Organiser une course aux points, étape par étape
Une course aux points se prépare d’abord sur papier : date, lieu, distances, règlement et format des rotations doivent être fixés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, il faut transformer les inscrits en listes exploitables, attribuer les rôles et prévoir le matériel de chronométrage, de sécurité et de dépannage des vélos. Le jour J, l’accueil, le balisage et les feuilles du jury doivent être prêts avant l’arrivée des participants. Voici l’ordre de préparation qui évite les blocages les plus fréquents.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le couloir
2 personnes
- 2
Faire les réservations
- 3
Établir le règlement du concours
2 personnes
- 4
Définir les distances des épreuves
2 personnes
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Publier le formulaire d'inscription
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Mettre à jour les listes de participants
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 11
Confirmer les jurés
- 12
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
- 13
Imprimer les listes de départ
- 14
Imprimer le planning des rotations
- 15
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
- 16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Vérifier le matériel
3 personnes
- 19
Recharger les batteries
- 20
Remplir les glacières
2 personnes
- 21
Préparer les kits de départ
3 personnes
- 22
Inspecter le terrain
3 personnes
- 23
Balisage des zones à risque
3 personnes
- 24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 25
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
- 26
Installer la table du jury
2 personnes
- 27
Installer le système de sonorisation
2 personnes
- 28
Sécuriser les points d'alimentation électrique
2 personnes
- 29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 30
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 31
Préparer les en-cas
3 personnes
- 32
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 33
Accueillir les participants
3 personnes
- 34
Distribuer les dossards
2 personnes
- 35
Vérifier les licences et les données
2 personnes
- 36
Vérifier les vélos et les casques
2 personnes
- 37
Encadrer les coureurs vers le sas de départ
2 personnes
- 38
Donner le briefing d'ouverture
- 39
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
- 40
Noter les points par manche
3 personnes
- 41
Accompagner les coureurs en toute sécurité
4 personnes
- 42
Informer le public
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 45
Réapprovisionner le café et le thé
- 46
Vider les poubelles
2 personnes
- 47
Vérifier le score final
3 personnes
- 48
Annoncer les résultats
- 49
Remettre les prix
2 personnes
- 50
Libérer la voie
3 personnes
- 51
Encadrer le programme du soir
3 personnes
- 52
Annoncer le dernier tour
- 53
Faire le check-out des participants
2 personnes
- 54
Sécuriser l’administration de la compétition
2 personnes
Suivi
- 55
Démonter le matériel
4 personnes
- 56
Remettre la piste propre
4 personnes
- 57
Faire la vaisselle
2 personnes
- 58
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
- 59
Vider les glacières
2 personnes
- 60
Retourner le matériel loué
2 personnes
- 61
Publier les résultats en ligne
- 62
Informer les participants
- 63
Restituer les clés du lieu
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables hautesqté 6
- Paravents de vestiaireqté 4
Matériel de sport
- Cônesqté 30
- Barrières de sécuritéqté 20
- Ruban de balisageqté 4
- Dossards de départqté 80
- Vélos de réserveqté 2
- Pompes à véloqté 3
- Chambres à air de rechangeqté 12
- Démonte-pneusqté 6
- Outils multifonctions pour vélosqté 4
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Tablettesqté 3
- Chronomètresqté 5
- Talkies-walkiesqté 8
- Enceintes mobilesqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Batteries externesqté 6
- Piles AAqté 24
- Piles AAAqté 24
Éclairage
- Projecteurs de chantier LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Plateaux de serviceqté 6
- Conteneurs alimentairesqté 12
- Papier aluminiumqté 2
- Film alimentaireqté 2
Décoration
- Drapeaux de matchqté 12
- Panneaux indicateursqté 8
- Tableaux blancsqté 3
- Presse-papiersqté 10
- Marqueursqté 24
- Stylosqté 40
- Ruban adhésifqté 6
- Ruban adhésifqté 6
- Cordeqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commence par le règlement et les distances : indique le format des épreuves, les règles de classement et le déroulement des rotations avant de publier le formulaire d’inscription. Sinon, tu devras corriger les inscriptions une par une.
- Ferme les inscriptions assez tôt pour établir les listes de participants, recueillir les besoins alimentaires et attribuer les numéros de départ. Prévois au moins 3 jours pour vérifier les doublons et produire les listes définitives.
- Prépare un planning des rotations lisible par les participants, les jurés et les bénévoles. Garde une copie imprimée à l’enregistrement et une autre à chaque zone, car les téléphones sont peu pratiques pendant une épreuve.
- Traite le matériel de vélo comme un poste de secours : vérifie les vélos de réserve, les pompes, les chambres à air, les démonte-pneus et les outils au plus tard la veille. Recharge aussi les appareils et remplace les piles usées avant l’installation.
- Inspecte le terrain avant de poser les tables et les chaises. Balisage, cônes et barrières doivent séparer les zones à risque, tandis que le comptoir d’enregistrement doit rester visible et accessible dès l’ouverture.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une course aux points ?
- Prévois 4 à 6 semaines pour fixer le lieu, réserver les équipements, rédiger le règlement et ouvrir les inscriptions. Garde les 3 derniers jours pour les listes, les affectations et les vérifications matérielles.
- Quand fermer les inscriptions d’une course aux points ?
- Ferme-les au moins 3 jours avant la course si le nombre de participants reste raisonnable. Ce délai permet d’attribuer les numéros, d’imprimer les départs et d’intégrer les besoins alimentaires.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Prévois au minimum 1 personne à l’enregistrement, 1 responsable du matériel, 1 référent par zone active et les jurés nécessaires au classement. Ajoute 2 personnes disponibles pour les remplacements et les imprévus.
- Que préparer la veille d’une course aux points ?
- La veille, vérifie le terrain, le balisage, les tables, les listes, les formulaires du jury et les kits de départ. Recharge les batteries, teste les chronomètres et remplis les glacières avant l’arrivée des participants.
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