Organiser une course en forêt, étape par étape

Une course en forêt se prépare d’abord sur le terrain, pas à la table d’inscription. Commencez par fixer le parcours et la date, puis vérifiez les autorisations, informez le gestionnaire du bois et réservez le lieu de départ. Les inscriptions, le balisage et les bénévoles viennent ensuite. La dernière semaine sert surtout à contrôler les participants, la météo, le matériel et l’installation du départ et de l’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
2
Vérifier les exigences de permis
3
Informer la gestion forestière
4
Réserver le lieu de départ
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le parcours en ligne
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Vérifier la liste des participants
2 personnes
12
Créer les dossards
2 personnes
13
Parcourir l’itinéraire en entier
3 personnes
14
Déterminer les points de repos
2 personnes
15
Vérifier les carrefours
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Trier les dossards
2 personnes
18
Regrouper les flèches de parcours
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Envoyer les informations aux participants

Événement

21
Délimiter la zone de départ
4 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Installer les tables et les chaises
3 personnes
24
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
25
Aménager la zone d’arrivée
3 personnes
26
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
27
Installer les panneaux kilométriques
2 personnes
28
Réapprovisionner les points de repos
3 personnes
29
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
30
Tester le matériel sonore
2 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Inscrire les participants
4 personnes
33
Distribuer les dossards
3 personnes
34
Donner les consignes de départ
35
Faire démarrer les participants
3 personnes
36
Tenir les points de repos
4 personnes
37
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Servir les fruits et les en-cas
2 personnes
40
Traiter les résultats
2 personnes
41
Remettre les prix
2 personnes
42
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

43
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
44
Démonter la zone de départ
4 personnes
45
Rassembler les déchets
3 personnes
46
Faire la vaisselle
2 personnes
47
Nettoyer le site
3 personnes
48
Vérifier le matériel
2 personnes
49
Rapporter le matériel
2 personnes
50
Publier les résultats
51
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 16
Table d'inscription
Poubellesqté 4

Matériel de sport

Cônesqté 30
Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 10
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4

Vaisselle

Gobeletsqté 200
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6

Décoration

Arche de départ
Bannièresqté 4
Panneaux de directionqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Sets de balaiqté 3

Catering

Courses

Conseils

Parcourez l’itinéraire en entier avant de publier les inscriptions. Notez les croisements routiers, les points de repos et les endroits où les flèches ou les panneaux kilométriques seront réellement visibles.
Lancez les inscriptions seulement après avoir confirmé le départ et les exigences administratives. Fermez-les assez tôt pour vérifier les participants, les besoins alimentaires et préparer les dossards.
Prévoyez un bénévole pour chaque croisement ou zone à risque, puis transmettez à chacun son emplacement et son horaire. Une liste de contacts imprimée sur des porte-blocs évite de dépendre d’un seul téléphone.
Regroupez les flèches de parcours par portion et faites un contrôle du balisage avant l’arrivée des coureurs. Emportez aussi des cônes, des pinces ou attaches et une solution de rechange pour les panneaux qui tombent.
Installez les tentes, tables, chaises et le comptoir d’inscription avant le premier accueil. Testez les rallonges, multiprises, haut-parleur et microphone, puis placez les trousses de premiers secours et les poubelles à des endroits accessibles.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une course en forêt ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le parcours, les autorisations, le lieu de départ, les bénévoles et les inscriptions.
Faut-il une autorisation pour organiser une course en forêt ?: Cela dépend du statut du bois, du nombre de participants et des routes ou chemins utilisés. Vérifiez les exigences administratives avant d’ouvrir les inscriptions et prévoyez au minimum 2 à 4 semaines pour obtenir les confirmations nécessaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une course en forêt ?: Prévoyez au moins une personne par croisement ou point sensible, plus une équipe pour l’inscription, le départ, les ravitaillements et l’arrivée. Pour une petite course, comptez généralement 8 à 12 bénévoles, selon le parcours.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les consignes détaillées 5 à 7 jours avant la course, puis un rappel la veille si des horaires ou conditions ont changé. Indiquez le lieu de départ, l’heure d’accueil, le parcours, le stationnement et le matériel à prévoir.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.