Organiser une course de kayak sans rien laisser au hasard

Une course de kayak se prépare dans un ordre précis : d’abord le format et le plan d’eau, puis les autorisations, la sécurité et le matériel. Les inscriptions viennent ensuite, avec une répartition claire des bénévoles et des rôles le jour J. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : informations aux participants, besoins alimentaires, batteries pour les talkies-walkies et solution en cas de météo défavorable. Ce plan vous aide à avancer jusqu’au départ, au chronométrage et à la remise des médailles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Choisir le parcours et le plan d’eau
3 personnes
3
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
4
Demander les autorisations
5
Adapter la consommation d’eau
2 personnes
6
Faire les réservations
7
Vérifier l’assurance
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier le formulaire d'inscription
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Confirmer les participants
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Définir les membres du jury
16
Briefer l’équipe de secours
3 personnes
17
Réserver le matériel
2 personnes
18
Concevoir les dossards
19
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
20
Imprimer la carte du parcours
21
Récupérer les prix et les médailles
2 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Faire les courses
3 personnes
24
Vérifier les kayaks et les pagaies
3 personnes
25
Vérifier le matériel de premiers secours
26
Imprimer les listes de départ
27
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Vérifier le lieu
3 personnes
30
Monter les tentes
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Aménager le point de restauration
3 personnes
34
Mettre en place le parcours
5 personnes
35
Installer les lignes de départ et d'arrivée
4 personnes
36
Marquer les points de secours
3 personnes
37
Préparer les kayaks
4 personnes
38
Distribuer les équipements de sécurité
3 personnes
39
Animer le briefing des bénévoles
4 personnes

Événement

40
Ouvrir l’inscription
3 personnes
41
Accueillir les participants
4 personnes
42
Distribuer les dossards
2 personnes
43
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
44
Animer les tours de qualification
8 personnes
45
Enregistrement des horaires
3 personnes
46
Assurer le poste de sauvetage
8 personnes
47
Servir les boissons
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir les amuse-bouches
3 personnes
50
Annoncer les finalistes
2 personnes
51
Encadrer la finale
8 personnes
52
Vérifier les résultats du match
3 personnes
53
Assurer la remise des prix
4 personnes
54
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

55
Sortir les kayaks de l’eau
5 personnes
56
Rassembler le matériel du parcours
4 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Rassembler les déchets
4 personnes
59
Démonter les tentes
4 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Rapporter le matériel
4 personnes
63
Retourner le matériel loué
2 personnes
64
Publier les résultats
65
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Kayaksqté 30
Pagaiesqté 35
Gilets de sauvetageqté 40
Casquesqté 35
Numéros de départqté 35
Ligne de départ
Ligne d’arrivée
Bouées de compétitionqté 20
Ruban de balisageqté 4
Bouées de sauvetageqté 6
Cordes de sauvetageqté 6
Lignes de lancerqté 6
Siffletsqté 12
Ramesqté 10
Pagaies de rechangeqté 5
Tonneaux étanchesqté 8

Équipement

Chronomètresqté 6
Mégaphonesqté 3
Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Balance
Ordinateur portable
Imprimante

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 12
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 50

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Louches à soupeqté 3
Distributeurs thermosqté 3

Décoration

Bannièresqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 10
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Sacs poubelleqté 100

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le format, le parcours et le nombre maximal de participants. Une fois ces choix arrêtés, vous pouvez demander les autorisations, vérifier l’assurance et réserver les kayaks, pagaies et équipements de sécurité adaptés.
Établissez le plan de sécurité avant de publier les inscriptions. Indiquez les zones surveillées, les points d’accès, les moyens de communication et les personnes chargées des bouées de sauvetage, cordes et lignes de lancer.
Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant la course : horaires, lieu de rendez-vous, parcours, équipement obligatoire, stationnement et consignes. Demandez en même temps les besoins alimentaires afin de ne pas les découvrir le jour J.
Répartissez les bénévoles par mission plutôt que de compter sur une aide générale. Prévoyez notamment l’accueil, le départ, l’arrivée, le chronométrage, le jury, le ravitaillement et le briefing de l’équipe de secours.
Faites une vérification complète la veille : météo, kayaks, pagaies, gilets, casques, dossards, chronomètres, mégaphones et batteries externes. Gardez des pagaies de rechange et un moyen de protéger le matériel sensible dans des tonneaux étanches.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de kayak ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de vérifier l’assurance, de réserver le matériel, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez-les au moins 7 jours avant la course, puis confirmez les participants 2 à 3 jours avant. Rappelez les horaires, le parcours, l’équipement requis et les consignes de sécurité.
Quel matériel de sécurité faut-il prévoir pour une course de kayak ?: Prévoyez des gilets de sauvetage et des casques pour les participants, ainsi que des bouées, cordes de sauvetage, lignes de lancer et sifflets. Le plan de sécurité doit préciser qui les utilise et où ils se trouvent avant le départ.
Que faire si la météo se dégrade le jour de la course ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Définissez à l’avance un seuil d’annulation ou de modification du parcours et informez les participants dès que la décision est prise.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.