Schulfest organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Ein Schulfest wird überschaubar, wenn du die Vorbereitung in der richtigen Reihenfolge aufbaust. Lege zuerst Datum, Programm und Räume fest, kläre danach Genehmigungen, Musikrechte und Sicherheit. Anschließend organisierst du Einladungen, Anmeldungen, Helfer, Catering und Technik. Plane die Besucherzahl erst endgültig, wenn die Anmeldefrist abgelaufen ist. So bestellst du Essen passend und vermeidest, dass am Veranstaltungstag Mikrofone, Getränke oder eingeteilte Aufsichtspersonen fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Schulstandort reservieren
3
Benötigte Räume reservieren
4
Genehmigungen prüfen
5
Musikrechte prüfen
6
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
7
Evakuierungswege kontrollieren
2 Personen
8
Aufsichtspersonen anwerben
2 Personen
9
Freiwillige einteilen
2 Personen
10
Einladungen gestalten
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Anmeldungen öffnen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Erinnerung senden
16
Endgültige Besucherzahl festlegen
2 Personen
17
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
18
Ausrüstung reservieren
19
Spielmaterialien reservieren
20
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
21
Spielplan erstellen
2 Personen
22
Lageplan erstellen
23
Volunteer-Briefing vorbereiten
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
27
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
28
Musikanlage testen
2 Personen
29
Lichtanlage testen
2 Personen
30
Spielmaterialien prüfen
2 Personen
31
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
32
Empfangstresen vorbereiten
2 Personen
33
Saal freiräumen
4 Personen
34
Tische aufstellen
4 Personen
35
Stühle aufstellen
4 Personen
36
Buffet aufbauen
4 Personen
37
Getränkestationen einrichten
3 Personen
38
Dekoration aufhängen
4 Personen
39
Fotowand aufbauen
2 Personen
40
Spielstationen vorbereiten
4 Personen
41
Wettkampfmaterialien bereitlegen
3 Personen
42
Musikanlage anschließen
2 Personen
43
Licht anschließen
2 Personen
44
Mikrofone testen
2 Personen
45
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
46
Notausgänge freihalten
2 Personen
47
Toiletten kontrollieren
2 Personen
48
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

49
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
50
Besucher empfangen
4 Personen
51
Programm ankündigen
52
Spielstationen betreuen
8 Personen
53
Wettkämpfe begleiten
4 Personen
54
Musik organisieren
2 Personen
55
Snacks servieren
4 Personen
56
Getränke nachfüllen
3 Personen
57
Buffet auffüllen
4 Personen
58
Diätmahlzeiten austeilen
2 Personen
59
Essen servieren
5 Personen
60
Tische abräumen
3 Personen
61
Mülleimer leeren
2 Personen
62
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
63
Fotowand betreuen
64
Preisverleihung durchführen
2 Personen
65
Tanzaktivität betreuen
2 Personen
66
Abschied ankündigen
67
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

68
Anlage ausschalten
2 Personen
69
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
70
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
71
Geschirr sammeln
4 Personen
72
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
73
Spielmaterialien sammeln
3 Personen
74
Dekoration entfernen
3 Personen
75
Abfall trennen
3 Personen
76
Böden fegen
3 Personen
77
Böden wischen
3 Personen
78
Toiletten reinigen
2 Personen
79
Küche reinigen
3 Personen
80
Geschirr abwaschen
3 Personen
81
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
82
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
83
Fundsachen sammeln
2 Personen
84
Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 16
StühleAnz. 180
BuffetischeAnz. 4
KlappischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare BecherAnz. 240
KaffeetassenAnz. 80
BestecksetsAnz. 200
ServierlöffelAnz. 12
ScherenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierschalenAnz. 20
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
ServierzangenAnz. 10
MessbecherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaraffenAnz. 12
KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadekabelAnz. 8
Beamer
Projektionsleinwand

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 4
GirlandenAnz. 20
TischdeckenAnz. 20
Fotowand-Stoff
FotopropsAnz. 30
NamensschilderAnz. 200
WegweiserAnz. 12
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 4
KreidetafelnAnz. 6

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
BasketbälleAnz. 4
VolleyballsAnz. 4
KegelAnz. 30
ReifenAnz. 12
SpringseileAnz. 12
SoftbälleAnz. 12
RingwurfsätzeAnz. 4
SackhüpfsäckeAnz. 12
MedaillenAnz. 30

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Datum, Programm und Raumplan. Reserviere den Schulstandort und benötigte Räume frühzeitig, damit Buffet, Spiele, Musik und Garderobe nicht um denselben Platz konkurrieren.
Kläre Sicherheitsfragen nicht erst in der letzten Woche. Erstelle einen Sicherheitsplan, kontrolliere Flucht- und Evakuierungswege und teile Aufsichtspersonen sowie Absperrungen eindeutig zu.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Einladung und Programm stehen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und sende mindestens eine Erinnerung, bevor du die endgültige Besucherzahl festlegst.
Bestelle Catering und Getränke nach dem Anmeldeschluss. Rechne Geschirr, Besteck, Servierschalen, Karaffen und Kühlmöglichkeiten getrennt durch – besonders Mehrwegbecher und Thermoskannen werden häufig zu spät eingeplant.
Teste die Technik vor dem Fest mit dem tatsächlichen Aufbau. Laptops, Mischpult, Lautsprecher und Funkmikrofone brauchen Strom, Kabelwege und eine verantwortliche Person; nimm außerdem einen kurzen Ablaufplan für das Volunteer-Briefing mit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulfest organisieren?: Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Standort und Räumen. Genehmigungen, Musikrechte und Sicherheitsfragen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Fest geklärt sein.
Wann sollte die Anmeldung für ein Schulfest enden?: Beende die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch 3 bis 5 Werktage, um Besucherzahl, Ernährungswünsche, Catering und Sitzordnung abzustimmen.
Wie viele Helfer braucht ein Schulfest?: Plane pro Aufgabenbereich mindestens 2 Personen ein und besetze Aufsicht, Einlass, Buffet, Spiele, Technik und Abbau getrennt. Das Briefing sollte 30 bis 45 Minuten vor Beginn stattfinden.
Was wird bei einem Schulfest häufig vergessen?: Oft fehlen ausreichend Mehrwegbecher, Servierbesteck, Kühlboxen, Mikrofonständer oder klare Fluchtwege. Prüfe Material, Technik und Sicherheitsplan spätestens 7 Tage vorher mit einer gemeinsamen Kontrollliste.

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