Organiser une journée d’adoption, étape par étape

Une journée d’adoption se prépare d’abord avec des informations fiables sur les animaux, puis avec un déroulé précis pour les visiteurs et les bénévoles. Commencez par réserver le lieu et créer le formulaire d’inscription avant de communiquer la date. Ensuite, regroupez les rendez-vous vétérinaires, les dossiers et les entretiens d’adoption. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, contrôler le matériel et installer des espaces propres et sécurisés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir le formulaire d'inscription
2
Enregistrer les animaux participants
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Vérifier les rendez-vous chez le vétérinaire
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier le message promotionnel
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Planifier les entretiens d’adoption
2 personnes
10
Répartir les bénévoles
11
Vérifier les informations sur les animaux
2 personnes
12
Imprimer les contrats d’adoption
13
Envoyer les indications d'accès
14
Inventorier le matériel
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
16
Faire les courses
2 personnes
17
Nettoyer les enclos des animaux
3 personnes
18
Étiqueter les enclos des animaux
2 personnes
19
Préparer les dossiers d’adoption
2 personnes
20
Remplir les glacières
2 personnes
21
Acheminer les animaux sur le site
4 personnes
22
Faire contrôler médicalement les animaux
2 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Installer des enclos pour animaux
4 personnes
26
Accrocher les panneaux d’information
2 personnes
27
Suspendre la décoration
2 personnes
28
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Installer le stand d’adoption
2 personnes
30
Mettre en place le point café
2 personnes
31
Préparer les en-cas
3 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Préparer les badges nominatifs
34
Briefer les bénévoles
3 personnes
35
Laisser les animaux s'acclimater
3 personnes

Événement

36
Ouvrir les portes
2 personnes
37
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
38
Orienter les visiteurs
2 personnes
39
Présenter les informations sur les animaux
4 personnes
40
Animer la rencontre avec les animaux
5 personnes
41
Conduire les entretiens d’adoption
3 personnes
42
Enregistrer les demandes d'adoption
2 personnes
43
Expliquer les conditions d'adoption
2 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Abreuver les animaux
3 personnes
48
Nourrir les animaux
3 personnes
49
Vérifier les enclos des animaux
3 personnes
50
Nettoyer les hébergements entre-temps
3 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Signer les contrats d’adoption
2 personnes
54
Remettre les kits d’adoption
2 personnes
55
Accompagner le départ des adoptants
2 personnes
56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
57
Laisser les animaux partir calmement
3 personnes
58
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

59
Ramener les animaux
4 personnes
60
Archiver les dossiers d'adoption
2 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Vider les glacières
2 personnes
63
Nettoyer les enclos des animaux
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Rapporter le matériel
2 personnes
69
Relancer les demandes en attente
2 personnes
70
Relancer les adoptants
2 personnes
71
Transmettre les coordonnées du vétérinaire

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Table de comptoirqté 2
Portant à vêtements
Armoires de rangementqté 3

Soins aux animaux

Enclos pour animauxqté 15
Paniers de transportqté 10
Colliersqté 10
Lignesqté 10
Bacs à eauqté 20
Gamellesqté 20
Bacs à litièreqté 8
Pelles à litièreqté 4
Brosses pour animauxqté 6
Serviettesqté 30
Tapis pour animauxqté 15
Jouetsqté 20
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 60
Tassesqté 60
Verresqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Ciseauxqté 4
Pincesqté 6

Équipement

Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Porte-nomsqté 20
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Éponges de nettoyageqté 10

Sécurité

Barrières pour animauxqté 12
Passe-câblesqté 6
Extincteursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez 4 à 6 semaines avant la date : réservez le lieu, créez le formulaire d’inscription et rassemblez les informations de chaque animal avant d’envoyer les invitations.
Bloquez les entretiens d’adoption par créneaux de 20 à 30 minutes. Gardez au moins 10 minutes entre deux rendez-vous pour répondre aux questions et mettre à jour les dossiers.
Vérifiez les informations médicales 3 à 5 jours avant l’événement, puis faites contrôler les animaux avant leur acheminement sur le site. Un dossier incomplet ralentit immédiatement les adoptions.
Préparez les enclos, paniers de transport, colliers, laisses, gamelles et bacs à eau la veille. Étiquetez chaque enclos avec le nom de l’animal et vérifiez que l’eau, la litière et les serviettes sont accessibles.
Répartissez les bénévoles par rôle et par horaire, avec une personne à l’accueil, une autre pour les animaux et une autre pour les entretiens. Envoyez les indications d’accès au moins 48 heures à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’adoption ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les réservations, les inscriptions, les vérifications vétérinaires et la répartition des bénévoles demandent plus de temps que l’installation du jour même.
Quand faut-il inscrire les animaux participants ?: Enregistrez-les dès que le lieu et la date sont confirmés, au moins 3 semaines avant l’événement. Vérifiez ensuite les données médicales et comportementales une dernière fois entre 3 et 5 jours avant.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée d’adoption ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour 4 à 6 animaux et 1 personne dédiée aux entretiens. Pour une journée de 20 animaux, cela représente généralement 6 à 8 bénévoles par rotation.
Quand préparer le matériel pour une journée d’adoption ?: Faites l’inventaire 7 jours avant et complétez les achats au plus tard 3 jours avant. Préparez les enclos, les paniers et les fournitures de soins la veille, afin de garder le matin de l’événement pour l’installation et le contrôle final.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.