Zo organiseer je een charity golfdag
Begin een charity golfdag niet met de uitnodiging, maar met de golfbaan, het programma en het goede doel. Die keuzes bepalen hoeveel deelnemers je aankunt, welke sponsorpakketten passen en hoeveel tijd je nodig hebt voor catering en registratie. Werk daarna toe naar inschrijvingen, sponsorbevestigingen en een sluitende flightindeling. In de laatste week controleer je vooral betalingen, dieetwensen, materialen, prijzen en de weersverwachting.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Golfbaan reserveren
- 2
Golfprogramma vastleggen
2 personen
- 3
Goede doel selecteren
2 personen
- 4
Sponsorpakketten samenstellen
2 personen
- 5
Sponsoren benaderen
2 personen
- 6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Starttijden indelen
2 personen
- 11
Golfkarretjes reserveren
- 12
Catering reserveren
- 13
Prijzen voor wedstrijd regelen
2 personen
- 14
Hole-sponsoren bevestigen
- 15
Baanbordjes ontwerpen
- 16
Scorekaarten laten drukken
- 17
Deelnemerslijst controleren
2 personen
- 18
Flightindeling versturen
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Boodschappen doen
2 personen
- 21
Prijzen en goodiebags sorteren
3 personen
- 22
Golfsets en ballen controleren
2 personen
- 23
Donatiebetaalgegevens testen
- 24
Catering voorbereiden
3 personen
- 25
Partytenten opbouwen
4 personen
- 26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 27
Registratiebalie opbouwen
2 personen
- 28
Buffet en bar inrichten
3 personen
- 29
Koelboxen vullen
2 personen
- 30
Holebordjes plaatsen
3 personen
- 31
Sponsorvlaggen plaatsen
2 personen
- 32
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
2 personen
- 33
Geluid en microfoon testen
2 personen
- 34
Goodiebags klaarzetten
2 personen
Event
- 35
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
- 36
Deelnemers registreren
3 personen
- 37
Startpakketten uitdelen
2 personen
- 38
Donaties registreren
2 personen
- 39
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
- 40
Golfregels toelichten
- 41
Startschot geven
- 42
Tussenstop voorbereiden
2 personen
- 43
Hapjes serveren
3 personen
- 44
Dranken bijvullen
2 personen
- 45
Scorekaarten innemen
2 personen
- 46
Scores controleren
2 personen
- 47
Diner uitserveren
5 personen
- 48
Programma aankondigen
- 49
Goede doel toelichten
- 50
Veilingitems presenteren
2 personen
- 51
Veilingopbrengst registreren
2 personen
- 52
Winnaars bekendmaken
- 53
Prijzen uitreiken
2 personen
- 54
Dankwoord uitspreken
- 55
Laatste drankronde serveren
2 personen
- 56
Deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
- 57
Verlichting uitschakelen
2 personen
- 58
Afval verzamelen
3 personen
- 59
Servies afwassen
3 personen
- 60
Buffet opruimen
3 personen
- 61
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 62
Partytenten afbreken
4 personen
- 63
Locatie schoonmaken
4 personen
- 64
Golfmateriaal verzamelen
3 personen
- 65
Donatiegegevens veilig opslaan
2 personen
- 66
Opbrengst overmaken
- 67
Sponsoren bedanken
2 personen
- 68
Deelnemers bedanken
2 personen
- 69
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
- 70
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 71
Verloren voorwerpen afhandelen
- 72
Foto's delen met deelnemers
- 73
Donatiebewijs versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Biertafelsaantal 8
- Cocktailtafelsaantal 4
- Stoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 4
- Registratietafel
- Krukkenaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
Servies
- Dinerbordenaantal 90
- Dessertbordenaantal 90
- Koffiekopjesaantal 80
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 90
- Besteksetsaantal 90
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
- Waterkannenaantal 8
Catering
- Boodschappen
- Drankdispensersaantal 4
- Koffiethermoskannenaantal 6
- Buffetwarmersaantal 8
- IJsbrekersaantal 2
- Flessenopenersaantal 6
- Wijnopenersaantal 6
- Barbakkenaantal 4
- Serveerschortenaantal 8
- Voedselbakkenaantal 12
- Koelelementenaantal 24
- Kurkentrekkersaantal 4
- Wijnkoelersaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- Koelkastenaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Bain-marieaantal 2
- Gasbarbecuesaantal 2
- Gasflessenaantal 4
- Betaalterminalsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Luidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaard
Sportmateriaal
- Golfballenaantal 120
- Scorekaartenaantal 100
- Potlodenaantal 120
- Golfteesaantal 500
- Pitchforksaantal 80
- Golfhanddoekenaantal 80
- Golfparaplu'saantal 20
- Afslagmattenaantal 4
- Wedstrijdpinnenaantal 18
- Meetlintenaantal 4
- Golfkarretjesaantal 20
Decoratie
- Sponsorbannersaantal 12
- Sponsorvlaggenaantal 12
- Ballonnenaantal 100
- Bloemstukkenaantal 8
- Tafelnummersaantal 12
- Naamkaartjesaantal 100
- Pennenbakjesaantal 8
- Goodiebagsaantal 90
- Polsbandjesaantal 100
- Veilingbordjesaantal 20
- Fotowand
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakkar
Tips
- Leg de golfbaan en het programma eerst vast. Reserveer daarna direct golfkarretjes en bepaal hoeveel flights en deelnemers je maximaal kunt verwerken.
- Maak sponsorpakketten met een duidelijke deadline en bevestig hole-sponsoren uiterlijk enkele weken voor de golfdag. Dan is er nog tijd om baanbordjes te ontwerpen en te laten maken.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers en speciale menu’s uiterlijk 7 dagen vooraf door aan de catering.
- Stuur de flightindeling pas nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd, maar houd een reservelijst bij. Verstuur starttijden en praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor het evenement.
- Test donatiebetaalgegevens en betaalterminals vóór de golfdag. Sorteer prijzen en goodiebags per onderdeel en controleer golfsets, ballen, scorekaarten, verlengkabels en stekkerdozen de dag ervoor.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een charity golfdag?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de golfbaan, het goede doel en het programma. Sponsoren en deelnemers hebben daarna minimaal 8 tot 12 weken nodig om te reageren.
- Wanneer stuur je de uitnodigingen voor een charity golfdag?
- Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 10 tot 12 weken vooraf. Sluit de inschrijving 2 tot 3 weken voor de golfdag, zodat je starttijden, catering en flightindeling definitief kunt maken.
- Hoeveel drank reken je per deelnemer aan een charity golfdag?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van het programma en de catering. Zet bij registratie en na afloop waterkannen en waterglazen klaar; tijdens de ronde zijn extra koelboxen praktisch.
- Wanneer maak je de flightindeling voor een charity golfdag?
- Maak een eerste indeling zodra de inschrijving sluit, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Controleer namen, handicaps en speciale verzoeken uiterlijk 3 dagen voor de start en verstuur daarna de definitieve starttijden.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!