassen
3 personen
- 73
Materialen inventariseren
2 personen
- 74
Gevonden voorwerpen bewaren
- 75
Dankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Picknickkleedjesaantal 12
- Tafelkledenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 8
- Basketballenaantal 4
- Volleybalaantal 3
- Tennisballenaantal 24
- Zachte ballenaantal 12
- Hoepelsaantal 12
- Springtouwenaantal 12
- Pionnenaantal 30
- Estafettestokkenaantal 12
- Kegelsaantal 12
- Waterbakkenaantal 6
- Sponsballenaantal 30
- Springkussen
- Stoepkrijtaantal 24
- Bellenblaasaantal 12
- Zakloopzakkenaantal 12
- Trekkoord
- Waterpistolenaantal 20
- Knutseltafelsaantal 3
- Knutselbakkenaantal 6
- Kleurpotlodenaantal 24
- Viltstiftenaantal 24
- Scharenaantal 12
- Lijmstiftenaantal 24
- Ballenpompaantal 2
- Reservebatterijen
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Maatbekersaantal 2
- Flessenopenersaantal 3
- Aluminiumfolieaantal 2
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Haspelsaantal 2
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 6
- Ledlampenaantal 8
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 8
- Pijlenbordjesaantal 12
- Stiftenaantal 12
- Naamstickersaantal 100
- Prijslintjesaantal 100
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalzakhoudersaantal 8
- Handvegersaantal 3
- Blikvegersaantal 3
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdesinfectieaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Pionnen voor afzettingaantal 20
- Afzetlintaantal 4
- Kabelmattenaantal 8
- Zonnebranddispensersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en locatie minimaal 8 weken vooraf vast. Controleer meteen of je voor het terrein een vergunning of melding nodig hebt en of de verzekering activiteiten zoals een springkussen dekt.
- Maak het programma in blokken van 20 tot 30 minuten. Combineer actieve onderdelen met rustigere activiteiten zoals stoepkrijt of knutselen, zodat kinderen niet de hele dag dezelfde intensiteit hebben.
- Wijs per spel minimaal één begeleider aan en maak het rooster uiterlijk 2 weken vooraf. Schrijf per onderdeel de spelregels, benodigde spullen en een alternatief bij regen op één overzicht.
- Controleer sport- en knutselmateriaal 3 tot 5 dagen vooraf. Sorteer pionnen, zachte ballen, hoepels, springtouwen en knutselmateriaal per activiteit; zo verlies je op de dag zelf geen tijd met zoeken.
- Volg de weersverwachting vanaf 5 dagen vooraf en neem 48 uur van tevoren een besluit over aanpassingen. Zet partytenten, tafels, waterpunten en een duidelijke route klaar en houd de deelnemerslijst bij de hand.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een buitenspeeldag organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Wacht niet langer dan 6 weken met het werven van spelbegeleiders en het benaderen van verhuurders.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buitenspeeldag?
- Reken op minimaal één begeleider per activiteit en plan daarnaast één coördinator en één reserve in. Bij zes gelijktijdige spellen heb je dus minstens 8 mensen nodig.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een buitenspeeldag?
- Verstuur de uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de activiteit. Gebruik de laatste week om dieetwensen, telefoonnummers en de deelnemerslijst te controleren.
- Wat doe je bij regen tijdens een buitenspeeldag?
- Maak uiterlijk 48 uur vooraf een aangepast programma met partytenten en rustige activiteiten zoals knutselen. Spreek vooraf af wanneer je onderdelen verplaatst, inkort of annuleert en deel die wijziging direct met deelnemers en vrijwilligers.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!