Organiser une fête de village, étape par étape

Une fête de village se prépare plusieurs semaines à l’avance, car la date, le lieu, les autorisations et les participants doivent être coordonnés dans le bon ordre. Commence par bloquer le site et les réservations, puis construis un programme réaliste avant de solliciter les stands et les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, les stocks et les besoins alimentaires. Le jour J, prévois une équipe distincte pour l’installation, l’accueil, la circulation et le rangement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Faire les réservations
3
Vérifier les autorisations
4
Établir le programme
3 personnes
5
Contacter les stands participants
2 personnes
6
Conserver le programme musical
2 personnes
7
Envoyer les invitations
3 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Répartir les emplacements
2 personnes
12
Créer le plan
13
Définir l'itinéraire de circulation
2 personnes
14
Informer le voisinage
2 personnes
15
Afficher la promotion
3 personnes
16
Confirmer les livraisons
2 personnes
17
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
18
Finaliser la liste de courses
2 personnes
19
Faire les courses
4 personnes
20
Récupérer les boissons et les produits réfrigérés
3 personnes
21
Rassembler le matériel
4 personnes
22
Inspecter le site
3 personnes
23
Installer les barrières
4 personnes
24
Monter les tentes
6 personnes
25
Installer les tables
5 personnes
26
Installer les chaises
4 personnes
27
Libérer l'emplacement du podium
3 personnes
28
Installer le matériel sonore
3 personnes
29
Tester les microphones
2 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Suspendre la décoration
4 personnes
32
Installer le panneau d'information
2 personnes
33
Installer la table d’inscription
2 personnes
34
Installer le stand de restauration
4 personnes
35
Mettre les boissons au frais
3 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Préparer les informations sur les allergènes
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
3 personnes
40
Vérifier les toilettes
2 personnes
41
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
42
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
45
Annoncer le programme
46
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
47
Distribuer le matériel de jeu
2 personnes
48
Accompagner les spectacles
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Servir les boissons
4 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les en-cas
3 personnes
54
Garder les tables propres
3 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
57
Faire des rondes sur le site
2 personnes
58
Allumer l’éclairage
59
Annoncer le dernier élément du programme
60
Saluer les visiteurs à leur départ
4 personnes

Suivi

61
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
62
Ranger les aliments en toute sécurité
3 personnes
63
Ranger les boissons
3 personnes
64
Rassembler les déchets
5 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
66
Démonter les tentes
6 personnes
67
Retirer la décoration
4 personnes
68
Faire la vaisselle
4 personnes
69
Nettoyer la cuisine
3 personnes
70
Nettoyer le site
5 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Rapporter le matériel
3 personnes
73
Retourner le matériel audio
2 personnes
74
Trier le stock restant
2 personnes
75
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
76
Remettre les clés et les moyens d’accès

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Nappesqté 16
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Mégaphone à main

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12
Pincesqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Grandes poêlesqté 3
Brûleurs à gazqté 3
Bouteilles de gazqté 3
Plaques de cuisson en aluminiumqté 6
Tapis rafraîchissantsqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 3
Décoration de tableqté 16
Affiches du programmeqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 100
Panneaux en ardoiseqté 6

Matériel de sport

Ballonsqté 12
Jeux de lancer d'anneauxqté 3
Cordes de tir à la cordeqté 2
Cordes à sauterqté 8
Kits de craie pour trottoirqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date, le lieu et les réservations au moins 8 à 12 semaines avant la fête. Vérifie immédiatement les autorisations nécessaires, notamment pour l’occupation du site, la musique et la circulation.
Établis le programme avant d’envoyer les invitations. Laisse des créneaux de 15 à 30 minutes entre les animations pour absorber les retards et indique clairement les horaires d’arrivée des stands participants.
Répartis les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures plutôt que de compter sur une seule équipe toute la journée. Prévois une personne responsable du plan, des emplacements et des changements de dernière minute.
Finalise les achats 3 à 5 jours avant l’événement, puis récupère les boissons et produits réfrigérés le plus tard possible. Contrôle les stocks dès leur arrivée : gobelets, tasses, couverts, rallonges et éclairage sont souvent oubliés.
Inspecte le site avant l’installation et définis un itinéraire de circulation visible. Monte les tentes, installe les tables et pose les barrières avant l’arrivée du public, idéalement 2 à 3 heures avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de village ?: Prévois généralement 8 à 12 semaines pour une fête avec stands, musique et bénévoles. Commence plus tôt si des autorisations administratives ou des réservations de matériel sont nécessaires.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une fête de village ?: Envoie une première annonce 4 à 6 semaines avant la date, puis un rappel 7 à 10 jours avant. Demande les inscriptions et les besoins alimentaires dès le premier envoi.
Combien de bénévoles faut-il prévoir le jour d’une fête de village ?: Pour une fête de taille moyenne, prévois au minimum 1 responsable général, 2 personnes pour l’installation, 2 pour l’accueil et 2 pour la circulation ou le rangement par créneau. Ajoute une équipe dédiée aux stands si plusieurs exposants participent.
Quand installer les tentes et les tables ?: L’installation commence généralement 2 à 3 heures avant l’ouverture, après l’inspection du site et la mise en place des barrières. Termine le plan des emplacements et l’alimentation électrique avant l’arrivée des participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.