Spendenlauf organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Ein Spendenlauf braucht früh klare Zuständigkeiten: Lege zuerst Datum, Strecke sowie Start- und Zielort fest und kläre anschließend Genehmigungen, Meldungen und Versicherung. Danach folgen Spendenziel, Sponsoren, Anmeldung und die Suche nach freiwilligen Helfern. In den letzten Wochen kommt es auf eine belastbare Teilnehmerliste, die Streckenbesetzung und die Sicherheitsplanung an. Dieses Vorgehen verhindert, dass Startnummern, Sponsorformulare oder Erste-Hilfe-Material erst am Veranstaltungstag fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen regeln
3
Start- und Zielort bestätigen
4
Versicherung prüfen
5
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
6
Spendenziel festlegen
2 Personen
7
Sponsorpakete zusammenstellen
2 Personen
8
Sponsoren ansprechen
3 Personen
9
Anmeldeformular veröffentlichen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Werbung in sozialen Medien posten
12
Poster aufhängen
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Sponsorformulare verteilen
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Startnummern zuweisen
2 Personen
17
Teilnehmerliste ausdrucken
18
Route erneut prüfen
2 Personen
19
Routenposten einteilen
2 Personen
20
Freiwilligenplan versenden
21
Erste-Hilfe-Besetzung bestätigen
22
Wettervorhersage prüfen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Wegweiser bereitlegen
2 Personen
28
Wetterplan kommunizieren

Event

29
Location öffnen
2 Personen
30
Route festlegen
6 Personen
31
Absperrungen aufstellen
4 Personen
32
Start- und Zielbogen aufbauen
4 Personen
33
Tische aufstellen
4 Personen
34
Stühle aufstellen
3 Personen
35
Partyzelte aufbauen
6 Personen
36
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
37
Cateringtisch einrichten
3 Personen
38
Musikanlage anschließen
2 Personen
39
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
40
Streckenposten einweisen
2 Personen
41
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
42
Startnummern bereitlegen
2 Personen
43
Anmeldeschalter besetzen
3 Personen
44
Teilnehmer registrieren
3 Personen
45
Startnummern ausgeben
2 Personen
46
Sponsorengelder einnehmen
2 Personen
47
Teilnehmer zum Start begleiten
4 Personen
48
Eröffnungsrede halten
49
Sponsorenlauf starten
2 Personen
50
Streckenposten besetzen
6 Personen
51
Zielerfassung führen
3 Personen
52
Wasser verteilen
3 Personen
53
Obst und Snacks ausgeben
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Erste-Hilfe-Stand besetzen
2 Personen
56
Fotos machen
57
Zwischenstände durchgeben
58
Eingegangene Sponsorengelder erfassen
2 Personen
59
Preise und Medaillen ausgeben
3 Personen
60
Dankeswort vorbereiten
61
Essen und Getränke servieren
4 Personen
62
Geschirr abräumen
3 Personen
63
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
64
Teilnehmer abmelden
2 Personen
65
Musik abschalten
66
Wegweiser einsammeln
4 Personen

Nachbereitung

67
Absperrungen entfernen
4 Personen
68
Partyzelte abbauen
6 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Beschallungsanlage abkoppeln
2 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Location reinigen
5 Personen
73
Abfall entsorgen
3 Personen
74
Fundsachen sammeln
75
Materialien trocken lagern
3 Personen
76
Kaution und Schlüssel abwickeln
77
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Sponsorformulare sammeln
2 Personen
79
Sponsorengelder zählen
2 Personen
80
Teilnehmerergebnisse verarbeiten
2 Personen
81
Dankesnachricht versenden
82
Ergebnis bekanntgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BiertischgarniturenAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

StartnummernAnz. 150
SicherheitsnadelnAnz. 300
WegweiserAnz. 30
WegweiserAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrgitterAnz. 12
BänderAnz. 6
PfeifenAnz. 10
StoppuhrenAnz. 6
LaufmedaillenAnz. 150
PreiseAnz. 12
SponsorformulareAnz. 180
KlemmbretterAnz. 10
KugelschreiberAnz. 30
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlboxenAnz. 6

Ausstattung

Mobile Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 4
Fotokamera
Laptop
Drucker
Kasse

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 200
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 4
KühlrosteAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Dekoration

Start-Ziel-Bogen
BallonsAnz. 150
BallongewichteAnz. 8
WimpelkettenAnz. 8
SponsorenbannerAnz. 12
InfotafelnAnz. 6

Reinigung

AbfallzangenAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route und Start-Ziel-Ort. Prüfe die Strecke kurz vor dem Lauf erneut, denn Baustellen oder gesperrte Zufahrten können die Planung kurzfristig ändern.
Plane die Helfer nicht nur für den Start ein: Teile Routenposten, Zielbereich, Anmeldung und Erste Hilfe mit konkreten Einsatzzeiten ein und verschicke den Freiwilligenplan spätestens 7 Tage vorher.
Schließe die Anmeldung etwa 5 bis 7 Tage vor dem Lauf, damit du Startnummern vergeben und eine vollständige Teilnehmerliste ausdrucken kannst. Erfasse Ernährungswünsche bereits im Formular statt kurz vor dem Start.
Bereite Starterpakete und Sponsorformulare am Vortag vor. Lege Sicherheitsnadeln, Klemmbretter und Kugelschreiber an mehreren Ausgabestellen bereit, damit sich keine Schlange an einem einzigen Tisch bildet.
Prüfe Wettervorhersage, Beschallung und Funkgeräte am Vortag. Stelle für Start und Ziel Strom, Verlängerungskabel, Powerbanks sowie einen klaren Plan für Zelte, Abfallbehälter und Erste-Hilfe-Koffer bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Spendenlauf anmelden?: Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit den nötigen Genehmigungen und Meldungen. Die genaue Frist hängt von Strecke und zuständiger Stelle ab; warte nicht bis zur Veröffentlichung des Anmeldeformulars.
Wie viele Helfer braucht man für einen Spendenlauf?: Plane mindestens einen Helfer pro wichtigen Strecken- oder Sicherungspunkt sowie zusätzliche Personen für Anmeldung, Start, Ziel und Erste Hilfe ein. Für eine kleine Strecke solltest du die Einsatzzeiten so verteilen, dass niemand länger als etwa 3 Stunden ohne Ablösung arbeitet.
Wann sollte die Anmeldung für den Spendenlauf schließen?: Schließe sie 5 bis 7 Tage vor dem Lauf. So bleiben dir mehrere Tage für Startnummern, Teilnehmerliste, Starterpakete und die Einteilung der Routenposten.
Was muss am Tag vor dem Spendenlauf geprüft werden?: Prüfe Route, Wetter, Helferplan, Erste-Hilfe-Besetzung und die technische Ausstattung am Vortag. Lege außerdem Sponsorformulare, Wegweiser, Verkehrskegel, Absperrungen und Starterpakete vollständig bereit.

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