Organiser une initiation à la plongée, étape par étape

Une initiation à la plongée se prépare d’abord avec une école ou des moniteurs qualifiés, puis avec un groupe de participants clairement défini. Avant d’envoyer les invitations, confirmez le lieu, les autorisations, le programme et la disponibilité du matériel. Les formulaires médicaux, la répartition des binômes et les consignes pratiques doivent être finalisés plusieurs jours avant l’activité. Gardez aussi un programme alternatif prêt, car la météo et les conditions au bord de l’eau peuvent modifier la séance le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver l'école de plongée
3
Vérifier le permis de plongée
4
Réserver les instructeurs
5
Formaliser la location de matériel
6
Définir la limite de participants
2 personnes
7
Envoyer les invitations
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les formulaires médicaux
11
Vérifier les autorisations
12
Finaliser la liste des participants
13
Créer la répartition des binômes
2 personnes
14
Répartir les groupes de plongée
2 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Confirmer le programme alternatif
2 personnes
17
Envoyer les infos pratiques aux participants
18
Vérifier la liste des courses
19
Faire les courses
2 personnes
20
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
21
Vérifier le matériel de plongée
3 personnes
22
Imprimer les numéros d’urgence
23
Imprimer l’itinéraire et les informations de stationnement
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Vérifier le terrain et le bord de l’eau
2 personnes
26
Installer la table d’inscription
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
3 personnes
28
Installer des espaces ombragés
3 personnes
29
Installer la table traiteur
2 personnes
30
Préparer le matériel de plongée par groupe
4 personnes
31
Vérifier l’équipement personnel
3 personnes
32
Installer les cylindres en toute sécurité
3 personnes
33
Aménager la salle de briefing
2 personnes

Événement

34
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
35
Accueillir les participants
3 personnes
36
Cocher la présence
37
Vérifier les certificats médicaux
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
40
Expliquer la théorie de la plongée
2 personnes
41
Présenter l’équipement
3 personnes
42
Habiller les participants
3 personnes
43
Aider à enfiler l’équipement
4 personnes
44
Accompagner le premier groupe de plongeurs
3 personnes
45
Accompagner le deuxième groupe de plongée
3 personnes
46
Accompagner le troisième groupe de plongée
3 personnes
47
Nettoyer le matériel de plongée
4 personnes
48
Fournir des vêtements chauds aux participants
2 personnes
49
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Préparer le barbecue
3 personnes
52
Servir le barbecue
4 personnes
53
Servir les repas végétariens
2 personnes
54
Débriefer les plongées
2 personnes
55
Remettre les certificats
2 personnes
56
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

57
Ranger les restes au frais
2 personnes
58
Inventorier le matériel de plongée
3 personnes
59
Emballer le matériel de plongée
4 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
63
Démonter les zones ombragées
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
3 personnes
65
Rassembler les objets perdus
66
Fermer le lieu
2 personnes
67
Retourner le matériel loué
2 personnes
68
Ranger les courses restantes
69
Envoyer les photos des participants
70
Renvoyer les certificats par voie numérique

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 30
Tentes de réceptionqté 3
Inscription à la table pliante
Portants à vêtementsqté 3

Matériel de sport

Combinaisons de plongéeqté 24
Masques de plongéeqté 24
Masques de plongéeqté 24
Palmesqté 24
Gilets de plongéeqté 24
Bouteilles de plongéeqté 24
Appareils respiratoiresqté 24
Manomètresqté 24
Ceintures de plombqté 24
Blocs de plombqté 120
Bouées de plongéeqté 6
Bouées de balisage de surfaceqté 6
Drapeaux de plongéeqté 3
Ordinateurs de plongéeqté 24
Gants en néoprèneqté 24
Chaussures en néoprèneqté 24
Lunettes de rechangeqté 4
Ailettes de rechangeqté 4
Bacs à matérielqté 12
Éviers de rinçageqté 4
Brosses pour matériel de plongéeqté 4
Couvertures thermiquesqté 30
Bouées de sauvetageqté 2
Lignes de lancerqté 2
Tablettes d’écriture étanchesqté 6
Crayons sous-marinsqté 12

Équipement

Compresseurs
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
Haut-parleur
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Trousse de premiers secours
Mallette d’oxygène
Thermomètreqté 2
Étuis de téléphone étanchesqté 4

Cuisine

Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Briquets à gazqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de barbecueqté 4
Papier aluminiumqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 36
Petits bolsqté 36
Verresqté 48
Tasses à caféqté 30
Tassesqté 30
Couvertsqté 36
Louchesqté 8
Cafetièreqté 2
Bouilloireqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 4
Torchonsqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 30
Panneaux indicateursqté 8
Ruban de signalisationqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le lieu et l’école de plongée, puis confirmez le nombre maximal de participants avec les instructeurs. La capacité dépend du matériel disponible, du nombre de moniteurs et du niveau d’encadrement prévu.
Envoyez les formulaires médicaux et les autorisations dès l’inscription, avec une date limite fixée au moins 7 jours avant l’initiation. Sans ces documents, vous risquez de découvrir trop tard qu’un participant ne peut pas plonger.
Finalisez la liste des participants et la répartition des groupes 2 à 3 jours avant l’événement. Préparez les binômes en tenant compte des besoins signalés et transmettez à chacun l’horaire, le point de rendez-vous, le stationnement et les affaires à prévoir.
Vérifiez le matériel de plongée la veille : combinaisons, masques, palmes, gilets, bouteilles, appareils respiratoires, manomètres et lest. Prévoyez aussi les éléments de sécurité et de signalisation, notamment les bouées, les drapeaux et les lignes de lancer.
Consultez les prévisions météo la veille et le matin même, puis confirmez le plan B avant l’arrivée des participants. Installez dès l’ouverture une zone claire pour l’accueil, le rinçage et le rangement du matériel afin d’éviter les pertes de temps entre les groupes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une initiation à la plongée ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver l’école, les instructeurs et le matériel, puis de collecter les formulaires médicaux et les autorisations au moins 7 jours avant la séance.
Combien de participants prévoir par moniteur pour une initiation à la plongée ?: Le ratio dépend de l’école et du site, mais il doit être confirmé avant les inscriptions. Demandez le nombre maximal autorisé par instructeur et limitez les inscriptions à cette capacité, matériel compris.
Quand faut-il vérifier la météo pour une initiation à la plongée ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin de l’activité. Le programme alternatif doit être confirmé avant l’arrivée du groupe, pas au moment où les participants sont déjà sur place.
Que faut-il envoyer aux participants avant l’initiation ?: Envoyez les informations pratiques 3 à 5 jours avant : heure d’arrivée, adresse, itinéraire, stationnement, tenue, documents à apporter et coordonnées d’urgence. Renvoyez un rappel la veille avec les éventuels changements liés à la météo.

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