Organiser une fête de carnaval : l’ordre des préparatifs

Pour organiser une fête de carnaval, commence par verrouiller la date, le lieu et le budget avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à calculer les repas, les boissons, les bracelets et les besoins alimentaires. À l’approche du jour J, concentre-toi sur les commandes, la décoration, le buffet et les tests techniques. Le dernier briefing doit laisser à chaque bénévole une mission précise, notamment pour l’accueil, le concours et le défilé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Fixer le budget
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Choisir la musique et le programme de jeux
2 personnes
7
Définir le concours et les prix
2 personnes
8
Passer les commandes
9
Calculer les quantités de catering
2 personnes
10
Acheter les prix et le matériel de bricolage
2 personnes
11
Vérifier la décoration
2 personnes
12
Faire les courses
3 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les en-cas
4 personnes
15
Nettoyer le lieu
3 personnes
16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
17
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
18
Suspendre la décoration
4 personnes
19
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
20
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
21
Préparer les prix et les formulaires d’inscription
2 personnes
22
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

23
Accueillir les invités
3 personnes
24
Distribuer les bracelets
2 personnes
25
Accompagner le défilé carnavalesque
4 personnes
26
Encadrer les jeux pour enfants
4 personnes
27
Assurer le maquillage
2 personnes
28
Fournir la musique
29
Servir les boissons
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Servir des amuse-bouches
3 personnes
32
Traiter les inscriptions au concours
2 personnes
33
Encadrer le concours de déguisements
3 personnes
34
Annonce des gagnants
2 personnes
35
Encadrer les activités de danse
3 personnes
36
Annoncer le dernier tour
37
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

38
Rassembler les déchets
3 personnes
39
Retirer la décoration
4 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Nettoyer le lieu
4 personnes
43
Trier les matériaux
2 personnes
44
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Verresqté 30
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandesqté 20
Canons à confettisqté 6
Nappesqté 8
Masquesqté 60
Braceletsqté 70
Coloriagesqté 80
Crayons de couleurqté 12
Marqueursqté 12
Kits de maquillageqté 4
Gel pailletéqté 6
Miroirsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Matériel de sport

Cerceauxqté 8
Cônesqté 20
Corde de tir à la corde
Sacs de course en sacqté 10

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant toute communication, puis laisse au moins 3 semaines pour les inscriptions. Sans ce délai, tu risques de commander les repas et le matériel sur des estimations trop faibles.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et arrête les quantités 5 à 7 jours avant la fête. Prévois aussi quelques portions clairement identifiées pour éviter les échanges de dernière minute au buffet.
Prépare le concours avant d’acheter les prix : définis les catégories, les critères et le nombre de gagnants au moins 1 semaine à l’avance. Les formulaires d’inscription et les prix doivent être regroupés dans une enveloppe ou une boîte dédiée.
Refroidis les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des invités et répartis-les dans les glacières plutôt que dans un seul point de service. Installe le bar sur une table séparée du buffet pour limiter les bouchons.
Fais un test complet du son, de l’éclairage et du microphone 2 heures avant l’accueil. À ce moment-là, vérifie aussi les rallonges, les multiprises, les bracelets et le matériel du défilé avec les bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de carnaval ?: Prévois environ 3 à 4 semaines pour une fête avec inscriptions, repas, concours et défilé. Garde les 5 à 7 derniers jours pour confirmer les quantités, faire les courses et finaliser le programme.
Quand envoyer les invitations pour une fête de carnaval ?: Envoie-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant la fête afin de connaître les besoins alimentaires et les quantités de restauration.
Combien de boissons prévoir par personne pour un carnaval ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute une marge de 10 % si la fête dure plusieurs heures ou si les invités restent après le défilé.
Que préparer le jour de la fête de carnaval ?: Commence 3 à 4 heures avant l’accueil par le nettoyage, l’installation des tables et des chaises, puis le buffet et la décoration. Réserve les 2 dernières heures au refroidissement des boissons, aux en-cas, au test technique et au briefing des bénévoles.

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