Zo organiseer je een puntenkoers zonder chaos
Een puntenkoers organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij de baan, het reglement en de wedstrijdindeling. Leg eerst datum, locatie en afstanden vast en werk daarna terug naar inschrijvingen, jury en vrijwilligers. In de laatste week draait alles om controle: deelnemerslijsten, rondeschema’s, fietsenmateriaal, communicatie en de registratiebalie. Op de wedstrijddag moet iedereen weten waar hij staat, wie welke ronde volgt en hoe punten worden vastgelegd.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en baan vastleggen
2 personen
- 2
Reserveringen maken
- 3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 4
Wedstrijdafstanden bepalen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Inschrijfformulier publiceren
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Deelnemerslijsten bijwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 11
Juryleden bevestigen
- 12
Startnummers toewijzen
2 personen
- 13
Startlijsten afdrukken
- 14
Rondeschema afdrukken
- 15
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
- 16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 17
Boodschappen doen
2 personen
- 18
Materialen controleren
3 personen
- 19
Batterijen opladen
- 20
Koelboxen vullen
2 personen
- 21
Startpakketten klaarzetten
3 personen
- 22
Baan inspecteren
3 personen
- 23
Risicopunten afzetten
3 personen
- 24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 25
Registratiebalie opbouwen
2 personen
- 26
Jurytafel inrichten
2 personen
- 27
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
- 28
Stroompunten beveiligen
2 personen
- 29
Dranken koud zetten
2 personen
- 30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 31
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 32
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 33
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 34
Startnummers uitdelen
2 personen
- 35
Licenties en gegevens controleren
2 personen
- 36
Fietsen en helmen controleren
2 personen
- 37
Renners naar startvak begeleiden
2 personen
- 38
Openingsbriefing geven
- 39
Tussentijden registreren
3 personen
- 40
Punten per ronde noteren
3 personen
- 41
Renners veilig begeleiden
4 personen
- 42
Publiek informeren
- 43
Dranken bijvullen
2 personen
- 44
Hapjes serveren
2 personen
- 45
Koffie en thee bijvullen
- 46
Afvalbakken legen
2 personen
- 47
Eindstand controleren
3 personen
- 48
Uitslag bekendmaken
- 49
Prijzen uitreiken
2 personen
- 50
Vrije baan openstellen
3 personen
- 51
Avondprogramma begeleiden
3 personen
- 52
Laatste ronde aankondigen
- 53
Deelnemers uitchecken
2 personen
- 54
Wedstrijdadministratie veiligstellen
2 personen
Nazorg
- 55
Materialen afbreken
4 personen
- 56
Baan schoon opleveren
4 personen
- 57
Servies afwassen
2 personen
- 58
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
- 59
Koelboxen leegmaken
2 personen
- 60
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
- 61
Uitslag online publiceren
- 62
Deelnemers informeren
- 63
Locatiesleutels retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Partytentenaantal 3
- Statafelsaantal 6
- Kleedkamerschermenaantal 4
Sportmateriaal
- Pionnenaantal 30
- Afzethekkenaantal 20
- Lint voor afzettingaantal 4
- Startnummervestenaantal 80
- Reservefietsenaantal 2
- Fietspompenaantal 3
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Bandenlichtersaantal 6
- Multitools voor fietsenaantal 4
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 3
- Stopwatchesaantal 5
- Portofoonsaantal 8
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Batterijen AAaantal 24
- Batterijen AAAaantal 24
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveerbladenaantal 6
- Voedselcontainersaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
Decoratie
- Wedstrijdvlaggenaantal 12
- Pijlbordenaantal 8
- Whiteboardsaantal 3
- Klembordenaantal 10
- Stiftenaantal 24
- Pennenaantal 40
- Plakbandaantal 6
- Ducttapeaantal 6
- Touwaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdreglement vast voordat je inschrijvingen opent. Beschrijf onder meer de wedstrijdafstanden, puntentelling, neutralisaties en wat er gebeurt bij materiaalpech, zodat deelnemers niet op de wedstrijddag voor verrassingen zorgen.
- Plan de registratiebalie minimaal 60 minuten voor de eerste start. Leg startpakketten, startnummervesten, startlijsten en rondeschema’s op volgorde klaar en houd een bijgewerkte deelnemerslijst bij voor late wijzigingen.
- Bevestig juryleden en vrijwilligers uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef juryleden hun formulieren en stopwatches en gebruik portofoons voor de baanposten, zodat een wijziging of incident niet via meerdere tussenpersonen hoeft te gaan.
- Inspecteer de baan vóór het plaatsen van pionnen en afzethekken. Zet risicopunten af met lint of hekken en controleer daarnaast reservefietsen, fietspompen, binnenbanden, bandenlichters en multitools voordat de deelnemers arriveren.
- Werk de drank- en eetvoorziening af op basis van de aanmeldingen en dieetwensen. Vul koelboxen pas kort voor de start, laad batterijen en powerbanks de avond ervoor op en controleer verlengkabels, stekkerdozen en verlichting als het programma doorloopt tot na zonsondergang.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig om een puntenkoers te organiseren?
- Reken op minimaal 6 weken voor een kleine puntenkoers en begin 8 tot 12 weken vooraf als je een baan moet reserveren of veel deelnemers verwacht. Plan de laatste 7 dagen uitsluitend voor bevestigingen, afdrukken en materiaalcontroles.
- Wanneer moet ik deelnemers inschrijven voor een puntenkoers?
- Open de inschrijving zodra datum, baan, afstanden en reglement definitief zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de wedstrijd. Sluit de inschrijving 3 tot 5 dagen vooraf, zodat je startnummers, startlijsten en catering kunt voorbereiden.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een puntenkoers?
- Voor een kleine wedstrijd heb je naast de organisatie minimaal 1 registratiepersoon, 2 tot 3 juryleden en 2 baanposten nodig. Voeg per extra baanpost één vrijwilliger toe en wijs één coördinator aan die tijdens de wedstrijd bereikbaar blijft.
- Wanneer controleer je het materiaal voor een puntenkoers?
- Doe een volledige controle 2 dagen vooraf en een korte hercontrole op de ochtend zelf. Laad batterijen en apparatuur de avond ervoor op, vul koelboxen vlak voor gebruik en controleer reservefietsen en reparatiemateriaal voordat de baan open gaat.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!