Comment organiser une course-poursuite sans perdre le fil

Une course-poursuite se prépare dans un ordre précis : format, parcours, autorisations, sécurité, inscriptions, puis installation sur place. Commence par définir les départs, les règles de classement et le nombre de participants avant de réserver le lieu. La réussite dépend ensuite de postes souvent sous-estimés : jury, assistance médicale, bénévoles aux intersections et dépannage vélo. Prévois aussi une vraie répétition technique pour le chronométrage, les talkies-walkies et l’alimentation électrique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
3
Demander une autorisation de compétition
4
Vérifier l’assurance
5
Définir le parcours et les départs
3 personnes
6
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
7
Constituer les officiels et le jury
8
Organiser l'assistance médicale
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir le formulaire d’inscription
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Vérifier les frais d'inscription
15
Publier la liste de départ
16
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Faire les courses
2 personnes
19
Rassembler le matériel
3 personnes
20
Imprimer les numéros et les documents
21
Vérifier les vélos et l’équipement
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Tester l'alimentation électrique et l'éclairage
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter la tente et le comptoir d'accueil
4 personnes
27
Balisage du parcours
6 personnes
28
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
29
Installer le matériel de chronométrage
3 personnes
30
Tester le système de sonorisation
2 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
33
Faire le briefing des bénévoles
34
Effectuer le contrôle de sécurité
4 personnes

Événement

35
Accueillir les participants
4 personnes
36
Distribuer les dossards
2 personnes
37
Installer les vélos
2 personnes
38
Faire le briefing des coureurs
2 personnes
39
Animer la ronde d'ouverture
4 personnes
40
Animer les manches du concours
8 personnes
41
Enregistrement des horaires
3 personnes
42
Annoncer les tours
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Informer le public et les coureurs
2 personnes
46
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
47
Annoncer les finalistes
2 personnes
48
Encadrer la finale
6 personnes
49
Vérifier les résultats
3 personnes
50
Remettre les prix
3 personnes
51
Faire le discours de remerciement
52
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes

Suivi

53
Retirer le matériel du parcours
6 personnes
54
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
55
Faire la vaisselle
3 personnes
56
Rassembler les déchets
3 personnes
57
Nettoyer le lieu
4 personnes
58
Inventorier le matériel
2 personnes
59
Rendre les articles empruntés
2 personnes
60
Envoyer les résultats et les photos
61
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Poubellesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 6
Numéros de départqté 120
Porte-dossardsqté 120
Vélos de réserveqté 2
Pompes à véloqté 4
Kits d'outilsqté 2
Chambres à air de rechangeqté 12
Supports à véloqté 4

Équipement

Chronométrage électronique
Chronomètresqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
talkies-walkiesqté 8
Mégaphoneqté 2
Système de sonorisation
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Serviettesqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 12

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Flèches directionnellesqté 20
Panneaux d'informationqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe le parcours et les départs au moins 4 semaines avant la course. Repère chaque intersection, indique où placer les cônes et les barrières, puis prévois un point de repli en cas de problème.
Ne lance pas les inscriptions avant d’avoir vérifié l’autorisation de compétition et l’assurance. Ferme les inscriptions 7 jours avant l’épreuve pour imprimer les numéros, établir la liste de départ et organiser les bénévoles.
Compte au minimum un bénévole par point de circulation et ajoute un coordinateur équipé d’un talkie-walkie pour 5 à 10 postes. Distribue les rôles et les horaires écrits au plus tard 48 heures avant le départ.
Prépare le dépannage vélo avant l’ouverture : au moins une pompe, un kit d’outils et des chambres à air de rechange dans la zone technique. Vérifie aussi les vélos de réserve et les supports à vélo la veille.
Ouvre le site 2 à 3 heures avant le premier départ. Teste le chronométrage, l’ordinateur, l’imprimante, la sonorisation, les rallonges et l’éclairage avant l’arrivée des participants, puis garde les boissons au frais jusqu’au ravitaillement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course-poursuite ?: Prévois 6 à 8 semaines pour une première édition. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander l’autorisation, vérifier l’assurance, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand fermer les inscriptions pour une course-poursuite ?: Ferme le formulaire environ 7 jours avant la course. Il te faut ensuite 3 à 5 jours pour vérifier les paiements, recueillir les besoins alimentaires, produire la liste de départ et imprimer les numéros.
Combien de bénévoles faut-il pour une course-poursuite ?: Compte un bénévole par intersection ou zone à surveiller, plus 2 à 3 personnes pour l’accueil, le départ et l’arrivée. Ajoute un responsable de coordination pour 5 à 10 postes équipés de talkies-walkies.
À quelle heure faut-il installer le site le jour de la course ?: Commence l’installation 2 à 3 heures avant le premier départ. Réserve les 30 dernières minutes au test du chronométrage, de l’électricité, de l’éclairage et de la sonorisation, plutôt qu’au montage des tables.

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