Organiser une course de canoë, étape par étape

Une course de canoë se prépare d’abord sur l’eau, mais les problèmes viennent souvent de l’administratif et de la sécurité. Commence par réserver le site, obtenir l’autorisation de compétition et informer le gestionnaire des eaux. Ensuite, fixe le parcours, le règlement et le plan de sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à répartir les départs, briefer les bénévoles et contrôler chaque canoë, pagaie et équipement de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Demander une autorisation de compétition
3
Informer le gestionnaire des eaux
4
Vérifier l’assurance
5
Établir le règlement du concours
2 personnes
6
Définir le parcours et le départ
3 personnes
7
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Contacter les sponsors
2 personnes
11
Réserver le catering
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Confirmer les participants
2 personnes
15
Répartir les groupes de départ
2 personnes
16
Briefer les bénévoles
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
19
Imprimer les numéros de dossard
20
Récupérer les prix et les médailles
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Vérifier le matériel de compétition
3 personnes
24
Vérifier les canoës
3 personnes
25
Vérifier le matériel de premiers secours
26
Dégager le lieu
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
30
Aménager le point de restauration
3 personnes
31
Mettre en place le parcours
5 personnes
32
Installer les lignes de départ et d'arrivée
4 personnes
33
Mettre les bateaux de sécurité à l'eau
4 personnes
34
Tester les moyens de communication
2 personnes
35
Tenir le briefing de l’équipe de compétition
8 personnes

Événement

36
Enregistrer les participants
4 personnes
37
Distribuer les dossards
2 personnes
38
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
39
Distribuer les canoës et les gilets de sauvetage
4 personnes
40
Amener les groupes de départ au départ
3 personnes
41
Encadrer les courses de canoë
8 personnes
42
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
43
Veiller à la sécurité sur l’eau
6 personnes
44
Accueillir les participants à l’arrivée
4 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Servir les collations et les repas
4 personnes
47
Rassembler la vaisselle
2 personnes
48
Vérifier les résultats
3 personnes
49
Organiser la remise des prix
3 personnes
50
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

51
Sortir le matériel du parcours de l'eau
5 personnes
52
Ranger les canoës et les bateaux de sécurité
4 personnes
53
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
54
Rassembler les déchets
4 personnes
55
Faire la vaisselle
3 personnes
56
Nettoyer le lieu
4 personnes
57
Nettoyer le matériel emprunté
3 personnes
58
Publier les résultats
59
Envoyer un message de remerciement
60
Retourner les matériels
2 personnes
61
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8
Éléments de podiumqté 2

Matériel de sport

Canoës de compétitionqté 12
Pagaiesqté 24
Gilets de sauvetageqté 30
Pagaies de rechangeqté 6
Bouées de compétitionqté 20
Drapeaux de départqté 3
Fanions d’arrivéeqté 2
Numéros de départqté 120
Chronomètresqté 6
Mètre ruban
Ruban de balisageqté 4
Blocs de départqté 6
Cônesqté 20

Sécurité

Canot de sauvetageqté 2
Bouées de sauvetageqté 6
Lignes de lancerqté 6
Lampes de poche étanchesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 12
Casques de sécuritéqté 12
Giletsqté 20
Couvertures de survieqté 10
Barrières de sécuritéqté 12
Gants de premiers secoursqté 2
Gilets de sauvetageqté 12

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 6
Enceinte Bluetoothqté 2
Rallonges à enrouleurqté 2
Boîtes de rangement étanchesqté 8
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Marqueurs résistants à l’eauqté 12
Piles de rechangeqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Conteneurs isothermesqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Bannièresqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Coupesqté 6
Médaillesqté 30
Certificatsqté 120

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Balaiqté 3
Raclette de solqté 2
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gants en caoutchoucqté 8

Conseils

Réserve le lieu et lance les démarches administratives en premier : prévois au moins 6 à 8 semaines pour l’autorisation, l’assurance et l’accord du gestionnaire des eaux.
Décris le parcours avec précision dans le règlement : emplacement du départ et de l’arrivée, bouées, groupes de départ et conduite à tenir en cas d’incident. Envoie ces informations aux participants avant la course.
Ferme les inscriptions assez tôt pour vérifier les besoins alimentaires, confirmer les participants et répartir les groupes de départ. Une échéance fixée 7 jours avant l’événement laisse le temps d’imprimer les numéros.
Le briefing des bénévoles ne doit pas se limiter à l’accueil. Réunis-les au moins 1 heure avant le départ et attribue clairement les rôles liés au chronométrage, au balisage, aux talkies-walkies et au secours.
Contrôle le matériel sur place la veille : canoës, pagaies de rechange, gilets de sauvetage, bouées, canot de sauvetage et trousses de premiers secours. Vérifie aussi la météo et garde les informations participants prêtes à être renvoyées si les conditions changent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de canoë ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai couvre les autorisations, l’assurance, le parcours, les inscriptions et la réservation du catering.
Quand faut-il demander l’autorisation pour une course de canoë ?: Demande-la dès que le lieu et la date sont envisagés, au moins 6 à 8 semaines avant la course. Informe également le gestionnaire des eaux pendant cette première phase.
Quand fermer les inscriptions à une course de canoë ?: Ferme les inscriptions environ 7 jours avant le départ. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, répartir les groupes et imprimer les numéros de départ.
Que faut-il vérifier le jour avant la course de canoë ?: Contrôle le parcours, les bouées, les canoës, les pagaies, les gilets de sauvetage et tout le matériel de secours. Vérifie aussi les prévisions météo et charge les moyens de communication avant l’arrivée des participants.

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