Organiser une course d’aviron, étape par étape

Une course d’aviron se prépare d’abord sur l’eau, puis autour du calendrier sportif et de la sécurité. Commence par fixer la date, réserver le lieu et définir le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Il faut ensuite obtenir les autorisations, prévoir un canot de sauvetage, organiser le jury et mettre en place un chronométrage fiable. Les derniers jours servent surtout à vérifier les équipages, la météo, les bateaux et les informations transmises aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date du concours
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
3
Définir le parcours de compétition
3 personnes
4
Demander les autorisations
5
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
6
Réserver un canot de sauvetage
7
Gérer le chronométrage
2 personnes
8
Constituer le jury et les officiels
2 personnes
9
Rédiger le règlement des participants
2 personnes
10
Publier le formulaire d'inscription
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Contacter les sponsors
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Vérifier les données des participants
2 personnes
16
Établir le tableau de départ
2 personnes
17
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
19
Vérifier les prévisions météo
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Inspecter les bateaux à rames
3 personnes
23
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
24
Préparer les prix et les médailles
25
Envoyer les informations aux participants
26
Contrôler le site
3 personnes
27
Délimiter le parcours de compétition
5 personnes
28
Mettre à l’eau le canot de sauvetage
3 personnes
29
Monter la tente d’inscription
3 personnes
30
Monter la tente du public
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Monter le bar et le buffet
3 personnes
33
Raccorder la sonorisation
2 personnes
34
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
35
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
36
Vérifier les toilettes
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
40
Préparer les kits de départ
2 personnes
41
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
42
Installer la table du jury
2 personnes

Événement

43
Donner le briefing de sécurité
4 personnes
44
Enregistrer les participants
4 personnes
45
Distribuer les dossards
2 personnes
46
Amener les bateaux à la jetée
5 personnes
47
Mesurer le parcours et le vent
2 personnes
48
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
49
Animer l'échauffement
2 personnes
50
Lancer la première manche
4 personnes
51
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
52
Informer le public
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir le déjeuner et les snacks
3 personnes
55
Déplacer les bateaux entre les heats
5 personnes
56
Armer le canot de sauvetage
3 personnes
57
Lancer la finale
4 personnes
58
Vérifier le classement final
3 personnes
59
Animer la remise des prix
3 personnes
60
Servir le dîner
4 personnes
61
Lancer la présentation sur écran
62
Fournir la musique
63
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
64
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

65
Sortir le canot de sauvetage de l’eau
3 personnes
66
Rassembler le matériel d’aviron
4 personnes
67
Démonter la sono
2 personnes
68
Démonter les tentes
5 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
73
Laisser le site propre
4 personnes
74
Rapporter le matériel
2 personnes
75
Retourner le matériel loué
2 personnes
76
Publier les résultats
77
Envoyer les photos des participants
78
Envoyer des messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Bateaux d’aviron de compétitionqté 8
Bateaux d'aviron d'entraînementqté 2
Ramesqté 24
Numéros de départqté 120
Porte-dossardsqté 120
Bouées de compétitionqté 20
Lignes du parcoursqté 500
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Gilets de sauvetageqté 12
Étuis étanches pour téléphoneqté 8
Chronomètresqté 6
Mégaphonesqté 2
Pagaiesqté 4
Aussièresqté 20

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs de batterieqté 4
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Caches de prisesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Pains de glaceqté 30

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Panneaux de départ et d'arrivéeqté 2
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Blocs de podiumqté 3
Nappesqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Projecteurs de chantierqté 4
Câbles d'éclairageqté 4

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Gants de nettoyageqté 10
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant la course. Le parcours doit être défini avant de rédiger le règlement et le formulaire d’inscription, car les distances et les conditions de navigation y figurent.
Prépare le plan de sécurité avant les invitations. Réserve le canot de sauvetage, vérifie les gilets, les bouées et les lignes de lancer, puis attribue clairement les rôles aux personnes présentes sur l’eau et à terre.
Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant la course. Ce délai laisse le temps de vérifier les données, de recueillir les besoins alimentaires, d’établir le tableau de départ et d’attribuer les numéros.
Teste le chronométrage et la sonorisation au moins 2 heures avant le premier départ. Prévois les chronomètres, l’ordinateur, l’imprimante, les chargeurs et les rallonges à l’abri de l’humidité, avec une solution de secours pour les résultats.
Fais une dernière vérification la veille : prévisions météo, liste des courses, état des bateaux et matériel de sécurité. Imprime le déroulé et les informations utiles, car une connexion instable ou une batterie vide peut bloquer l’accueil des équipages.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’aviron ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, la réservation du lieu, le parcours, la sécurité et les inscriptions demandent généralement plus de temps que la préparation du jour J.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une course d’aviron ?: Clôture-les environ 10 jours avant la course. Il reste ainsi assez de temps pour contrôler les informations, préparer le tableau de départ, attribuer les numéros et envoyer les consignes finales.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une course d’aviron ?: Prévois un plan de sécurité écrit, un canot de sauvetage, des gilets de sauvetage, des bouées, des lignes de lancer et des moyens de communication. Vérifie tout le matériel la veille et fais un briefing avant le premier départ.
Quand vérifier la météo pour une course d’aviron ?: Consulte les prévisions 72 heures avant, puis à nouveau la veille et le matin de la course. Les conditions peuvent modifier le parcours, les horaires ou la décision de maintenir les départs.

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