Organiser une fête de l’école sans rien laisser au hasard

Une fête de l’école se prépare d’abord comme un projet collectif, pas comme un simple goûter. Commence par fixer la date, le programme et les espaces disponibles, puis règle rapidement les autorisations, la sécurité et les droits musicaux. Les inscriptions servent ensuite à dimensionner les repas, les boissons, les tables et l’encadrement. La dernière semaine doit être réservée aux confirmations, au briefing des bénévoles et à l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le site de l’école
3
Réserver les salles nécessaires
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier les droits musicaux
6
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
7
Vérifier les issues d’évacuation
2 personnes
8
Recruter des encadrants
2 personnes
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Concevoir les invitations
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Ouvrir les inscriptions
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Envoyer un rappel
16
Déterminer le nombre définitif de visiteurs
2 personnes
17
Passer la commande traiteur
2 personnes
18
Réserver l’équipement
19
Réserver le matériel de jeu
20
Établir le programme musical
2 personnes
21
Établir le planning des matchs
2 personnes
22
Créer le plan
23
Préparer le briefing des bénévoles
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
27
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
28
Tester le matériel de musique
2 personnes
29
Tester l’éclairage
2 personnes
30
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
31
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
32
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
33
Libérer la salle
4 personnes
34
Installer les tables
4 personnes
35
Installer les chaises
4 personnes
36
Monter le buffet
4 personnes
37
Installer les points de boissons
3 personnes
38
Suspendre la décoration
4 personnes
39
Monter le mur photo
2 personnes
40
Mettre en place les stations de jeu
4 personnes
41
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
42
Raccorder la sonorisation
2 personnes
43
Brancher l’éclairage
2 personnes
44
Tester les microphones
2 personnes
45
Préparer le matériel de premiers secours
46
Dégager les sorties de secours
2 personnes
47
Vérifier les toilettes
2 personnes
48
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

49
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
50
Accueillir les visiteurs
4 personnes
51
Annoncer le programme
52
Encadrer les postes de jeu
8 personnes
53
Encadrer les matchs
4 personnes
54
Fournir la musique
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
4 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
58
Distribuer les repas adaptés au régime
2 personnes
59
Servir les repas
5 personnes
60
Dégager les tables
3 personnes
61
Vider les poubelles
2 personnes
62
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
63
Accompagner le mur photo
64
Assurer la remise des prix
2 personnes
65
Animer l’activité danse
2 personnes
66
Annoncer le départ
67
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

68
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
69
Éteindre l'éclairage
2 personnes
70
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
71
Rassembler la vaisselle
4 personnes
72
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
73
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
74
Retirer la décoration
3 personnes
75
Trier les déchets
3 personnes
76
Balayer les sols
3 personnes
77
Nettoyer les sols
3 personnes
78
Nettoyer les toilettes
2 personnes
79
Nettoyer la cuisine
3 personnes
80
Faire la vaisselle
3 personnes
81
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
82
Retourner les matériels de location
2 personnes
83
Rassembler les objets perdus
2 personnes
84
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 16
Chaisesqté 180
Tables de buffetqté 4
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 240
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 200
Louchesqté 12
Ciseauxqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 8
Pinces de serviceqté 10
Verres doseursqté 4
Thermosqté 6
Carafesqté 12
Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 8
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 4
Guirlandesqté 20
Nappesqté 20
Bannière pour photowall
Accessoires photoqté 30
Badges nominatifsqté 200
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Ballons de volleyqté 4
Cônesqté 30
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
Balles souplesqté 12
Jeux de lancer d'anneauxqté 4
Sacs de course en sacqté 12
Médaillesqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaisqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et les salles au moins 8 à 12 semaines avant la fête. Vérifie aussi les issues d’évacuation et les autorisations avant d’envoyer les invitations.
Ouvre les inscriptions avec une date limite claire, puis envoie un rappel 7 jours avant la clôture. Demande dès l’inscription les allergies, régimes particuliers et besoins d’accessibilité.
Ne commande pas le traiteur sur une estimation vague : arrête le nombre définitif de visiteurs 5 à 7 jours avant l’événement. Prévois aussi qui réceptionne les plats et où les conserver au chaud ou au froid.
Répartis les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures, avec une personne référente pour l’accueil, les jeux, le buffet et la technique. Un briefing de 20 à 30 minutes le jour même évite les changements de dernière minute.
Teste les haut-parleurs, microphones et la table de mixage avant l’arrivée du public. Refroidis les boissons la veille et installe les tables de buffet, la vaisselle réutilisable et les carafes avant le début du programme.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de l’école ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour réserver le site, vérifier les autorisations, recruter les encadrants et lancer les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les effectifs, commander le repas et préparer le briefing.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une fête de l’école ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la fête, avec une date limite d’inscription située 10 à 14 jours avant l’événement. Un rappel 7 jours avant cette échéance récupère souvent les réponses manquantes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une fête d’école ?: Répartissez les bénévoles par postes et par créneaux de 2 heures plutôt que de compter uniquement un total. Prévoyez au minimum une personne référente pour chaque zone : accueil, activités, buffet, sécurité et technique, puis ajoutez une marge de 10 à 20 % pour les absences.
Quand commander le repas et les boissons ?: Fixez le nombre définitif de visiteurs 5 à 7 jours avant la fête et passez alors la commande du traiteur. Achetez les boissons et les produits non périssables quelques jours avant, puis refroidissez les boissons la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.