Organiser une journée de golf caritative, étape par étape

Une journée de golf caritative repose sur trois flux à coordonner : les joueurs, les sponsors et les dons. Commencez par réserver le terrain et choisir l’association, puis construisez les offres de sponsoring avant d’ouvrir les inscriptions. Les horaires de départ, les besoins alimentaires et le paiement des dons doivent être verrouillés avant la dernière semaine. Le jour J, prévoyez un accueil séparé, des informations visibles sur le parcours et une réception prête dès le retour des joueurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le terrain de golf
2
Enregistrer le programme de golf
2 personnes
3
Sélectionner l’association caritative
2 personnes
4
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
5
Contacter les sponsors
2 personnes
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les heures de départ
2 personnes
11
Réserver des voiturettes de golf
12
Réserver le catering
13
Organiser les prix du concours
2 personnes
14
Confirmer les sponsors de trou
15
Concevoir les panneaux de piste
16
Faire imprimer les cartes de score
17
Vérifier la liste des participants
2 personnes
18
Envoyer la répartition des vols
19
Vérifier les prévisions météo
20
Faire les courses
2 personnes
21
Trier les prix et les goodie bags
3 personnes
22
Vérifier les sets de golf et les balles
2 personnes
23
Tester les données de paiement des dons
24
Préparer le service traiteur
3 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
28
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
29
Remplir les glacières
2 personnes
30
Installer les panneaux de trous
3 personnes
31
Installer les drapeaux des sponsors
2 personnes
32
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
33
Tester le son et le micro
2 personnes
34
Préparer les goodie bags
2 personnes

Événement

35
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
36
Enregistrer les participants
3 personnes
37
Distribuer les kits de départ
2 personnes
38
Enregistrer les dons
2 personnes
39
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
40
Expliquer les règles du golf
41
Donner le coup d’envoi
42
Préparer l’arrêt intermédiaire
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Récupérer les cartes de score
2 personnes
46
Vérifier les scores
2 personnes
47
Servir le dîner
5 personnes
48
Annoncer le programme
49
Présenter l’association
50
Présenter les lots de la vente aux enchères
2 personnes
51
Enregistrer le produit de la vente aux enchères
2 personnes
52
Annonce des gagnants
53
Remettre les prix
2 personnes
54
Prononcer le discours de remerciement
55
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
56
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

57
Éteindre l’éclairage
2 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Démonter le buffet
3 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
62
Démonter les tentes de fête
4 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Rassembler le matériel de golf
3 personnes
65
Stocker les données de dons en toute sécurité
2 personnes
66
Transférer le produit
67
Remercier les sponsors
2 personnes
68
Remercier les participants
2 personnes
69
Rendre le matériel loué
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Gérer les objets perdus
72
Partager les photos avec les participants
73
Envoyer le reçu de don

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 8
Tables cocktailqté 4
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tabouretsqté 8
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Couvertsqté 90
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Thermos à caféqté 6
Chauffe-platsqté 8
Brise-glaceqté 2
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Plateaux de barqté 4
Tabliers de serviceqté 8
Bacs alimentairesqté 12
Pains de glaceqté 24
Tire-bouchonsqté 4
Refroidisseurs à vinqté 6

Équipement

Glacièresqté 8
Réfrigérateursqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bain-marieqté 2
Barbecues à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone

Matériel de sport

Balles de golfqté 120
Fiches de scoreqté 100
Crayonsqté 120
Tees de golfqté 500
Fourchesqté 80
Serviettes de golfqté 80
Parapluies de golfqté 20
Tapis de sortieqté 4
Piques de concoursqté 18
Mètres rubansqté 4
Voiturettes de golfqté 20

Décoration

Bannières sponsorsqté 12
Bannières sponsorqté 12
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 8
Numéros de tableqté 12
Badges nominatifsqté 100
Pots à stylosqté 8
Sacs cadeauxqté 90
Braceletsqté 100
Panneaux de vente aux enchèresqté 20
Mur photo

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariot de nettoyage

Conseils

Réservez le terrain avant de contacter les sponsors : vous aurez ainsi une date, un format de jeu et un nombre de départs à communiquer. Bloquez aussi les voiturettes et le traiteur dès que la capacité du parcours est confirmée.
Préparez les packs de sponsoring avant l’envoi des invitations. Donnez aux sponsors une date limite de confirmation, idéalement 4 semaines avant l’événement, afin d’avoir le temps de produire les panneaux de piste et les supports imprimés.
Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant la journée de golf. Il vous faut ce délai pour recueillir les allergies et régimes alimentaires, répartir les joueurs dans les vols et envoyer les horaires de départ.
Ne gardez pas les lots et les goodie bags pour le matin même : triez-les la veille par catégorie ou par concours. Vérifiez aussi les cartes de score, les balles et les informations affichées à l’accueil avant l’arrivée des participants.
Testez les terminaux de paiement et la procédure de don avant l’ouverture des portes. Contrôlez également les rallonges, multiprises, machines à café, équipements de maintien au chaud et tentes de réception pour éviter une installation improvisée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée de golf caritative ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation du terrain, le choix de l’association et la création des packs de sponsoring, car elles conditionnent les invitations et le budget.
Quand fermer les inscriptions pour une journée de golf ?: Fermez les inscriptions environ 7 jours avant le départ. Ce délai permet de répartir les joueurs dans les vols, d’envoyer le programme et de transmettre au traiteur le nombre de repas ainsi que les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il confirmer les sponsors ?: Fixez une date de confirmation 4 semaines avant l’événement. Vous pourrez alors finaliser les sponsors de trou, concevoir les panneaux de piste et faire imprimer les cartes de score sans commande urgente.
Que vérifier la veille d’une journée de golf caritative ?: La veille, vérifiez la liste des participants, les horaires de départ, la météo, les lots, les goodie bags et le matériel de golf. Testez aussi les paiements et installez, ou préparez l’installation, des tentes et du matériel de réception selon les horaires du terrain.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.