Organiser une course de handbike, étape par étape

Une course de handbike se prépare d’abord comme un dispositif de circulation et de sécurité, puis comme une compétition. Commencez par réserver le lieu, obtenir l’autorisation et faire valider le plan de circulation avant d’ouvrir les inscriptions. Le parcours définitif, les secours, le chronométrage et les bénévoles doivent être coordonnés plusieurs semaines à l’avance. Les derniers jours servent surtout à vérifier les participants, la météo, le balisage et la répartition des départs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Demander une autorisation de compétition
3
Soumettre le plan de circulation
4
Réserver des agents de circulation
5
Réserver le chronométrage
6
Assurer la présence des secours
7
Établir le règlement du concours
2 personnes
8
Tracer définitivement le parcours
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Commander les panneaux sponsor
12
Faire imprimer les dossards
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Vérifier les informations d'assurance
2 personnes
17
Répartir les groupes de départ
2 personnes
18
Imprimer la liste des participants
19
Imprimer la carte d'itinéraire
20
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
21
Préparer le briefing des bénévoles
22
Envoyer les informations aux participants
23
Vérifier les prévisions météo
24
Faire les courses
3 personnes
25
Trier les dossards
2 personnes
26
Composer les dossiers de concours
2 personnes
27
Charger le matériel
4 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Mettre en place des barrières de circulation
6 personnes
30
Baliser le parcours
6 personnes
31
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
32
Installer la table d’inscription
3 personnes
33
Installer les tables pour le public
4 personnes
34
Monter la tente et les zones d’ombre
5 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Installer le système de chronométrage
3 personnes
37
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
38
Installer les panneaux des sponsors
3 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer les en-cas
3 personnes
41
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
42
Enregistrer les volontaires
2 personnes
43
Briefing des bénévoles
2 personnes
44
Enregistrer les participants
4 personnes
45
Distribuer les dossards
3 personnes
46
Effectuer le contrôle technique
3 personnes
47
Vérifier la sécurité du parcours
4 personnes
48
Faire le briefing des coureurs
2 personnes
49
Accompagner l’installation de départ
4 personnes
50
Lancer la compétition
3 personnes
51
Enregistrer les passages de tour
4 personnes
52
Tenir les postes de sécurité
8 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
2 personnes
55
Informer le public
2 personnes
56
Enregistrer les arrivants
3 personnes
57
Vérifier les résultats
2 personnes
58
Préparer les prix
2 personnes
59
Assurer la remise des prix
3 personnes
60
Clôturer le catering
2 personnes

Suivi

61
Démonter l’espace public
4 personnes
62
Retirer le matériel du parcours
6 personnes
63
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
64
Rassembler les déchets
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Démonter le chronométrage
3 personnes
68
Recharger le matériel
4 personnes
69
Fermer le lieu
2 personnes
70
Retourner le matériel loué
2 personnes
71
Évacuer les déchets
2 personnes
72
Publier les résultats
73
Informer les participants
74
Ranger le matériel de prix et de sponsoring
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8
Portiques de départqté 12
Paravents de vestiaireqté 4

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 80
Ruban de balisageqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'avertissementqté 12
Numéros de départqté 80
Porte-dossardsqté 80
Sifflets de rugbyqté 10
Chronomètresqté 6
Mètres rubansqté 2
Vélos à main de réserveqté 2
Pompes à véloqté 4
Kits d'outilsqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Caisses de bidonsqté 6
Éléments de podiumqté 3

Équipement

Ordinateur de chronométrage
Ordinateur portableqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Système de sonorisation
Microphonesqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 10
Imprimantes mobilesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Projecteurs de chantierqté 4
Rallonges à enrouleurqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Louchesqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Décoration

Banderoles de sponsoringqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Ruban de scène

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le parcours au moins 6 à 8 semaines avant la course. Faites valider le tracé définitif et le plan de circulation avant de commander les panneaux ou de communiquer l’itinéraire aux participants.
Ne laissez pas les autorisations et les secours pour la dernière semaine. Prévoyez une confirmation écrite de l’autorisation de compétition, des agents de circulation et de la présence des secours au plus tard 3 semaines avant l’épreuve.
Ouvrez les inscriptions après avoir fixé le règlement, les catégories et les informations d’assurance demandées. Fermez-les idéalement 7 à 10 jours avant la course pour répartir les groupes de départ et imprimer les dossards.
Organisez un briefing des bénévoles 2 à 3 jours avant l’épreuve, avec les postes, les horaires et les moyens de communication. Le jour J, distribuez les talkies-walkies, les sifflets et la carte d’itinéraire avant l’arrivée des participants.
Préparez un point mécanique clairement identifié avec les vélos à main de réserve, les pompes, les kits d’outils et les chambres à air. Vérifiez aussi les chronomètres, l’ordinateur de chronométrage, les rallonges et les batteries externes la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de handbike ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir l’autorisation, de sécuriser le parcours, de réserver le chronométrage et les secours, puis de gérer les inscriptions et les bénévoles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course de handbike ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant la course, une fois le règlement et le parcours suffisamment stabilisés. Fermez le formulaire 7 à 10 jours avant le départ afin d’imprimer les dossards et de constituer les groupes.
Que faut-il vérifier la veille d’une course de handbike ?: Contrôlez le balisage, les panneaux, les cônes, les dossards, les moyens de communication et le matériel de chronométrage. Vérifiez également les prévisions météo et confirmez les horaires avec les secours, les agents de circulation et les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de handbike ?: Le nombre dépend du parcours et des intersections, mais prévoyez au moins un bénévole par point à surveiller, plus une équipe pour l’accueil, les départs, l’arrivée et la mécanique. Finalisez la répartition 3 à 5 jours avant l’épreuve.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.