Zo organiseer je een kajakrace
Begin een kajakrace niet met de inschrijvingen, maar met het wedstrijdformat, het vaarwater en de veiligheidsorganisatie. Daarna leg je vergunningen, watergebruik, verzekering en reserveringen vast voordat je deelnemers uitnodigt. Werk met één duidelijke deelnemersinformatie, een ingedeeld vrijwilligersteam en een aparte reddingsploeg. Controleer in de laatste week het weer, de kajaks, peddels, zwemvesten en EHBO-materiaal, zodat je op de wedstrijddag niet nog essentiële zaken hoeft te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
- 2
Parcours en vaarwater kiezen
3 personen
- 3
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
- 4
Vergunningen aanvragen
- 5
Watergebruik afstemmen
2 personen
- 6
Reserveringen maken
- 7
Verzekering controleren
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Inschrijfformulier publiceren
- 10
Vrijwilligers werven
2 personen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Deelnemers bevestigen
2 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 15
Juryleden vastleggen
- 16
Reddingsploeg instrueren
3 personen
- 17
Materiaal reserveren
2 personen
- 18
Startnummers ontwerpen
- 19
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 20
Parcourskaart drukken
- 21
Prijzen en medailles ophalen
2 personen
- 22
Weersverwachting controleren
- 23
Boodschappen doen
3 personen
- 24
Kajaks en peddels controleren
3 personen
- 25
EHBO-materiaal controleren
- 26
Startlijsten afdrukken
- 27
Materialen naar locatie brengen
4 personen
- 28
Dranken koud zetten
2 personen
- 29
Locatie controleren
3 personen
- 30
Tenten opbouwen
4 personen
- 31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 32
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 33
Cateringpunt inrichten
3 personen
- 34
Parcours uitzetten
5 personen
- 35
Start- en finishlijn plaatsen
4 personen
- 36
Reddingspunten markeren
3 personen
- 37
Kajaks klaarleggen
4 personen
- 38
Veiligheidsmiddelen verdelen
3 personen
- 39
Vrijwilligersbriefing houden
4 personen
Event
- 40
Registratie openen
3 personen
- 41
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 42
Startnummers uitdelen
2 personen
- 43
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
- 44
Kwalificatierondes begeleiden
8 personen
- 45
Tijden registreren
3 personen
- 46
Reddingsposten bemannen
8 personen
- 47
Dranken serveren
3 personen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Hapjes uitserveren
3 personen
- 50
Finalisten bekendmaken
2 personen
- 51
Finale begeleiden
8 personen
- 52
Wedstrijdresultaten controleren
3 personen
- 53
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
- 54
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
- 55
Kajaks uit het water halen
5 personen
- 56
Parcoursmaterialen verzamelen
4 personen
- 57
Servies afwassen
3 personen
- 58
Afval verzamelen
4 personen
- 59
Tenten afbreken
4 personen
- 60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 61
Locatie schoonmaken
4 personen
- 62
Materialen terugbrengen
4 personen
- 63
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
- 64
Uitslagen publiceren
- 65
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Inschrijftafel
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Kajaksaantal 30
- Peddelsaantal 35
- Zwemvestenaantal 40
- Helmenaantal 35
- Startnummersaantal 35
- Startlijn
- Finishlijn
- Wedstrijdboeienaantal 20
- Markeringslintaantal 4
- Reddingsboeienaantal 6
- Reddingslijnenaantal 6
- Werplijnenaantal 6
- Fluitjesaantal 12
- Peddelriemenaantal 10
- Reservepeddelsaantal 5
- Waterdichte tonnenaantal 8
Apparatuur
- Stopwatchesaantal 6
- Megafonenaantal 3
- Portofoonsaantal 10
- Powerbanksaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Weegschaal
- Laptop
- Printer
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- Reddingsdekensaantal 12
- Veiligheidsvestenaantal 20
- Zaklampenaantal 8
- Brandblussersaantal 3
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Soeplepelsaantal 3
- Thermosdispensersaantal 3
Decoratie
- Bannersaantal 6
- Pijlbordenaantal 12
- Krijtbordenaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 10
- Lichtslingersaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 10
- Afwasborstelsaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 12
- Bezem en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Afvalzakkenaantal 100
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat en parcours eerst vast. Beschrijf start, finish, boeien, keerpunten en eventuele tijdslimieten op één parcourskaart; zo kunnen jury, reddingsploeg en deelnemers met dezelfde informatie werken.
- Regel vaarwater en vergunningen ruim vóór je inschrijfformulier publiceert. Plan hiervoor minimaal 6 tot 8 weken en controleer ook of je verzekering het wedstrijdformat en de gebruikte kajaks dekt.
- Maak veiligheid meetbaar: wijs per waterdeel een verantwoordelijke aan, instrueer de reddingsploeg vooraf en controleer voor de start reddingsboeien, reddingslijnen, werplijnen, portofoons en fluitjes.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de race. Vermeld starttijd, verzamelpunt, parcours, materiaalregels, zwemvesten, dieetwensen voor de catering en wat er gebeurt bij slecht weer.
- Plan een materiaalcontrole op twee momenten: bij ontvangst en op de wedstrijddag. Tel kajaks, peddels, reservepeddels, zwemvesten en helmen; leg waterdichte tonnen klaar voor spullen die niet nat mogen worden en test stopwatches, megafonen en portofoons.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een kajakrace organiseren?
- Begin minimaal 8 weken van tevoren met format, vaarwater, vergunningen, verzekering en reserveringen. Open de inschrijving pas nadat de veiligheidsvoorwaarden en het parcours voorlopig vaststaan.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kajakrace?
- Plan minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor inschrijving en ontvangst, 2 juryleden en een reddingsploeg die het volledige parcours kan overzien. Het exacte aantal hangt af van de lengte van het parcours en het aantal deelnemers; wijs uiterlijk 2 weken vooraf alle posten toe.
- Wanneer controleer je het weer voor een kajakrace?
- Controleer de weersverwachting 7 dagen, 48 uur en op de ochtend van de race. Leg vooraf vast bij welke omstandigheden je de start uitstelt, het parcours aanpast of de race annuleert.
- Wat moet je op de wedstrijddag als eerste klaarzetten?
- Zet minstens 2 uur voor de start de inschrijftafel, start- en finishlijn, wedstrijdboeien, markeringslint en veiligheidsmaterialen klaar. Test daarna portofoons, megafonen en stopwatches voordat deelnemers zich melden.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!