So organisierst du einen Spendenlauf

Ein Spendenlauf braucht mehr als eine markierte Strecke und Startnummern. Lege zuerst Datum, Route und Ziel der Spendenaktion fest, bevor du Anmeldungen und Sponsorenkarten verschickst. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Helferplanung und die Erfassung von Teilnehmer- und Ernährungsdaten. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Beschilderung, Startunterlagen, Wasserversorgung und klare Anweisungen für alle Beteiligten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Datum veröffentlichen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldeformular öffnen
4
Sponsorenkarten verteilen
3 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
8
Routen-Genehmigung beantragen
9
Versicherung prüfen
10
Location reservieren
11
Verkehrshelfer einteilen
2 Personen
12
Route mit der Gemeinde abstimmen
2 Personen
13
Teilnehmerliste aktualisieren
14
Sponsorbeiträge registrieren
2 Personen
15
Startnummern entwerfen
16
Wegweiser entwerfen
17
Startnummern drucken
2 Personen
18
Sponsorformulare drucken
2 Personen
19
Wegweiser drucken
2 Personen
20
Medizinische Kontaktdaten sammeln
21
Musik-Playlist erstellen
22
Fotograf festlegen
23
Wettervorhersage prüfen
24
Teilnehmeranweisungen versenden
2 Personen
25
Sponsoringgelder-Verfahren versenden
26
Startnummern pro Teilnehmer sortieren
2 Personen
27
Tische und Stühle abholen
3 Personen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Route erkunden
3 Personen
30
Wegweiser bereitlegen
2 Personen
31
Getränke kühlen
2 Personen
32
Snacks vorbereiten
3 Personen
33
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
34
Anweisungen für Freiwillige drucken
35
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
2 Personen
36
Geldkassette und Zahlungsmittel bereitlegen
2 Personen

Event

37
Start- und Zielbereich abstecken
4 Personen
38
Partyzelte aufbauen
5 Personen
39
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
40
Wegweiser aufstellen
6 Personen
41
Verkehrskegel aufstellen
4 Personen
42
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
43
Anmeldetisch besetzen
3 Personen
44
Startnummern ausgeben
3 Personen
45
Spätankömmlinge registrieren
2 Personen
46
Sponsorenkarten einsammeln
2 Personen
47
Teilnehmer zum Start begleiten
3 Personen
48
Laufinstruktionen geben
2 Personen
49
Startschuss geben
50
Routeposten besetzen
8 Personen
51
Zwischenzeiten erfassen
2 Personen
52
Finisher abhaken
3 Personen
53
Wasser verteilen
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
57
Fototermin am Ziel begleiten
2 Personen
58
Fundsachen sammeln
59
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
60
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
61
Preise überreichen
3 Personen
62
Sponsorengeld sicher verwahren
2 Personen
63
Wegweiser entfernen
6 Personen
64
Verkehrskegel einsammeln
4 Personen
65
Partyzelte abbauen
5 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Abfall trennen
3 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Location reinigen
4 Personen
70
Materialien einladen
4 Personen
71
Strecke auf Sauberkeit prüfen
3 Personen
72
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
73
Locationschlüssel abgeben

Nachbereitung

74
Materialien ausladen
4 Personen
75
Materialien sauber und trocken lagern
3 Personen
76
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
77
Sponsorengeld zählen
2 Personen
78
Sponsorengeld überweisen
79
Sponsorenformulare bearbeiten
2 Personen
80
Dankeschön an Teilnehmer versenden
2 Personen
81
Fotos mit Teilnehmenden teilen
82
Fundsachen zurückbringen
83
Kaution und Rechnungen abwickeln
84
Dank an die Freiwilligen versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
AnmeldetischeAnz. 3
BuffetischeAnz. 4
StühleAnz. 30
AbfallbehälterAnz. 6

Sportmaterial

StartnummernAnz. 180
SicherheitsnadelnAnz. 400
VerkehrskegelAnz. 30
WegweiserAnz. 40
KilometertafelnAnz. 6
Startbogen
Ziellinie-Band
StoppuhrenAnz. 4
PfeifenAnz. 10
SportwestenAnz. 20
WasserkistenAnz. 8
Trinkbecher für unterwegsAnz. 500
MedaillenbänderAnz. 180
MitteilungstafelnAnz. 4

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
HandzählerAnz. 4
Fotokamera

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 200
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeetassenAnz. 60
ThermoskannenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
WarnwestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 6
FunkgeräteAnz. 10

Dekoration

BannerAnz. 6
BallonbögenAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
PreiseAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Stimme die Route früh mit der Gemeinde ab und beantrage die Genehmigung, bevor du Datum und Strecke öffentlich machst. Für Verkehrshelfer, Kegel und Wegweiser brauchst du anschließend einen konkreten Einsatzplan.
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn du medizinische Kontaktdaten und Ernährungswünsche abfragen kannst. Aktualisiere die Teilnehmerliste mindestens einmal pro Woche und täglich in den letzten sieben Tagen.
Plane Sponsorenkarten und das Verfahren für Sponsoringgelder getrennt von der Anmeldung. Lege spätestens 14 Tage vor dem Lauf fest, wann Beiträge abgegeben, registriert und nach dem Lauf weitergeleitet werden.
Teile Freiwillige nach Aufgaben ein: Anmeldung, Strecke, Verkehr, Start und Ziel, Verpflegung sowie Erste Hilfe. Versende Teilnehmeranweisungen spätestens fünf Tage vorher mit Startzeit, Treffpunkt, Streckenhinweisen und Zahlungsablauf.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und kontrolliere dann Zelte, Strom, Beschallung, Wasser und Becher. Beschilderung, Startnummern und Sicherheitsnadeln sollten am Vorabend nach Strecke und Startbereich sortiert bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Spendenlauf anmelden?: Öffne das Anmeldeformular idealerweise sechs bis acht Wochen vor dem Lauf. So bleiben mindestens vier Wochen für Genehmigungen, Versicherung, Sponsorenkarten und die Rekrutierung von Freiwilligen.
Wann muss die Genehmigung für die Laufstrecke beantragt werden?: Beantrage die Genehmigung, sobald Route und Datum feststehen, möglichst sechs bis acht Wochen vorher. Die öffentliche Ausschreibung sollte erst erfolgen, wenn die Abstimmung mit der Gemeinde begonnen hat.
Wie viele Helfer braucht man für einen Spendenlauf?: Plane mindestens eine Person für die Anmeldung je 50 Teilnehmende, zusätzlich Helfer für Start und Ziel, Verpflegung und Strecke. Für jede gesperrte oder unübersichtliche Kreuzung brauchst du einen eigenen Verkehrshelfer.
Wann verschickt man die Teilnehmerinformationen?: Sende die vollständigen Anweisungen spätestens fünf Tage vor dem Lauf. Eine kurze Wetter- und Organisationsinformation folgt 48 Stunden vorher, damit Änderungen bei Route, Versorgung oder Treffpunkt noch ankommen.

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