Ein Dorffestival Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Klärt Datum und Veranstaltungsort mindestens drei Monate vorher. Prüft direkt, ob Genehmigungen, Verkehrsregelung oder Informationen an die Nachbarschaft nötig sind, damit keine kurzfristige Absage oder Umplanung entsteht.
• Plant Stände, Musik und Verkehrswege auf einem Lageplan. Reserviert für jeden Stand einen festen Platz und lasst zusätzliche Fläche für Laufwege, Lautsprecher, Zelte und Lieferungen frei.
• Teilt die Freiwilligen in Schichten von zwei bis drei Stunden ein. Besetzt Aufbau, Ausschank, Standbetreuung, Technik und Abbau getrennt, statt alle Helfer nur für den ganzen Tag einzuplanen.
• Schließt die Einkaufsliste spätestens eine Woche vorher ab und prüft die Bestandsliste. Getränke und Kühlwaren holt ihr möglichst am Vortag ab; Kühlboxen, Thermoskannen und Kaffeemaschinen müssen dann bereits eingeplant sein.
• Macht am Vortag einen Rundgang über das Gelände. Stellt zuerst Absperrungen, Zelte und Tische auf, verlegt Verlängerungskabel sicher und testet Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone vor dem Eintreffen der Gäste.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Dorffestival organisieren?

Beginne mindestens drei Monate vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Vier bis sechs Wochen vor dem Termin sollten Programm, Stände, Musik und Helferplanung stehen.

Wie viele Helfer braucht man für ein Dorffestival?

Plane pro gleichzeitig besetztem Bereich mindestens zwei Helfer ein und teile sie in Schichten von zwei bis drei Stunden ein. Für Aufbau und Abbau brauchst du zusätzlich jeweils mehrere Personen, weil Zelte, Tische und Absperrungen parallel aufgestellt werden.

Wann sollte man die Einladungen für ein Dorffestival verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vorher. Bitte um Anmeldungen und Ernährungswünsche mit einer Rückmeldefrist von mindestens sieben Tagen, damit Einkauf und Standverteilung rechtzeitig angepasst werden können.

Was muss man am Tag vor dem Dorffestival erledigen?

Hole Getränke und Kühlwaren ab, bestätige alle Lieferungen und stelle Materialien, Geschirr und Technik zusammen. Kontrolliere das Gelände mindestens einmal vollständig und teste die Lautsprecher, Mikrofone und Beleuchtung vor dem Festtag.