Organiser une course de 10 miles, étape par étape

Une course de 10 miles se prépare d’abord comme un projet de circulation et de sécurité, puis comme une épreuve sportive. Commencez par fixer la date, dessiner le parcours et vérifier les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Réservez ensuite le départ, l’arrivée, le chronométrage, les secours et les agents de circulation. Dans les dernières semaines, concentrez-vous sur les bénévoles, les dossards, le balisage et les informations envoyées aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Concevoir le parcours
2 personnes
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
5
Prévoir des agents de circulation
6
Assurer la présence des secours
7
Réserver le chronométrage
8
Vérifier l’assurance
9
Contacter les sponsors
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Publier le matériel promotionnel
2 personnes
12
Publier la carte du parcours
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Commander les dossards
17
Vérifier la commande de médailles
18
Confirmer le permis de parcours
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Préparer le briefing des bénévoles
21
Envoyer les informations aux participants
22
Trier les dossards
3 personnes
23
Vérifier les rubans des médailles
2 personnes
24
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
25
Passer en revue le plan de circulation
3 personnes
26
Vérifier les prévisions météo
27
Faire les courses
3 personnes
28
Remplir les glacières
3 personnes
29
Préparer les dossards
3 personnes
30
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
31
Mettre en place le parcours
8 personnes
32
Mettre en place des barrières de circulation
6 personnes
33
Monter les tentes de réception
6 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
36
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
37
Installer le système de chronométrage
3 personnes
38
Installer des points d’eau
6 personnes
39
Installer le poste de premiers secours
2 personnes

Événement

40
Distribuer les dossards
6 personnes
41
Enregistrer les participants
4 personnes
42
Ouvrir le vestiaire
2 personnes
43
Accompagner les participants au départ
4 personnes
44
Donner le coup d’envoi
2 personnes
45
Tenir les postes du parcours
12 personnes
46
Distribuer de l’eau et des boissons énergétiques
8 personnes
47
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
48
Accueillir les finisseurs
6 personnes
49
Distribuer les médailles et l'eau
5 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
51
Gérer les demandes de premiers secours
3 personnes
52
Vérifier les résultats
3 personnes
53
Remettre les prix
3 personnes
54
Servir le café et le thé
3 personnes
55
Vider les poubelles
3 personnes

Suivi

56
Démonter la zone d'arrivée
6 personnes
57
Retirer les panneaux du parcours
8 personnes
58
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer le lieu
6 personnes
62
Évacuer les déchets
3 personnes
63
Rapporter le matériel
4 personnes
64
Retourner les matériels de location
2 personnes
65
Publier les résultats
2 personnes
66
Remercier les participants
67
Vérifier les restes
2 personnes
68
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Rubans de médailleqté 350
Arche de départ et d’arrivée
Flèches de directionqté 40
Bornes kilométriquesqté 17
Cônes de signalisationqté 60
Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 8
Cônesqté 30
Siffletsqté 20
Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Prixqté 12

Équipement

Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Chargeurs mobilesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes de pocheqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Assiettes réutilisablesqté 100
Couvertsqté 100
Thermosqté 6
Carafesqté 10

Cuisine

Glacièresqté 10
Carafes d’eauqté 12
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pince de serviceqté 6
Nappesqté 10

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Poubellesqté 12
Trousses de premiers secoursqté 3
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours et le permis avant toute communication publique. Prévoyez une vérification complète du circuit au moins 4 semaines avant la course, puis revoyez le plan de circulation quelques jours avant.
Ne limitez pas le recrutement aux postes visibles. Répartissez les bénévoles entre les carrefours, le départ, l’arrivée, le ravitaillement, le retrait des dossards et l’orientation des participants, puis organisez un briefing avant l’ouverture.
Réservez le chronométrage et le système de pointage dès que la date et le parcours sont confirmés. Testez l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges et les chargeurs avant le jour J pour éviter une installation improvisée.
Commandez les dossards et vérifiez les médailles avant la dernière semaine. Triez les numéros par ordre de retrait et contrôlez les rubans afin de ne pas découvrir une erreur lorsque les coureurs arrivent.
Envoyez aux participants les horaires, le plan du parcours, les consignes d’accès et les informations pratiques plusieurs jours à l’avance. Recueillez aussi les besoins alimentaires suffisamment tôt pour adapter les quantités et l’organisation de l’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de 10 miles ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 mois. Les autorisations, l’assurance, le parcours, les secours et la circulation peuvent nécessiter plusieurs semaines avant l’ouverture des inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course de 10 miles ?: Ouvrez-les lorsque la date, le parcours de principe, le lieu de départ et d’arrivée ainsi que les éléments de sécurité sont confirmés. Une période de 8 à 12 semaines laisse généralement le temps de traiter les inscriptions et de commander les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de 10 miles ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours, mais prévoyez une personne par point de circulation à tenir, plus une équipe dédiée au départ, à l’arrivée, aux dossards et au ravitaillement. Ajoutez une réserve d’au moins 10 % pour les désistements de dernière minute.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations principales 7 à 10 jours avant la course, puis un rappel 48 heures avant. Indiquez notamment les horaires, le retrait des dossards, le parcours, les accès, le stationnement et les consignes de sécurité.

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