Organiser une course caritative sans rien oublier

Une course caritative se prépare d’abord comme un projet de parcours, puis comme un événement d’accueil. Commence par fixer la date, le tracé et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance et les bénévoles doivent être confirmés assez tôt, car ils conditionnent la sécurité le jour J. Prévois ensuite les dossards, la signalisation, le ravitaillement et le suivi des contributions pour que chaque participant sache où aller et comment soutenir la cause.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier l’itinéraire et la date
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Distribuer les cartes de sponsor
3 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Demander l’autorisation de parcours
9
Vérifier l’assurance
10
Réserver le lieu
11
Répartir les régulateurs de circulation
2 personnes
12
Coordonner l'itinéraire avec la commune
2 personnes
13
Mettre à jour la liste des participants
14
Enregistrer les contributions des sponsors
2 personnes
15
Concevoir les dossards
16
Concevoir les panneaux d’orientation
17
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
18
Imprimer les formulaires de sponsor
2 personnes
19
Imprimer les flèches de parcours
2 personnes
20
Collecter les coordonnées médicales
21
Créer la playlist musicale
22
Réserver le photographe
23
Vérifier les prévisions météo
24
Envoyer les instructions aux participants
2 personnes
25
Envoyer la procédure de financement des sponsors
26
Trier les numéros de départ par participant
2 personnes
27
Récupérer les tables et les chaises
3 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Reconnaître le parcours
3 personnes
30
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
31
Refroidir les boissons
2 personnes
32
Préparer les en-cas
3 personnes
33
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
34
Imprimer les consignes pour les bénévoles
35
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
36
Préparer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes

Événement

37
Délimiter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
38
Monter les tentes de réception
5 personnes
39
Installer les tables et les chaises
4 personnes
40
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
41
Installer des cônes de signalisation
4 personnes
42
Tester le son et le micro
2 personnes
43
Tenir la table d’inscription
3 personnes
44
Distribuer les dossards
3 personnes
45
Enregistrer les participants en retard
2 personnes
46
Récupérer les cartes de sponsoring
2 personnes
47
Accompagner les participants au départ
3 personnes
48
Donner les instructions de course
2 personnes
49
Donner le coup d’envoi
50
Tenir le poste de route
8 personnes
51
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
52
Cocher les arrivants
3 personnes
53
Distribuer de l'eau
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Accompagner le moment photo à l'arrivée
2 personnes
58
Rassembler les objets perdus
59
Préparer la remise des prix
2 personnes
60
Remercier les participants
2 personnes
61
Remettre les prix
3 personnes
62
Ranger l’argent des sponsors en sécurité
2 personnes
63
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
64
Rassembler les cônes de signalisation
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
5 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Trier les déchets
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Charger le matériel
4 personnes
71
Vérifier la propreté de l’itinéraire
3 personnes
72
Ranger les restes au frais
2 personnes
73
Restituer les clés du lieu

Suivi

74
Décharger le matériel
4 personnes
75
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
76
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
77
Compter l’argent du sponsoring
2 personnes
78
Verser le montant du sponsoring
79
Traiter les formulaires de sponsoring
2 personnes
80
Envoyer un message de remerciement aux participants
2 personnes
81
Partager les photos avec les participants
82
Rapporter les objets trouvés
83
Gérer la caution et les factures
84
Envoyer un message de remerciement aux bénévoles
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 30
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Cônes de signalisationqté 30
Flèches de directionqté 40
Panneaux de kilométrageqté 6
Arche de départ
Ruban d'arrivée
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 10
Chasubles sportivesqté 20
Caisses d’eauqté 8
Gobelets à emporterqté 500
Rubans de médailleqté 180
Panneaux d’informationqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Compteurs manuelsqté 4
Appareil photo

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 60
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 6
Verres doseursqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Gilets réfléchissantsqté 12
Lampes de pocheqté 8
Ruban de balisageqté 6
Talkies-walkiesqté 10

Décoration

Banderolesqté 6
Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 8
Prixqté 12

Catering

Courses

Conseils

Six à huit semaines avant la course, fais valider l’itinéraire par la commune et demande l’autorisation de parcours. Vérifie aussi l’assurance avant de communiquer largement la date.
Ouvre les inscriptions dès que le lieu et le parcours sont confirmés. Demande en même temps les besoins alimentaires et les coordonnées médicales, plutôt que de courir après ces informations la dernière semaine.
Prépare un plan des bénévoles au moins 15 jours avant le départ : inscription, ravitaillement, orientation, circulation et arrivée. Donne à chaque régulateur un emplacement précis et un horaire de présence.
Imprime les dossards, les flèches et les panneaux plusieurs jours à l’avance. Prévois une réserve de dossards et d’épingles pour les inscriptions modifiées ou les participants qui arrivent sans leur numéro.
La veille, vérifie la météo, le système de sonorisation, les rallonges, les batteries et les caisses d’eau. Le matin de la course, installe d’abord le balisage et l’arche de départ, puis les tables d’inscription et le buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévois idéalement huit à douze semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation du parcours, de vérifier l’assurance, de réserver le lieu, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvre le formulaire dès que la date, le lieu et l’itinéraire sont confirmés, généralement six à huit semaines avant l’événement. Envoie un rappel environ 7 jours avant la clôture des inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Pour une petite course, prévois au minimum un bénévole pour l’accueil, deux pour le ravitaillement, plusieurs personnes aux intersections et deux à l’arrivée. Établis le nombre exact après avoir compté les points où le parcours croise la circulation.
Que faut-il préparer la veille d’une course caritative ?: Contrôle le balisage, les dossards, les cônes, les flèches, les chronomètres, les sifflets et le ravitaillement. Charge les batteries et teste la sonorisation au moins 2 heures avant l’arrivée des participants le lendemain.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.