Organiser une course caritative sans rien oublier

Une course caritative se prépare d’abord comme un projet de sécurité et de logistique, puis comme une collecte de fonds. Commence par fixer la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, le balisage et les équipes de secours doivent être confirmés plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, structure les inscriptions, le sponsoring, les bénévoles et l’accueil pour que chaque participant sache où aller dès son arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Gérer les autorisations et les déclarations
4
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
5
Créer une carte d'itinéraire
6
Définir l’objectif de sponsoring
2 personnes
7
Créer le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Distribuer les formulaires de sponsoring
2 personnes
10
Contacter les sponsors
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les signaleurs
2 personnes
15
Répartir le personnel de premiers secours
16
Répartir les groupes de départ
2 personnes
17
Confirmer les participants
2 personnes
18
Concevoir les dossards
19
Concevoir les panneaux d’orientation
20
Préparer la musique et les annonces
2 personnes
21
Commander les prix et médailles
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
24
Trier les formulaires de sponsoring
2 personnes
25
Rassembler les fournitures
3 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Vérifier les prévisions météo
30
Envoyer le dernier message aux participants

Événement

31
Tracer l’itinéraire
6 personnes
32
Installer des panneaux de signalisation
3 personnes
33
Monter l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
34
Monter les tentes de réception
4 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
37
Installer le point boissons
2 personnes
38
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
39
Tester la musique et le micro
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes
41
Préparer les dossards
2 personnes
42
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
43
Enregistrer les participants
4 personnes
44
Distribuer les dossards
3 personnes
45
Récupérer les formulaires de sponsor
2 personnes
46
Animer l'échauffement
2 personnes
47
Accompagner les participants au départ
3 personnes
48
Donner le signal de départ
2 personnes
49
Encadrer les postes du parcours
8 personnes
50
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
51
Accueillir les participants à l’arrivée
3 personnes
52
Distribuer de l'eau
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Enregistrer les montants des sponsors
2 personnes
57
Vérifier les résultats
2 personnes
58
Remettre les prix
3 personnes
59
Prononcer le discours de remerciement
60
Servir le café et le thé
2 personnes
61
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
62
Informer les participants sur les dons
2 personnes
63
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
64
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes

Suivi

66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
68
Trier les matériaux
3 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Rendre les objets empruntés
2 personnes
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Traiter les formulaires de sponsoring
2 personnes
74
Transférer le montant du don
75
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
76
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Piquets de parcoursqté 40
Rubansqté 12
Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Cartes d'itinéraireqté 30
Siffletsqté 10
Gilets réfléchissantsqté 15
Panneaux d’avertissement routierqté 8
Barrières de sécuritéqté 10
Cônes pour le sas de départqté 12
Médaillesqté 150
Trophées pour les gagnantsqté 6
Bannières sponsorqté 12
Banderolesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pincesqté 4
Saladiersqté 10
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Supports de gel hydroalcooliqueqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Thermomètre frontal

Catering

Courses

Conseils

Fixe le parcours avant de communiquer la date définitive : vérifie les croisements, les zones dangereuses et le temps nécessaire pour installer les piquets, rubans, cônes et panneaux.
Lance les demandes d’autorisation au moins 8 semaines avant la course. Garde une version claire de la carte du parcours pour les autorités, les signaleurs et les participants.
Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant le départ si possible. Tu auras le temps de confirmer les participants, répartir les groupes et imprimer les dossards sans travailler la veille.
Prévois les bénévoles par poste plutôt qu’en nombre global : inscription, ravitaillement, signaleurs, premiers secours et arrivée. Confirme chaque personne 3 à 5 jours avant l’événement avec son horaire et son emplacement.
Traite les besoins alimentaires avant de commander le buffet. Compte les gobelets, assiettes et couverts selon le nombre confirmé, puis ajoute environ 10 % de marge pour les bénévoles et les imprévus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois. Les autorisations, la sécurité du parcours, les sponsors et le recrutement des bénévoles demandent souvent au moins 8 semaines.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvre-les environ 6 à 8 semaines avant la course. Ferme-les 7 à 10 jours avant le départ afin de préparer les dossards, les groupes et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Le nombre dépend du parcours, mais répartis les bénévoles par fonction : inscription, signaleurs, ravitaillement, arrivée et premiers secours. Confirme les affectations au plus tard 3 à 5 jours avant l’événement.
Quand commander les médailles et les trophées ?: Commande-les dès que le format des récompenses est décidé, idéalement 4 à 6 semaines avant la course. Vérifie la livraison avant d’imprimer le programme ou d’annoncer les prix.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.