Zo organiseer je een roeiwedstrijd
Begin met de wedstrijddatum, locatie en het parcours; die drie bepalen vrijwel de rest van je planning. Regel daarna vergunningen, een veiligheidsplan, reddingsboot, jury en tijdwaarneming voordat je inschrijvingen opent. Werk met vaste deadlines voor deelnemersgegevens, startindeling en materiaalcontrole. In de laatste week draait alles om weersverwachting, een geprint draaiboek en een controle van boten, veiligheidsmateriaal en communicatie op de wal.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
- 2
Wedstrijdlocatie reserveren
- 3
Wedstrijdparcours bepalen
3 personen
- 4
Vergunningen aanvragen
- 5
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
- 6
Reddingsboot reserveren
- 7
Tijdwaarneming regelen
2 personen
- 8
Jury en officials vastleggen
2 personen
- 9
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
- 10
Inschrijfformulier publiceren
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Sponsoren benaderen
2 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
- 16
Startindeling maken
2 personen
- 17
Startnummers toewijzen
2 personen
- 18
Draaiboek afdrukken
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Roeiboten inspecteren
3 personen
- 23
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
- 24
Prijzen en medailles klaarleggen
- 25
Deelnemersinformatie versturen
- 26
Terrein controleren
3 personen
- 27
Wedstrijdparcours uitzetten
5 personen
- 28
Reddingsboot te water laten
3 personen
- 29
Registratietent opbouwen
3 personen
- 30
Publiekstent opbouwen
4 personen
- 31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 32
Bar en buffet opbouwen
3 personen
- 33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 34
Stroomvoorziening controleren
2 personen
- 35
Routeborden plaatsen
2 personen
- 36
Toiletten controleren
2 personen
- 37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 38
Dranken koud zetten
2 personen
- 39
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
- 40
Startpakketten klaarleggen
2 personen
- 41
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 42
Jurytafel inrichten
2 personen
Event
- 43
Veiligheidsbriefing houden
4 personen
- 44
Deelnemers registreren
4 personen
- 45
Startnummers uitdelen
2 personen
- 46
Boten naar de steiger brengen
5 personen
- 47
Parcours en wind meten
2 personen
- 48
Openingsbriefing geven
2 personen
- 49
Warming-up begeleiden
2 personen
- 50
Eerste heat starten
4 personen
- 51
Tussenstanden registreren
2 personen
- 52
Publiek informeren
- 53
Dranken bijvullen
2 personen
- 54
Lunch en snacks serveren
3 personen
- 55
Boten tussen heats verplaatsen
5 personen
- 56
Reddingsboot bemannen
3 personen
- 57
Finale starten
4 personen
- 58
Einduitslag controleren
3 personen
- 59
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
- 60
Avondmaaltijd serveren
4 personen
- 61
Beeldschermpresentatie draaien
- 62
Muziek verzorgen
- 63
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
- 64
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 65
Reddingsboot uit het water halen
3 personen
- 66
Roeimateriaal verzamelen
4 personen
- 67
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
- 68
Tenten afbreken
5 personen
- 69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 70
Afval verzamelen
3 personen
- 71
Servies afwassen
3 personen
- 72
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
- 73
Terrein schoon achterlaten
4 personen
- 74
Materialen terugbrengen
2 personen
- 75
Huurmateriaal retourneren
2 personen
- 76
Uitslagen publiceren
- 77
Deelnemersfoto's versturen
- 78
Dankberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Inklaptafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 4
Sportmateriaal
- Wedstrijdroeibotenaantal 8
- Trainingsroeibotenaantal 2
- Roeiriemenaantal 24
- Startnummersaantal 120
- Startnummerhoudersaantal 120
- Wedstrijdboeienaantal 20
- Parcourslijnenaantal 500
- Reddingsboeienaantal 4
- Werplijnenaantal 4
- Reddingsvestenaantal 12
- Waterdichte telefoonhoezenaantal 8
- Stopwatchesaantal 6
- Megafoonsaantal 2
- Peddelsaantal 4
- Landvastenaantal 20
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Batterijladersaantal 4
- Laptopaantal 2
- Printer
- Stopcontactbeveiligingenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Opscheplepelsaantal 12
- Schenkkannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Flessenopenersaantal 4
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Koelelementenaantal 30
Decoratie
- Wedstrijdvlaggenaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Start- en finishbordenaantal 2
- Routebordenaantal 12
- Pijlbordenaantal 8
- Podiumblokkenaantal 3
- Tafelkledenaantal 10
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Bouwlampenaantal 4
- Lichtkabelsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalzakhoudersaantal 8
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 10
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het parcours vroeg vast en controleer of wedstrijdboeien, parcourslijnen en landvasten op tijd beschikbaar zijn. Noteer ook waar start, finish, jury en reddingsboot komen; wijzigingen op de wedstrijddag zorgen snel voor verwarring.
- Vraag vergunningen aan voordat je uitnodigingen verstuurt en zet het veiligheidsplan op papier. Wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan voor de reddingsboot, reddingsvesten, reddingsboeien en werplijnen.
- Sluit de inschrijving enkele dagen vóór de wedstrijd en controleer daarna alle deelnemersgegevens. Gebruik die definitieve lijst voor startnummers en startindeling; een late afmelding kan anders meerdere starts verschuiven.
- Plan de materiaalcontrole niet pas op de wedstrijddag. Inspecteer wedstrijdroeiboten, roeiriemen en veiligheidsmateriaal vooraf en leg startnummers, stopwatches, megafoons en waterdichte telefoonhoezen apart klaar.
- Maak voor de laatste week een draaiboek met tijden, contactpersonen en noodprocedures en druk het af. Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf; laad batterijladers, test geluidsinstallatie en microfoons en bescherm verlengkabels met stopcontactbeveiligingen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een roeiwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, parcours en vergunningen. Plan de veiligheidsafspraken, officials en reddingsboot uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd.
- Wanneer moet je de inschrijving voor een roeiwedstrijd sluiten?
- Sluit de inschrijving bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor de wedstrijddag. Zo houd je nog tijd over om deelnemersgegevens te controleren, startnummers toe te wijzen en de startindeling te maken.
- Wat regel je eerst bij het organiseren van een roeiwedstrijd?
- Leg eerst de datum, wedstrijdlocatie en het parcours vast. Regel daarna vergunningen en veiligheid, want die bepalen welke boten, reddingsmiddelen en personele bezetting nodig zijn.
- Wanneer controleer je het materiaal voor een roeiwedstrijd?
- Doe een volledige controle 1 tot 2 dagen vooraf en een korte eindcontrole op de ochtend zelf. Inspecteer boten en riemen en test daarnaast tijdwaarneming, megafoons, microfoons en stroomvoorziening.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!