Organiser une course de roller, étape par étape

Une course de roller se prépare d’abord sur le papier, puis sur le parcours. Commence par définir le format, réserver le lieu et vérifier les autorisations et l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. La sécurité, le règlement et le dispositif de secours doivent être réglés avant de communiquer les horaires. Ensuite, organise les groupes de départ, les bénévoles, le chronométrage et l’accueil pour éviter les blocages le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
3
Demander une autorisation
4
Souscrire une assurance
5
Mettre en place le parcours
3 personnes
6
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
7
Établir le règlement du concours
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Contacter les sponsors
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Assurer la présence des secours
15
Prévoir des chronométreurs
16
Répartir les groupes de départ
2 personnes
17
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
18
Envoyer les confirmations
19
Confirmer les réservations
20
Commander les prix et médailles
21
Imprimer le programme de course
2 personnes
22
Imprimer les listes de participants
2 personnes
23
Créer les panneaux de direction
2 personnes
24
Trier les dossards
2 personnes
25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Rassembler le matériel
3 personnes
28
Remplir les glacières
2 personnes
29
Composer les kits de démarrage
4 personnes
30
Vérifier les prévisions météo

Événement

31
Inspecter le site
3 personnes
32
Balisage du parcours
6 personnes
33
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
34
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
35
Installer les tables d'inscription
3 personnes
36
Aménager les zones du public
4 personnes
37
Monter le point de restauration
3 personnes
38
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
39
Tester le chronométrage
3 personnes
40
Tester le système de sonorisation
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
4 personnes
42
Enregistrer les participants
4 personnes
43
Distribuer les kits de départ
4 personnes
44
Donner le briefing du parcours
2 personnes
45
Animer l'échauffement
2 personnes
46
Appeler les groupes de départ
2 personnes
47
Lancer les concours
3 personnes
48
Enregistrer les passages
6 personnes
49
Tenir les postes du parcours
8 personnes
50
Accompagner les participants
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
55
Préparer la remise des prix
3 personnes
56
Appeler les gagnants
2 personnes
57
Remettre les prix et les médailles
3 personnes
58
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes

Suivi

59
Démonter le parcours
6 personnes
60
Trier les matériaux
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
63
Nettoyer le site
5 personnes
64
Évacuer les déchets
2 personnes
65
Vérifier les résultats
2 personnes
66
Publier les résultats
67
Envoyer un message de remerciement
68
Enregistrer les objets trouvés
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Rollers de réserveqté 6
Roues de rechangeqté 24
Roulements de rechangeqté 24
Jeux de clés Allenqté 4
Numéros de départqté 150
Porte-dossardsqté 150
Sacs à dosqté 150
Rubans pour le parcoursqté 12
Cônes de signalisationqté 80
Barrières de fouleqté 40
Panneaux de directionqté 20
Arche de départ et d’arrivée
Chronomètresqté 8
Tableau rond
Siffletsqté 12
Rubans de médailleqté 30
Médaillesqté 30
Gobeletsqté 12

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 8
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Chargeurs mobilesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Carafeqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pince de serviceqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 12
Gilets de sécuritéqté 20
Gants en nitrileqté 4
Lampes de pocheqté 8

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par le parcours et ses contraintes : mesure les zones de départ et d’arrivée, repère les croisements et prévois les rubans, cônes, barrières et panneaux avant d’annoncer l’épreuve.
N’ouvre les inscriptions qu’après avoir fixé le règlement, les horaires et les catégories. Demande aussi les besoins alimentaires dès le formulaire afin de ne pas les rechercher la dernière semaine.
Prévois les bénévoles par fonction, pas seulement en nombre : accueil, orientation, sécurité, chronométrage et ravitaillement nécessitent chacun un responsable identifiable.
Teste le chronométrage avant le premier départ avec les chronomètres, l’ordinateur et l’imprimante. Imprime les listes de participants et trie les dossards au moins la veille.
Garde un stock de dépannage sur place : rollers, roues, roulements et clés Allen peuvent éviter qu’un participant abandonne pour un problème matériel simple. Vérifie aussi les talkies-walkies, les rallonges et la sonorisation avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de roller ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, obtenir les autorisations, souscrire l’assurance et recruter les bénévoles. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et le contrôle du parcours.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course de roller ?: Ouvre-les seulement après avoir validé le format, le règlement, le parcours et les horaires. Une période de 4 à 6 semaines laisse le temps de traiter les inscriptions, répartir les groupes et envoyer les confirmations.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de roller ?: Pour une petite course, prévois au minimum 1 responsable général, 2 personnes à l’accueil, 2 personnes au chronométrage et plusieurs postes de sécurité selon la longueur du parcours. Le nombre exact dépend des croisements et des zones à surveiller.
Que faut-il vérifier la veille d’une course de roller ?: Contrôle le parcours, les barrières, les cônes, les panneaux, l’arche, les dossards et les listes de participants. Teste également le chronométrage, le microphone, la sonorisation, les talkies-walkies et la présence des secours avant l’arrivée des concurrents.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.