Organiser une course caritative, étape par étape

Une course caritative se prépare d’abord autour du parcours, des autorisations et de l’association bénéficiaire. Ensuite, il faut ouvrir les inscriptions, mobiliser les bénévoles et confirmer les besoins alimentaires des participants. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, imprimer les dossards et installer les points de circulation. Ce plan vous aide à garder le bon ordre et à éviter les oublis qui compliquent le départ ou l’arrivée.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
3
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
4
Définir l’association caritative
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Envoyer les packs sponsors
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Répartir les postes de circulation
2 personnes
12
Vérifier définitivement l’itinéraire
2 personnes
13
Créer les dossards et la liste des participants
2 personnes
14
Rassembler les logos des sponsors
15
Imprimer la carte d’itinéraire et les informations
2 personnes
16
Vérifier le matériel
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Trier les dossards
2 personnes
20
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
21
Remplir les glacières
2 personnes
22
Préparer les en-cas
4 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Tracer l’itinéraire
4 personnes
25
Aménager les postes de circulation
6 personnes
26
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
6 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Installer la table traiteur
3 personnes
31
Installer le point de dons
2 personnes
32
Tester le système de sonorisation
2 personnes
33
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
34
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

35
Accueillir les participants
4 personnes
36
Distribuer les dossards
3 personnes
37
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
38
Enregistrer les dons
2 personnes
39
Donner les consignes de départ
2 personnes
40
Lancer les participants
4 personnes
41
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
42
Tenir les points d’eau
4 personnes
43
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
44
Remettre la médaille
3 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Informer les participants sur les dons
2 personnes
50
Annoncer les résultats et le montant récolté
2 personnes
51
Assurer le moment de remerciement
2 personnes

Suivi

52
Démonter la table d'inscription
2 personnes
53
Démonter la table de restauration
3 personnes
54
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
55
Récupérer le matériel de circulation
4 personnes
56
Démonter les tentes de fête
6 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Nettoyer le lieu
5 personnes
61
Évacuer les déchets
3 personnes
62
Sécuriser le produit des dons
2 personnes
63
Finaliser la liste des participants
64
Transférer le produit
2 personnes
65
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Table plianteqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Micro sans filqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Mégaphoneqté 2
Glacièreqté 6

Matériel de sport

Dossardqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Ruban d'arrivéeqté 2
Médailleqté 150
Gobeletsqté 500
Jerrican d’eauqté 8
Cône de balisageqté 40
Panneau d’orientationqté 30
Ruban de balisageqté 10
Cône de signalisationqté 20
Giletqté 20
Panneau stopqté 8
Arche de départ
Arche d'arrivée
Chronomètreqté 4
Presse-papiersqté 8
Styloqté 30
Trousse de premiers secoursqté 2
Poche de glaceqté 20
Gants jetablesqté 2
Couverture de survieqté 10

Décoration

Banderoleqté 6
Affiche du sponsorqté 20
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 8
Panneau de fléchageqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Planche à découperqté 4
Couteau de cuisineqté 4
Pince de serviceqté 6
Loucheqté 2
Tasse à mesurerqté 2
Poêle à frireqté 2

Nettoyage

Poubelleqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Serpillièreqté 3
Seauqté 3
Bac à vaisselleqté 3
Porte-sac-poubelleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis réservez les lieux de départ et d’arrivée. Gardez une version provisoire du parcours jusqu’à la vérification finale sur place.
Lancez les autorisations et déclarations avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins 4 à 6 semaines de marge, car un parcours sur la voie publique peut nécessiter plusieurs validations.
Fermez les inscriptions assez tôt pour produire les dossards et la liste des participants. Une clôture 5 à 7 jours avant la course laisse le temps de traiter les demandes alimentaires et de trier les dossards.
Répartissez les bénévoles par poste, notamment pour la circulation, le départ, l’arrivée et le ravitaillement. Transmettez à chacun son emplacement et son horaire au moins 48 heures avant l’événement.
Préparez le ravitaillement et le matériel la veille : glacières remplies, encas, café, thé, eau, panneaux et cônes regroupés par zone. Faites un contrôle avec une liste unique pour repérer les rallonges, les trousses de premiers secours et les outils de signalisation oubliés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer le parcours, obtenir les autorisations, contacter l’association, ouvrir les inscriptions et organiser les bénévoles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la course. Fermez-les 5 à 7 jours avant le départ afin d’imprimer les dossards et de confirmer les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours, mais chaque poste de circulation doit avoir au moins une personne identifiée. Ajoutez une équipe séparée pour le départ, l’arrivée, le ravitaillement et les imprévus.
Que faut-il vérifier la veille d’une course caritative ?: Vérifiez l’itinéraire définitif, les dossards, les panneaux, les cônes, les gilets, l’eau, les encas et le matériel de premiers secours. Faites ce contrôle au plus tard 24 heures avant le départ, puis préparez le chargement par zone.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.