Organiser une course des jeunes, étape par étape

Une course des jeunes se prépare d’abord sur le papier : date, parcours, catégories d’âge et distances doivent être fixés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, obtenez les autorisations, vérifiez l’assurance et prévoyez les mesures de circulation nécessaires. Les inscriptions servent à dimensionner les dossards, les médailles, les postes de secours et les équipes. La dernière semaine est consacrée aux confirmations, au balisage et à la composition des kits de départ.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu et le parcours
3
Demander le permis nécessaire
4
Demander des mesures de circulation
5
Vérifier l’assurance
6
Définir les catégories d'âge
2 personnes
7
Déterminer les distances par catégorie
2 personnes
8
Créer le formulaire d'inscription
9
Ouvrir les inscriptions
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir le personnel du départ et de l’arrivée
2 personnes
15
Répartir les accompagnateurs du parcours
2 personnes
16
Assurer la présence des secours
17
Concevoir les dossards
18
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
19
Informer les parents des participants
20
Distribuer le plan du parcours
21
Confirmer les réservations
22
Vérifier les prévisions météo
23
Faire les courses
3 personnes
24
Récupérer le matériel
3 personnes
25
Composer les kits de démarrage
4 personnes
26
Préparer le service traiteur
3 personnes
27
Repérer l’itinéraire à l’avance
3 personnes
28
Mettre en place des barrières de circulation
4 personnes
29
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
30
Installer les tentes et les tables
5 personnes
31
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
32
Installer les tables d'inscription
3 personnes
33
Trier les dossards
2 personnes
34
Installer les points d'eau
3 personnes
35
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
36
Balisage du parcours
5 personnes
37
Tester la musique et le micro
2 personnes
38
Donner le briefing au personnel
2 personnes

Événement

39
Ouvrir l’accueil des participants
4 personnes
40
Inscrire les participants
4 personnes
41
Distribuer les dossards
3 personnes
42
Guider les parents vers la zone de rassemblement
3 personnes
43
Donner les consignes de départ
2 personnes
44
Donner le coup de départ
2 personnes
45
Accompagner les coureurs sur le parcours
8 personnes
46
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
47
Accueillir les finisseurs
4 personnes
48
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
52
Fournir une aide médicale
2 personnes
53
Accueillir les enfants perdus
2 personnes
54
Remettre les prix et les médailles
3 personnes
55
Informer les parents de la clôture
56
Fermer la table d’inscription
2 personnes
57
Autoriser le parcours
4 personnes

Suivi

58
Collecter les déchets
4 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
60
Démonter les tentes
5 personnes
61
Retirer les panneaux de parcours et les rubans
4 personnes
62
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Enregistrer les objets trouvés
67
Publier les résultats des participants
68
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 6
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Rubans d’arrivéeqté 150
Médaillesqté 150
Arche de départ et d’arrivée
Cônesqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Flèches de directionqté 30
Ruban de balisageqté 10
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Blocs de podiumqté 3
Prixqté 12
Siffletsqté 12

Équipement

Haut-parleurqté 2
Micro sans filqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pincesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs à glaçonsqté 4

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 12
Couverturesqté 4
Gantsqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières de bienvenueqté 2
Drapé de scène

Nettoyage

Sacs poubelleqté 100
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Balaisqté 4
Serpillièresqté 3
Éponges de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations, pas par les médailles. Prévoyez plusieurs semaines pour le permis, les mesures de circulation et la confirmation de l’assurance.
Définissez une distance par catégorie d’âge avant de créer le formulaire d’inscription. Demandez aussi les besoins alimentaires afin de ne pas devoir les reconstituer à la dernière minute.
Répartissez les bénévoles par zone : départ, arrivée, accompagnement du parcours et inscription. Prévoyez un responsable identifiable pour chaque poste et confirmez les présences au moins 7 jours avant la course.
Envoyez aux parents les horaires, le plan du parcours, les consignes et le lieu de remise des dossards avant le jour J. Un rappel 48 heures avant limite les arrivées sans informations pratiques.
Préparez les kits de départ après la clôture des inscriptions : dossard, épingles et consignes doivent être associés à chaque participant. Vérifiez le matériel de chronométrage, les sifflets, le haut-parleur et les batteries la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course des jeunes ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de confirmer le parcours, d’ouvrir les inscriptions et de recruter les bénévoles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course des jeunes ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la course. Fermez-les quelques jours avant le départ pour traiter les inscriptions, imprimer les dossards et composer les kits.
Combien de bénévoles faut-il pour une course d’enfants ?: Comptez au minimum une personne à l’inscription, deux au départ et à l’arrivée, puis un accompagnateur à chaque point sensible du parcours. Ajoutez une réserve de 10 à 15 % pour les absences.
Que faut-il envoyer aux parents avant la course ?: Envoyez au plus tard 5 à 7 jours avant l’événement l’horaire, le lieu, le plan du parcours, la catégorie, la distance et les consignes de retrait du dossard. Un rappel 48 heures avant est utile en cas de changement météo.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.