Organiser une course caritative, étape par étape

Une course caritative se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis le financement, les inscriptions et la sécurité. Commencez par fixer la date, les lieux de départ et d’arrivée, ainsi que l’itinéraire complet. Ensuite, mobilisez les sponsors et les bénévoles avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à attribuer les postes, préparer les kits de départ et vérifier chaque détail du parcours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Gérer les autorisations et les déclarations
3
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
4
Vérifier l’assurance
5
Recruter des bénévoles
2 personnes
6
Définir l’objectif de sponsoring
2 personnes
7
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
8
Contacter les sponsors
3 personnes
9
Publier le formulaire d'inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
12
Accrocher les affiches
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Distribuer les formulaires de sponsoring
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
17
Imprimer la liste des participants
18
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
19
Répartir les postes du parcours
2 personnes
20
Envoyer le planning des bénévoles
21
Confirmer le personnel de premiers secours
22
Vérifier les prévisions météo
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Composer les kits de démarrage
4 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
28
Communiquer le plan météo

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Tracer l’itinéraire
6 personnes
31
Installer les barrières
4 personnes
32
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises
3 personnes
35
Monter les tentes de réception
6 personnes
36
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
37
Installer la table traiteur
3 personnes
38
Raccorder la sonorisation
2 personnes
39
Tester la musique et le micro
2 personnes
40
Briefer les postes de parcours
2 personnes
41
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
42
Préparer les dossards
2 personnes
43
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
44
Enregistrer les participants
3 personnes
45
Distribuer les dossards
2 personnes
46
Encaisser les fonds de sponsoring
2 personnes
47
Accompagner les participants au départ
4 personnes
48
Faire le discours d’ouverture
49
Don de solidarité de départ
2 personnes
50
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
51
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
52
Distribuer de l'eau
3 personnes
53
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Tenir le stand de premiers secours
2 personnes
56
Prendre des photos
57
Annoncer les scores intermédiaires
58
Enregistrer les fonds de sponsoring reçus
2 personnes
59
Remettre les prix et les médailles
3 personnes
60
Prononcer les remerciements
61
Servir à manger et à boire
4 personnes
62
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
63
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
64
Désinscrire les participants
2 personnes
65
Couper la musique
66
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes

Suivi

67
Retirer les barrières
4 personnes
68
Démonter les tentes de fête
6 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Débrancher la sonorisation
2 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
5 personnes
73
Évacuer les déchets
3 personnes
74
Rassembler les objets trouvés
75
Ranger le matériel au sec
3 personnes
76
Gérer la caution et les clés
77
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
78
Collecter les formulaires de sponsoring
2 personnes
79
Compter les fonds de sponsoring
2 personnes
80
Traiter les résultats des participants
2 personnes
81
Envoyer un message de remerciement
82
Annoncer le montant récolté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Ensembles de tables de bièreqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Flèches de directionqté 30
Panneaux de directionqté 20
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 12
Rubansqté 6
Siffletsqté 10
Chronomètresqté 6
Médailles de courseqté 150
Prixqté 12
Formulaires de sponsoringqté 180
Presse-papiersqté 10
Stylos à billeqté 30
Trousse de premiers secoursqté 2
Glacièresqté 6

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Talkies-walkies rechargeablesqté 8
Batteries externesqté 4
Appareil photo
Ordinateur portable
Imprimante
Caisse

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Grilles de refroidissementqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Arche de départ et d'arrivée
Ballonsqté 150
Poids pour ballonsqté 8
Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières sponsorsqté 12
Panneaux d'informationqté 6

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire au moins 8 semaines avant la course et prévoyez une vérification complète la semaine précédente. Cela laisse le temps de corriger une signalisation manquante ou un passage impraticable.
Réglez les autorisations, les déclarations et l’assurance avant d’annoncer l’événement. Sans confirmation écrite, un changement de parcours ou de lieu peut remettre toute l’organisation en cause.
Définissez un objectif de sponsoring et préparez plusieurs formules avant de contacter les entreprises. Commencez les démarches 6 à 8 semaines avant la course : les réponses arrivent rarement en quelques jours.
Répartissez les bénévoles par postes et envoyez leur planning au moins 7 jours à l’avance. Prévoyez une personne de remplacement pour chaque poste essentiel, notamment aux croisements et au ravitaillement.
La veille, contrôlez les prévisions météo, la liste des courses, les numéros de départ et les kits. Préparez aussi les talkies-walkies, les batteries externes et le matériel de premiers secours pour éviter les recherches le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de confirmer l’assurance, de trouver des sponsors, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant le départ. Fermez-les 3 à 5 jours avant la course si vous devez imprimer la liste des participants et préparer les numéros de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Comptez au minimum 1 bénévole par poste du parcours, puis ajoutez 10 à 15 % de remplaçants. Le nombre exact dépend du nombre de croisements, de la longueur de l’itinéraire et des besoins à l’arrivée.
Quand préparer les sponsors et les formulaires de parrainage ?: Commencez à contacter les sponsors 6 à 8 semaines avant l’événement. Distribuez les formulaires de parrainage dès l’ouverture des inscriptions et fixez une date de retour, par exemple 3 jours avant la course.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.